PST-Dateien richtig handhaben…und abschaffen

Microsoft Outlook PST-Dateien werden nach wie vor verwendet: „Immer wieder haben wir es mit Unternehmen zu tun, die der unzähligen PST-Dateien im Unternehmen nicht Herr werden und sich deshalb für unsere Software MailStore Server interessieren,“ weiß Michael Pelzer, Second Level Technical Support Engineer. So zeigt sich in der Praxis nicht selten folgendes Szenario: „Anwender erstellen PST-Dateien, um E-Mails beispielsweise aus ihren Outlook-Postfächern lokal auszulagern und auf diese Weise Postfachbegrenzungen zu umgehen. Das Problem für den IT-Admin, aber auch für diejenigen, die auf wichtige Informationen in diesen E-Mails zurückgreifen wollen, ist, dass unklar bleibt, wo diese PST-Dateien letzten Endes überall abgelegt wurden.“ führt er weiter aus. Dabei stellt die Verwendung von PST-Dateien Administratoren vor weitere zahlreiche Herausforderungen:

Aufwendiges Backup

PST-Dateien werden wie bereits geschildert in der Regel nicht zentral, sondern auf den Anwender-Rechnern verteilt gespeichert. Dies erschwert das Backup der Dateien und führt häufig zum Verlust wichtiger Daten und in letzter Konsequenz zu Strafen, weil gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder eine mögliche vorgeschriebene ständige Verfügbarkeit nicht gewährleistet werden.

Fehleranfälliges Dateiformat

Während ältere PST-Formate oft durch das Überschreiten einer Dateigröße von 2 GB beschädigt wurden, sind auch neuere Formate nicht vollständig vor Datenkorruption geschützt. Insbesondere die Nutzung von PST-Dateien, die nicht lokal auf der jeweiligen Workstation gespeichert sind, ist risikobehaftet.

Compliance-Anforderungen nicht erfüllbar

Obwohl sich die Gesetzeslage in Bezug auf die Aufbewahrungsfrist von E-Mails international unterscheidet, unterliegen die meisten Unternehmen weltweit verschiedenen rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und zum Handling von E-Mails. PST-Dateien entziehen sich jedoch in der Regel vollständig der Kontrolle der IT-Abteilung und sind somit nicht geeignet, geltende Anforderungen umzusetzen. Beispiel: Anwender können E-Mails aus PST-Dateien absichtlich oder versehentlich löschen, was sich für den Fall von E-Mails, die gewissen Aufbewahrungsfristen unterliegen, als rechtlich riskant erweist. In MailStore Server lassen sich Aufbewahrungsrichtlinien festlegen, die sicherstellen, dass E-Mails nicht gelöscht werden und so lange vorgehalten werden, wie es gesetzliche Regelungen erfordern. Darüber hinaus gewinnen die Aufbewahrungsrichtlinien (englisch: „Retention Policies“) in der MailStore Software auch im Hinblick auf die EU-DSGVO ganz besonders an Bedeutung: Sie helfen Unternehmen, Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. So können Administratoren Aufbewahrungsrichtlinien festlegen und gewinnen damit vollständige Kontrolle darüber, wie lange unterschiedliche Arten von E-Mails archiviert werden. Sie können selbst bestimmen, ob und wann E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden und somit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen, die der Gesetzgeber vorsieht, gerecht werden.

E-Mails sind schlecht auffindbar

„Die Wichtigkeit von E-Mails in der geschäftlichen Kommunikation bedingt, dass geschäftskritische Inhalte durchaus Bestandteile gerichtlicher Auseinandersetzungen sein können, beispielsweise als Beweis,“ schildert Björn Meyn, Senior Systems Engineer bei MailStore, eine realistische Situation. „Wenn nun diese E-Mails nicht auffindbar sind, weil sie nicht zentral archiviert sind und darüber hinaus nicht belegt werden kann, dass sie nicht manipuliert sind, fehlen Unternehmen unter Umständen gewichtige Argumente vor Gericht,“ führt Björn Meyn weiter aus. Um das zu verhindern und für einen solchen Fall gewappnet zu sein, ist es geboten, auf PST-Dateien zu verzichten und E-Mails stattdessen zentral in einem sicheren Archiv zu verwahren. Als weiterer Vorteil kommt hinzu, dass E-Mail im MailStore-Archiv dank der integrierten Suchfunktion schnell zu finden sind.

Belastung der IT-Abteilung

PST-Dateien erzeugen kontinuierlich Arbeitsaufwände für IT-Administratoren. Beispiele sind die Wiederherstellung verlorener Daten aus Backups oder die Reparatur defekter Dateien im Anwenderauftrag. Zudem führen PST-Dateien, sofern diese zentral gespeichert werden, zu hohen Storage- und Backup-Anforderungen.

Die Lösung: Überführung der PST-Dateien in ein zentrales Archiv

Ist in einem Unternehmen die Entscheidung gefallen, langfristig auf PST-Dateien zu verzichten, gelingt der Übergang mit Hilfe von MailStore Server problemlos. Zunächst können alle PST-Dateien im Unternehmen zentral archiviert werden. Anwender können dabei weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese über eine extrem schnelle Volltextsuche durchsuchen. Bei Bedarf können Anwender E-Mails zudem selbstständig und mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das aufwendige Wiederherstellen verlorener E-Mails durch die IT entfällt später vollständig. Schließlich macht der Einsatz einer Archivierungslösung PST-Dateien als Notlösung zur Umgehung von Postfachbegrenzungen dauerhaft überflüssig. MailStore Server kann E-Mails nach der Archivierung mit Hilfe individuell konfigurierbarer Löschregeln löschen und das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server auf diese Weise gleichbleibend niedrig halten. Postfachbegrenzungen sind nicht mehr erforderlich.

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