Journaling vs. Postfacharchiverung – Das sollten Sie wissen

Volle Postfächer, langsame Mail-Server und wichtige E-Mails, die nicht mehr gefunden werden: das sind nur einige Herausforderungen, die ein modernes E-Mail Archiv löst. Kein Wunder also, dass E-Mail-Archivierung längst ein wichtiger Baustein des Informationsmanagements und damit Teil der IT-Strategie erfolgreicher Unternehmen ist. Doch nach der Implementierung einer E-Mail-Archivierungssoftware stellt sich die nächste Frage: Welche Strategie zur E-Mail-Archivierung ist die Richtige für mein Unternehmen?

Wir erläutern Ihnen in diesem Artikel die strategischen Ansätze der E-Mail-Archivierung, gehen auf die Unterschiede zwischen Journaling & Postfacharchivierung ein, und verraten Ihnen, und welche Unternehmensziele mit den verschiedenen Strategien erreicht werden können.

Übersicht: Die verschiedenen Strategien zur E-Mail-Archivierung

Eine professionelle E-Mail-Archivierungssoftware bietet Unternehmen die Möglichkeit, zwischen Postfacharchivierung und Journaling zu wählen, oder sogar beide Methoden zu kombinieren:

  • Bei der Archivierung von Benutzerpostfächern (auch Postfacharchivierung oder Mailbox-Archivierung genannt) werden alle E-Mails in regelmäßigen Abständen aus den Postfächern oder auch gemeinsamen Postfächern (z.B. vertrieb@beispielfirma.de) der Benutzer archiviert. Dies kann sowohl durch zentralen, direkten Zugriff auf den E-Mail-Server als auch durch die Archivierung der lokalen E-Mail-Clients geschehen.
  • Beim Journaling (auch Journalarchivierung genannt) werden alle E-Mails direkt nach Eingang auf dem E-Mail-Server in das Archivsystem kopiert, noch bevor diese im Postfach des Benutzers erscheinen. Gleiches gilt für ausgehende E-Mails.
  • Darüber hinaus können Unternehmen auch beide Methoden parallel einsetzen, um von bestimmten Vorteilen beider Methoden zu profitieren.

Genau genommen bezeichnen Journaling und Journalarchivierung unterschiedliche Vorgänge, die aber archivierungstechnisch zusammengehören und daher oft synonym verwendet werden. Journaling im MailStore-Kontext kopiert die E-Mails zunächst in ein Sammelpostfach, das sogenannte Journal. Eine Journalarchivierung archiviert die E-Mails dann aus dem Journal und legt diese im Archiv ab.

Was ist Postfacharchivierung?

Bei der Postfacharchivierung werden alle E-Mails in regelmäßigen Abständen aus den Benutzerpostfächern in ein zentrales Archiv kopiert. Ebenso können dezentral verteilte E-Mails, wie zum Beispiel auf dem Desktop eines Nutzers gespeicherte PST-Dateien, in das zentrale Archiv übertragen werden. Im Archiv wird darüber hinaus die gewohnte Ordnerstruktur abgebildet, die ein Nutzer in seinem Postfach eingerichtet hat. So kann auch im Archiv in gewohnter Umgebung gearbeitet werden.

Ein großer Vorteil bei der Postfacharchivierung besteht darin, dass durch definierte Löschregeln bereits archivierte E-Mails aus den Postfächern der Benutzer gelöscht werden können. Dadurch kann auf Dauer der E-Mail-Server entlastet, Storage-Anforderungen reduziert und Probleme mit Postfachbegrenzungen gelöst werden. Benutzer können dennoch über das Archiv auf ihre E-Mails zugreifen, selbst wenn diese bereits vom E-Mail-Server gelöscht wurden.

Allerdings garantiert die Archivierung von Benutzerpostfächern kein vollständiges, revisionssicheres Archiv. Nutzer könnten zwischen den Archivierungszyklen E-Mails löschen oder manipulieren. Ebenso können durch externe Einflüsse, wie z.B. Cyberattacken, E-Mails noch vor der Archivierung verloren gehen.

Was ist Journalarchivierung (Journaling)?

ArchivierungsstrategienGeht es Ihnen bei der Archivierung vorrangig um rechtliche Sicherheit und die Erfüllung von Compliance-Anforderungen, ist die Journalarchivierung die richtige Wahl. Bei dieser Methode werden alle ein- und ausgehenden E-Mails archiviert, noch bevor sie in den Postfächern der Nutzer sichtbar werden. So können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails über einen langen Zeitraum vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Unternehmen können so die rechtlichen Anforderungen, die sich z.B. in Deutschland im Rahmen der Revisionssicherheit nach GoBD ergeben, in der Praxis realisieren. Auch in Österreich und der Schweiz gibt es vergleichbare Anforderungen im Steuer- und Handelsrecht.

Zudem kann eine vollständige und revisionssichere Archivierung von relevanten E-Mails unter Umständen im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis genutzt werden.

Ein potenzieller Nachteil am Journaling ist, dass die Datenlast auf dem E-Mail-Server nicht reduziert wird, da beim Journaling keine automatisierten Löschregeln definiert werden können, die E-Mails aus den Postfächern der Benutzer löschen. Alle bereits aus dem Journalpostfach archivierten E-Mails verbleiben nach wie vor in den Postfächern der Anwender.

Auch die gewohnte Ordnerstruktur aus dem Postfach eines Anwenders kann beim Journaling nicht abgebildet werden. E-Mails können, unter Beibehaltung der Zugriffsberechtigungen, den Benutzern im Archiv lediglich als empfangenes oder gesendetes Objekt zugeordnet werden. Eine umfassende Suchfunktion kann hier jedoch Abhilfe schaffen und eine wichtige technische Grundlage für Auditoren und sogenannte Discovery-Suchen über ganze Unternehmensarchivbestände hinweg darstellen.

Wichtiger Hinweis: Private E-Mails

Beachten Sie, dass zumindest in Deutschland nicht alle E‑Mails archiviert werden dürfen. Falls die Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adressen für private E-Mail-Kommunikation im Unternehmen gestattet sein sollte, kann dies die Gefahr bergen, in Konflikt mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) zu stehen. Um rechtliche Probleme zu vermeiden, können Sie zum Beispiel die Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Accounts für private Zwecke verbieten (zum Beispiel in einer Betriebsvereinbarung oder IT-Richtlinie) oder Ihren Mitarbeitern die Nutzung von privaten Webmailern erlauben.

Kann Journaling und Postfacharchivierung kombiniert werden?

Da beide Methoden Vor- und auch Nachteile haben, kombinieren einige Unternehmen die Archivierung von Benutzerpostfächern und das Journaling.

Anwendungsbeispiel 1: Um geschäftliche E-Mails rechtssicher zu archivieren und Datenverluste zu vermeiden, wird eine Journalarchivierung eingesetzt. Darüber hinaus werden über eine Postfacharchivierung alle Postfächer archiviert, so dass die persönlichen Archive der Benutzer dieselbe Ordnerstruktur haben wie auf dem E-Mail-Client und somit im Archiv in gewohnter Umgebung gearbeitet werden kann. Durch definierbare Löschregeln der Postfacharchivierung können zudem die bereits archivierten E-Mails aus den Benutzerpostfächern gelöscht werden, um Problemen mit Postfachbegrenzungen zu entgehen. Der E-Mail-Server wird entlastet und die Storageanforderung kann reduziert werden. Je nach Archivierungslösung und unter der Voraussetzung, dass die Archivierungssoftware in der Lage ist, E-Mails intern zu de-duplizieren, erfordert diese Kombination beider Archivierungsmethoden nur geringfügig mehr Speicherplatz.

Anwendungsbeispiel 2: Bei der Einführung einer E-Mail-Archivierungslösung werden über eine Postfacharchivierung zunächst alle existierenden E-Mails aus den Postfächern sowie alle dezentral gespeicherten E-Mails (z.B. PST-Dateien auf dem Desktop eines Anwenders) in ein zentrales Archiv kopiert, und gegebenenfalls aus den Postfächern und von den dezentralen Speicherorten gelöscht. Danach werden zukünftige E-Mails mit der Journaling-Methode revisionssicher archiviert.

Fazit

Journaling und Postfacharchivierung sind zwei unterschiedliche strategische Ansätze bei der E-Mail-Archivierung, die unterschiedliche Ziele verfolgen.

Journalarchivierung Postfacharchivierung
Vollständige automatische Archivierung aller ein- und ausgehender E-Mails ja nein
Rechtssichere Archivierung ja nein
Archivierung bereits vorhandener E-Mails (Postfächer & dezentral gespeicherte E-Mail-Daten) nein ja
Abbildung der Ordnerstruktur im Archiv nein ja
Möglichkeit, archivierte E-Mails aus den Postfächern zu löschen nein ja
Abschaffung von Postfachbegrenzungen nein ja
Entlastung des E-Mail-Servers nein ja
Reduktion der Storage-Anforderung nein ja

Die Postfacharchivierung zielt vor allem auf die Reduzierung des Speicherbedarfs ab und ermöglicht dem Nutzer das Arbeiten im Archiv in gewohnter Umgebung. Journaling hingegen ist ein strategischer E-Mail-Archivierungsansatz, der sich häufig aus rechtlichen Anforderungen und Maßnahmen ergibt. Durch die sofortige Archivierung ein- und ausgehender Nachrichten gewährleistet Ihr Unternehmen, dass der elektronische Briefverkehr vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt ist. Potenziell problematische Eingriffe der Anwender, bei denen E-Mails vor der Archivierung verändert oder gelöscht werden, schließen Sie damit von vornherein aus.

Auch eine parallele Nutzung beider Methoden ist möglich und – je nach E-Mail-Archivierungslösung – nicht mit zusätzlichen Kosten verbunden. Eine professionelle Archivierungssoftware sollte beide strategische Ansätze problemlos kombinieren können.

Wenn Sie mehr über unsere Lösung MailStore Server erfahren möchten, dann informieren Sie sich über unsere Produktseite oder in unserem Produktvideo.

Für die konkrete Einrichtung einer Journalarchivierung oder der Archivierung von Benutzerpostfächern mit MailStore Server können Sie sich unseren ausführlichen Hilfe-Artikel anschauen. Dort geben wir Ihnen eine detaillierte Anleitung.

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