E-Mail-Archivierung – Die Übersicht für IT-Entscheider

Warum E-Mail-Archivierung?
Ein Überblick für IT-Manager und Systemadministratoren

E-Mail ist nicht nur ein wichtiges Kommunikationsmedium, sondern auch eine umfassende und wertvolle Informationsressource in Unternehmen. Das Management dieser Ressource kann jedoch durchaus eine Herausforderung darstellen. Per E-Mail übertragene Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen fragmentierte Datensilos, die das Wissen vieler Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Kollegen effizient nutzbar zu machen, kann entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens beitragen.

Mit diesem Guide richten wir uns an IT-Profis, die sich einen Überblick zum Thema E-Mail-Archivierung verschaffen möchten. Sie erfahren in diesem Beitrag,

  • warum E-Mail-Archivierung Teil einer umfassenden IT-Strategie sein sollte,
  • wie entsprechende Software die IT entlasten kann,
  • worin sich Archivierung und Backups unterscheiden und
  • welche Vorteile E-Mail-Archivierung für das gesamte Unternehmen haben kann – auch über die IT hinaus.
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Inhalt


Was ist die Herausforderung für das E-Mail-Management?

Warum sollte man E-Mails archivieren?

Die meisten Unternehmen verfügen über ausgezeichnete E-Mail-Server oder Groupware-Lösungen zur E-Mail-Kommunikation. Diese Systeme sind jedoch üblicherweise nicht dafür ausgelegt, große Datenmengen über einen längeren Zeitraum aufzubewahren und bereitzustellen – sie sind für diesen Zweck auch nicht konzipiert worden. Daraus können sich in der Praxis technische, juristische und wirtschaftliche Probleme ergeben:

Aufgrund der Zunahme des elektronischen Briefverkehrs und der strengen gesetzlichen Vorgaben (insbesondere im DACH-Raum) empfehlen wir jedem IT-Verantwortlichen, sich aktiv mit dem Thema E-Mail-Archivierung auseinanderzusetzen. Die professionelle Archivierung relevanter E-Mails als Grundstein eines umfassenden E-Mail-Managements sollte Teil jeder IT-Strategie sein. Etwaige Vorgaben der Unternehmensführung an die Belegschaft im Rahmen der E-Mail-Governance, die die IT-Abteilung systemseitig umsetzen muss, lassen sich unter Umständen ohne eine Archivierungslösung schwer bis gar nicht umsetzen. Beispiele dafür können Aufbewahrungsrichtlinien für spezifische E-Mails, die zentrale Sicherung von dezentral vorliegenden E-Mails (z. B. lokale PST-Dateien, ausschließlich in E-Mail-Clients vorhandene E-Mails) und die Wiederherstellung von historischen E-Mails sein.

Revisionssichere E-Mail-Archivierung

Welche Unterlagen und Dokumente Unternehmen über welchen Zeitraum geordnet und revisionssicher aufbewahren müssen, ist von Land zu Land unterschiedlich. In Deutschland unterliegen Unternehmen gemäß § 147 der Abgabenordnung (in Österreich und der Schweiz gelten vergleichbare Anforderungen) unter anderem einer Archivierungspflicht für:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege und
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird (Rechnungen, Aufträge, Verträge etc.). Die Archivierungspflicht gilt auch für E-Mails mit oben aufgeführtem Inhalt. Dateianhänge sind ebenfalls zu archivieren, sollte die E-Mail ohne sie unverständlich oder unvollständig sein.

Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?

Ein E-Mail-Archiv dient als Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System (welches selbstverständlich weitergenutzt werden kann). Der Administrator konfiguriert, welche E-Mails zu welchem Zeitpunkt in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des E-Mail-Servers zu löschen sind. Das Archiv kann idealerweise auch sehr große Datenmengen effizient verwalten.

Unser Produkt MailStore Server bietet darüber hinaus direkten Zugriff für die Anwender. Diese können ihre E-Mails samt Dateianhängen im Archiv ohne Einbindung der IT durchsuchen und wiederherstellen. Hilfreich ist dabei die leistungsstarke und schnelle Volltextsuche. Dadurch haben alle Anwender im Unternehmen schnell und bequem Zugriff auf die archivierten E-Mails.

Was bedeutet das für die IT in mittelständischen Unternehmen?

E-Mail-Archivierung kann die Arbeitslast für Systemadmins und Service Desk reduzieren.

Kontinuierlich steigende Datenmengen setzen IT-Verantwortliche zunehmend unter Druck. Die Sicherheit, Auffindbarkeit und ständige Verfügbarkeit dieser Daten zu garantieren, erfordert immer mehr Zeit und Ressourcen. E-Mail-Archivierung kann Ihnen dabei helfen, diesen Druck erheblich zu reduzieren:

  • Storage-Anforderungen, Workload und Kosten des E-Mail-Servers lassen sich durch die Auslagerung der E-Mails senken, da diese direkt nach der Archivierung vom Server gelöscht werden können.
  • Sie minimieren das Risiko, E-Mails unwiderruflich zu verlieren. Auch regelmäßige Backups des E-Mail-Servers (z. B. mit inkrementeller Datensicherung) können dieses Risiko nicht gänzlich beseitigen. Wichtig: Auch ein Archiv sollte stets durch ein Backup gesichert werden!
  • Postfachbegrenzungen werden obsolet, da die E-Mails direkt nach der Archivierung vom Server gelöscht werden können. Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server lässt sich dadurch konstant niedrig halten.
  • Durch die Archivierung reduziert sich die Komplexität von Backup- und Wiederherstellungsprozessen. Wenn die Datenvolumina auf dem E-Mail-Server niedrig gehalten werden, benötigen Sie weniger Zeit und Storage für den Backup-Prozess – entsprechend schneller lässt sich z. B. ein E-Mail-Server im Notfall durch ein Backup wiederherstellen.
  • Administratoren können dezentral gespeicherte E-Mail zusammenführen und einfach sichern. Probleme durch dezentral verteilte und lokal auf den Rechnern der Anwender vorhandene PST-Dateien und E-Mails können dadurch vermieden werden.
  • Falls Sie Ihre E-Mails mittels eines Cloud-Anbieters bzw. IT-Service Providers verwalten, machen Sie sich zudem mit einer separaten E-Mail-Archivierung unabhängig. Ein Ausfall des E-Mail-Dienstes (oder auch eine Migration in Folge eines Anbieterwechsels) sind dann bedeutend weniger herausfordernd für die IT.

Bietet die E-Mail-Archivierung für die Anwender eine Self-Service-Funktion zur Suche und Wiederherstellung, muss Ihre IT darüber hinaus nicht länger Zeit in die Wiederherstellung von E-Mails aus alten Backups investieren. Jeder Mitarbeiter kann bei Bedarf eigenständig auf sein Archiv zugreifen.

Wir setzen bereits ein Backup-Tool ein – weshalb also noch E-Mail-Archivierung?

Der Umgang mit E-Mails - Löschen, Backup oder Archivieren?
E-Mails sollte man im Unternehmen nicht einfach löschen. Archivieren ist wichtig, um die enthaltenen Informationen jederzeit verfügbar zu halten. Das Archiv sollte jedoch auch Teil des Backup-Plans sein und gegen Systemausfälle geschützt werden!

„Wir arbeiten mit E-Mail-Server-Backups. Wir müssen nicht gesondert archivieren“. IT-Manager, die diese Prämisse befolgen, gehen ein nicht unerhebliches Risiko ein. Denn ein Backup ist kein Ersatz für ein (revisionssicheres) Archiv.

In Deutschland etwa legen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datengriff (GoBD) fest, dass Unternehmen ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahren. Diese rechtliche Anforderung können Backups nicht erfüllen, da E-Mails unmittelbar nach dem Eingang – noch vor dem Backup – gelöscht werden können.

Backup und Archivierung sind zwei wichtige Bestandteile sicherheitsbewusster Unternehmen, verfolgen aber unterschiedliche Ziele (siehe Tabelle):

  • Backups dienen vor allem der Disaster Recovery (DR) im Rahmen der Business Continuity (BC). Sie sichern wichtige Daten (idealerweise auch das E-Mail-Archiv) über einen zumeist kurz- bis mittelfristigen Zeitraum, um diese bei Bedarf wiederherzustellen. Dies gewährleistet, dass geschäftskritische Systeme und Daten auch in Notfall-Szenarien (z.B. Systemausfall oder Ransomware-Attacken) verfügbar bleiben.
  • Archivierung zielt darauf ab, Kopien aller E-Mails über viele Jahre hinweg sicher, originalgetreu, schnell wiederauffindbar und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies ist die Basis für ein professionelles Informations-Management, das auch etwaige rechtliche und regulatorische Anforderungen (z. B. GoBD, DSGVO) berücksichtigt. Damit zählt E-Mail-Archivierung neben Backups zu den wichtigsten Instrumenten für die Business Continuity (BC) jedes Unternehmens.
Zielsetzung E-Mail-Backup E-Mail-Archivierung
Abschaffung von Postfachbegrenzungen
Abschaffung von PST-Dateien
Reduzierung der Storage-Anforderungen durch De-Duplizierung und Komprimierung
Entlastung des E-Mail-Servers und Vereinfachung von Backup und Restore
Vollständige, manipulationssichere und langfristige Aufbewahrung von E-Mails
Hilfe bei der Erfüllung rechtlicher Anforderungen
Hilfe bei E-Discovery-Szenarien
Volltextindexierung der E-Mails für eine schnelle Suche
Endanwender: Einfache und schnelle Wiederherstellung verlorener E-Mails
Trifft voll zu
Trifft zu
Trifft teilweise zu
Trifft wenig zu
Trifft nicht zu

Die Bewertungen in dieser Tabelle basieren auf den grundlegenden Konzepten von Backup und E-Mail-Archivierung. Die erwähnten Funktionen einer E-Mail-Archivierung basieren auf dem Funktionsumfang von MailStore Server. Je nach Anbieter können sich die Funktionen von Backup- und E-Mail-Archivierungslösungen unterscheiden.

Hilft E-Mail-Archivierung bei der Umsetzung der EU-DSGVO?

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union harmonisiert das Datenschutzrecht in Europa und stellt den Schutz personenbezogener Daten in den Vordergrund. Unternehmen müssen deshalb in unterschiedlichen Bereichen Sorge tragen, dass sie personenbezogene Daten DSGVO-konform behandeln. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro bzw. 4 Prozent des globalen Jahresumsatzes.

Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Regelungen der DSGVO ist eine unternehmensweite Aufgabe mit zahlreichen Anforderungen an Prozesse und Verfahren. E-Mail-Archivierungs-Tools können dabei helfen, einige Kernanforderungen der EU-Verordnung zu erfüllen. Unsere eigene Software, MailStore Server, unterstützt Sie zum Beispiel bei der Umsetzung der folgenden DSGVO-Artikel:

  • Auskunftsrecht der betroffenen Person (Art. 15 DSGVO): Alle E-Mails und Dateianhänge – zum Beispiel zu einem Kunden oder Mitarbeiter – können in unserer Archivierungslösung durch eine leistungsfähige Suchfunktion schnell gefunden und exportiert werden. Gegenüber Dritten sind Unternehmen damit jederzeit auskunftsfähig.
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Auch Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, müssen gegebenenfalls revisionssicher gespeichert und vor Löschung und Manipulation während der rechtlichen oder regulatorischen Fristen geschützt werden. Das „Recht auf Vergessenwerden“ könnte als Widerspruch zu steuer- und handelsrechtlich begründeten Aufbewahrungspflichten (Revisionssicherheit) empfunden werden. MailStore Server beinhaltet jedoch Funktionen für das Lösch- und Aufbewahrungsmanagement, die es ermöglichen, den Anforderungen der DSGVO zu genügen.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Natürliche Personen haben das Recht, personenbezogene Daten, die sie betreffen, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese bei Bedarf einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Dem Recht auf Datenübertragbarkeit trägt MailStore Server durch eine Exportfunktion Rechnung, die alle gebräuchlichen E-Mail-Formate (EML, MSG, PST) unterstützt.
  • Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Verarbeitet ein Unternehmen personenbezogene Daten, muss hierfür eine Rechtsgrundlage gemäß DSGVO vorliegen. Soweit man sich auf eine Einwilligung beruft, besteht die Möglichkeit des Betroffenen, diese Einwilligung zu widerrufen. Da es sich bei MailStore Server um eine E-Mail-Archivierungs-Software handelt, werden per E-Mail erteilte Einwilligungen und Widerrufe in einem vorgelagerten System erfasst (z.B. Online-Shop, E-Mail-Marketing-System o.ä.). Daraus resultierende Transaktions-Mails, beispielsweise Opt-ins von E-Mail-Marketing- oder Lead-Management-Systemen, finden sich im E-Mail-Archiv wieder.

Ordnung und Transparenz im Umgang mit personenbezogenen Daten sind wesentliche Voraussetzungen zur Erfüllung der DSGVO – von der Erhebung der Daten über die Speicherung bis hin zum Zugriff und der Löschung. Der Einsatz einer leistungsfähigen E-Mail-Archivierungs-Software ist daher ein wichtiger Schritt in Richtung DSGVO-Konformität.

Welche Vorteile bietet E-Mail-Archivierung für Unternehmen über die IT hinaus?

Wie bereits erwähnt ist E-Mail-Archivierung ein wichtiger Bestandteil der IT-Strategie sowie des Informations-Managements von Unternehmen. Trotzdem kann es manchmal schwierig sein, Fachbereiche und Entscheider außerhalb der IT von der Einführung einer neuen Software zu überzeugen. Dabei können die Vorteile der E-Mail-Archivierung in allen Bereichen eines Unternehmens für Verbesserungen sorgen:

Schutz vor Datenverlusten

Es kann immer passieren, dass Mitarbeiter wichtige E-Mails löschen – sei es aus Versehen, Unwissenheit oder gar Absicht. Besonders kritisch sind Fälle, in denen Anwender ihr gesamtes Postfach löschen, wenn sie das Unternehmen verlassen. Auf diese Weise gehen weltweit täglich wichtige Daten verloren. Über eine E-Mail-Archivierungslösung können alle bestehenden sowie alle künftig ein- und ausgehenden E-Mails vollständig archiviert werden. Das ermöglicht es, E-Mails noch vor der Zustellung an den Anwender zu archivieren. Datenverluste können dadurch vermieden werden.

Rechtliche Sicherheit

Rechtliche Sicherheit durch E-Mail-Archivierung - GoBD und EU-DSGVO

E-Mail-Archivierung kann dazu beitragen, rechtliche Anforderungen umzusetzen. Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen (z. B. aus § 147 AO oder § 257 HGB) können Unternehmen beispielsweise dazu verpflichten, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Die Verantwortung für die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben liegt zunächst bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen Sanktionen und in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Konsequenzen geahndet werden.

Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. E-Mail-Archivierung kann dies effizient leisten und erleichtert darüber hinaus die Nutzung von E-Mails als Beweis in Gerichtsprozessen. Die Beweiskraft elektronischer Dokumente wurde im europäischen Rechtsraum durch die sogenannte eIDAS-Verordnung gestärkt. Dementsprechend kann es für Unternehmen sinnvoll sein, sämtliche E-Mails im Falle eines Discovery-Szenarios durchsuchen und bei Bedarf in Standardformate exportieren zu können.

E-Mail-Archivierung ist in diesem Zusammenhang eine wertvolle Hilfe. Das verdeutlicht eine Anekdote, die der IT-Leiter eines unserer Kunden geschildert hat: „Mein ehemaliger Arbeitgeber befand sich in einem Rechtsstreit und verfügte über keine E-Mail-Archivierungslösung. Ein Großteil der Beweisführung basierte auf E-Mails von etwa einem Dutzend Mitarbeitern. Ich habe fast sechs Monate meines Lebens damit verbracht, PST-Dateien zu sammeln, zu indexieren und zu überprüfen. Das war eine unangenehme Erfahrung und ich habe mir geschworen, dass das nie wieder vorkommen wird.“

Lesetipp

Welche Gesetze im DACH-Raum im Zusammenhang mit der Archivierung von E-Mails gelten, welche Konsequenzen sich daraus ergeben und was Sie in Bezug auf den Datenschutz beachten müssen, entnehmen Sie unserem kostenlosen Leitfaden „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“.
Sie können den Leitfaden auf unserer Webseite in drei verschiedenen Ausführungen (Deutschland, Österreich, Schweiz) herunterladen:

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Reduzierte IT-Kosten und -Aufwände

Mit Hilfe von E-Mail-Archivierung können Unternehmen die Kosten, die das Management von E-Mails in der IT verursacht, senken. Die Storage-Anforderungen lassen sich durch die Auslagerung der E-Mails oft deutlich reduzieren. Zugleich kann für die IT mühselige Arbeit entfallen, die sich durch anwenderspezifische Wünsche bei der Wiederherstellung von E-Mails aus Backups oder E-Mail-Servern ergibt. Es entstehen neue Kapazitäten, die IT-Experten für wichtigere Projekte nutzen können.

Unabhängigkeit von Herstellern und Dienstleistern

Kritisch ist beim Backup von E-Mail-Servern die Zeit, die im Schadensfall bis zur Wiederherstellung der Daten vergeht. In dieser Ausfallzeit (oft mehrere Stunden oder gar Tage) hat das Unternehmen im schlimmsten Fall keinen Zugriff auf geschäftskritische Informationen, die in den E-Mails enthalten sind. Mit einem Archiv können Sie dieses Problem beheben. Fällt Ihr E-Mail-Server aus oder kommt es zu Datenverlusten, bleiben idealerweise alle archivierten E-Mails verfügbar, durchsuchbar und wiederherstellbar. Geschäftsaktivitäten lassen sich ohne Unterbrechung fortführen.

In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht On-Premises (und somit unter direkter Kontrolle der eigenen IT), sondern auf externen Servern von Public-Cloud-Anbietern oder Managed-Service-Providern gespeichert. Dies setzt Vertrauen in technische Sicherungsmechanismen und die ständige Verfügbarkeit dieser Services voraus. Zudem sollte jedem IT-Entscheider bewusst sein, dass vor allem die großen Public-Cloud-Anbieter zumeist nur die Verfügbarkeit ihrer Infrastruktur zusichern – die Verantwortung für die Daten der Kunden liegt bei den Unternehmen selbst. Dies betrifft unter anderem die Bereiche Backup und Archivierung. Die Archivierung dieser Daten außerhalb der Systeme des Anbieters ist eine einfache zusätzliche Sicherungsmaßnahme.
Die Nutzer unserer Archivierungs-Lösung MailStore Server bleiben darüber hinaus auch von uns als Anbieter unabhängig: E-Mails können aus MailStore Server heraus jederzeit in standardisierten Formaten aus dem Archiv heraus exportiert werden.

Gesteigerte Produktivität der Anwender im Tagesgeschäft

Anwender können produktiv mit MailStore Server in Ihrem E-Mail-Archiv arbeiten.

Steht die Informationsressource E-Mail schnell und umfassend zur Verfügung, kann dies die Produktivität eines Unternehmens steigern. In MailStore Server können Anwender beispielsweise dank der Self-Service-Funktion auf verschiedenen Wegen (etwa über eine Integration in Microsoft Outlook oder über den plattformunabhängigen Web Access) auf das Archiv zugreifen, E-Mails via schneller Volltextsuche finden und wiederherstellen. Ihr IT-Service Desk kann sich derweil wichtigeren Aufgaben widmen.
Der Zugriff über die gewohnte Ordnerstruktur ist im Archiv weiterhin möglich. Dazu sind Postfachbegrenzungen beim Einsatz eines Archivierungs-Tools überflüssig. Anwender müssen keine Arbeitszeit mehr in die Organisation ihrer Postfächer oder das Aussortieren unwichtiger E-Mails investieren, sondern können jederzeit (bei Web Access auch von unterwegs) auf ihre E-Mails zugreifen.

Schneller ROI

Der Einsatz einer Archivierungs-Lösung für E-Mails entlastet die IT-Abteilung und kann die Storage-Kosten deutlich reduzieren. Daher amortisiert sich die Anschaffung in der Regel bereits innerhalb kurzer Zeit. Dazu schützen sich Unternehmen wirksam vor den finanziellen Risiken, die durch Datenverluste oder rechtliche Risiken entstehen.

Checkliste: Wie finden Sie die richtige E-Mail-Archivierungs-Lösung?

Bei der Auswahl einer E-Mail-Archivierungs-Software kommen innerhalb Ihres Unternehmens unterschiedliche Interessen ins Spiel – beispielsweise seitens der Geschäftsführung oder des Datenschutzbeauftragten. Deswegen sollten Sie bei der Suche nach einem passenden Tool mehrere wichtige Kriterien berücksichtigen:

  • Flexibles Speichermanagement: Setzt Ihre Archivierungs-Software auf De-Duplizierung und Komprimierung, kann dies die Storage-Anforderungen verringern und dazu beitragen, den Speicherbedarf um bis zu 70 Prozent zu reduzieren. Flexibles Speichermanagement ermöglicht zudem, dass nur aktuelle E-Mails auf schnellem Storage abgelegt werden. Ältere, weniger häufig aufgerufene E-Mails archivieren gute Systeme auf kostengünstigem Speicherplatz.
  • Einfache Installation und Betrieb: Es spart Zeit, wenn alle erforderlichen Komponenten bereits vom Setup an integriert sind. Die initiale Version der Software sollte daher bereits die Installation, die Benutzerverwaltung und die Einrichtung der Archivierung umfassen.
  • Archivierung existierender E-Mails: Wenn Sie eine Archivierungs-Software im Unternehmen einführen, sollten Sie bereits vorhandene E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Shared Mailboxes und Dateien problemlos archivieren können.
  • Nutzerfreundlichkeit: Anwender sollten wie gewohnt mit Microsoft Outlook, per Browser oder mobil über Tablets und Smartphones auf ihre archivierten E-Mails zugreifen können.
  • Self-Service für den Anwender: Ihre Mitarbeiter können nicht bei allen Archivierungs-Lösungen eigenständig auf den E-Mail-Bestand zugreifen. Eine echte Entlastung für Ihre IT wird Archivierung vor allem dann, wenn Anwender eigenständig mit der Lösung produktiv im Archiv arbeiten können.
  • Zertifizierungen: Ihre Archivierungs-Lösung sollte Rechtssicherheit im Hinblick auf landesspezifische gesetzliche Anforderungen ermöglichen. Wichtig kann etwa sein, dass die Software GoBD- sowie DSGVO-konformes Arbeiten zulässt und ggf. entsprechende Zertifizierungen aufweisen kann.
  • Flexibilität: Die Archivierungs-Software sollte alle gängigen E-Mail-Systeme und Archivierungsmethoden unterstützen. Im Idealfall lassen sich auch individuelle Anwendungsszenarien über eine integrierte API umsetzen.
  • Fit for Purpose: Ihr Archivierungs-Tool muss zur Größe und den Anforderungen Ihres Unternehmens passen. Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) brauchen beispielsweise eher selten große Enterprise-Lösungen, sondern Software, deren Funktionsumfang und Anschaffungs- und Betriebskosten (TCO) auf KMU zugeschnitten ist.

Sie benötigen eine Lösung zur E-Mail-Archivierung, die allen Bedürfnissen Ihrer Organisation Rechnung trägt – von der Geschäftsführung bis hin zum Betriebsrat. Ratsam ist, einen Anforderungskatalog zu entwerfen, der alle juristischen, wirtschaftlichen und technischen Voraussetzungen nennt, die es zu berücksichtigen gilt.


Lesetipps

Auf unserer Webseite finden Sie zahlreiche weitere Blogbeiträge, Whitepaper und Leitfäden, die Ihnen helfen, E-Mail-Archivierung noch besser zu verstehen. Hier eine kleine Auswahl:

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