Feature Spotlight: MailStore Web Access – plattformunabhängiger Archivzugriff über den Browser

Der komfortable Zugriff auf das persönliche E-Mail-Archiv ist für den Anwender eines der wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer professionellen Lösung zur Archivierung von E-Mails. Schließlich stellt das produktive Arbeiten mit dem Archiv einen nicht zu vernachlässigenden Mehrwert für den Nutzer dar. Schnelles und flexibles Suchen, Finden und Wiederherstellen von E-Mails sind wichtige Eigenschaften um die Nutzerakzeptanz bei den Anwendern zu fördern.

Unsere Produkte MailStore Server und MailStore Service Provider Edition (SPE) bieten vier unterschiedliche Zugriffswege an (ab hier sprechen wir von MailStore Server, alle genannten Optionen sind jedoch auch für die MailStore SPE verfügbar):

1. Integration in Microsoft Outlook über das MailStore Outlook Add-in
2. Browserbasierter Zugriff über den MailStore Web Access
3. Zugriff im E-Mail-Client des Anwenders über den in MailStore integrierten IMAP-Server
4. Desktop-Anwendung MailStore Client

Der MailStore Web Access ist neben dem Outlook Add-in die meistverwendete Methode für den Zugriff auf das E-Mail-Archiv und bietet dabei eine Reihe von Vorteilen.

Der Web Access erlaubt den plattformunabhängigen, sicheren Zugriff (TLS-verschlüsselt) auf das Archiv über aktuelle Internet-Browser auf beliebigen Geräten mit Internetzugriff; egal ob Smartphone oder Tablet, iOS oder Android. Mit dem Web Access hat der Nutzer seine E-Mails praktisch immer dabei und kann die Vorteile eines E-Mail-Archivs auch unterwegs voll nutzen.

Wie funktioniert das?

Wie die Bezeichnung schon vermuten lässt, basiert Web Access auf aktueller Web-Technologie. Daher wird nur ein aktueller Browser auf dem verwendeten Gerät benötigt. Seit der Version 13 von MailStore Server wurde der Web Access mit einem verbesserten responsiven Design ausgestattet, welches eine geringere Ladezeit und einen größeren Lesebereich auf Mobilgeräten bieten kann.

Abhängig von der Konfiguration bietet der Web Access dem Anwender eine Vielzahl von Optionen – von der Suche über E-Mails und Dateianhänge hinweg bis zur Wiederherstellung von einzelnen E-Mails.

Für welche Anwendungsszenarien ist der Web Access eine vorteilhafte Option?

Wie bereits erwähnt ist der Web Access plattformunabhängig und daher prinzipiell für jeden Anwendungsfall eine valide Zugriffsmöglichkeit für den Anwender. Ob dieser Zugriffsweg für die Anwender verfügbar gemacht wird, ist von der Konfiguration durch den IT-Administrator abhängig.

Setzen Sie als E-Mail-Client hauptsächlich auf Microsoft Outlook in Ihrem Unternehmen? Dann werden die meisten Nutzer wahrscheinlich das MailStore Outlook Add-in dem Web Access vorziehen. Nutzen Sie unter Windows alternative E-Mail-Clients (z.B. Mozilla Thunderbird), oder auch generell andere Betriebssysteme (Linux, Mac OS etc.), dann ist der Web Access unter Umständen der Zugriffsweg Ihrer Wahl. Vor allem für den mobilen Zugriff über Smartphones und Tablets ist der Web Access ein schlanker und komfortabler Zugriffsweg.

Zugriff auf den Web Access für den Anwender

Der Web Access wird zusammen mit MailStore Server installiert und ist sofort nach der Installation verfügbar. Sofern durch den Administrator nicht anders eingerichtet, können Nutzer über die folgende URL auf den Web Access zugreifen:

https://<fqdn>:8462

Der Platzhalter „<fqdn>“ ist durch den vollständigen DNS-Namen, engl. „Fully Qualified Domain Name“ (FQDN), des MailStore Server Computers zu ersetzen, wie zum Beispiel: mailstore.example.com.
Die entsprechenden Informationen bezüglich genauer URL ist den Nutzern vom Administrator bereitzustellen. Nach dem Aufrufen der entsprechenden URL bestimmt MailStore Server, wie der Nutzer zu identifizieren ist. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

• Ist MailStore Server selbst in der Lage die Zugangsdaten zu überprüfen, erscheint beim Aufrufen der Web Access-URL ein Kennwortdialog. Sind die Benutzer durch eine Synchronisation mit einem Benutzerverzeichnis in MailStore Server angelegt worden, kann sich der Nutzer mit seinem Verzeichnisdienstbenutzernamen und -passwort anmelden. Nach Eingabe des Kennworts kann der Nutzer sich anmelden und auf das Archiv zugreifen.
• Wurde der Benutzer von Microsoft 365* oder Google G Suite synchronisiert, wird der Webbrowser umgeleitet, um eine Authentifizierung mit Hilfe des Authentifizierungsdienstes von Microsoft (moderne Authentifizierung) oder Google (Open ID Connect) durchzuführen.

Falls auch in Ihrem Unternehmen im Zuge der COVID-19-Krise die Anzahl der Mitarbeiter zugenommen hat, die im Home Office arbeiten, dann lesen Sie hier weiter um zu erfahren, wie Sie das E-Mail-Archiv auch für Ihre remote arbeitenden Kollegen verfügbar machen.

Komfortable Suchfunktionen auch im Web Access

Ähnlich wie im MailStore Outlook Add-in kann das Archiv vom Nutzer schnell und komfortabel zum Beispiel nach bestimmten Stichwörtern durchsucht werden. Auch die E-Mail-Anhänge werden dabei durchsucht. Ferner steht eine erweiterte Suche zur Verfügung, wie unter anderem die Wildcard-Suche, um Wörter mit bestimmten Bestandteilen zu suchen. Durch die sichere HTML-Vorschau lassen sich Suchergebnisse bequem anzeigen, und mit der „One-Click-Restore“-Funktion auch problemlos aus dem Archiv wiederherstellen.

Praxis-Tipp: Web Access auf dem Startbildschirm ablegen

Ein kleiner Tipp noch am Ende dieses Artikels: Die URL des Web Access lässt sich auf den meisten iOS- und Android-Geräten über den Browser (in der Regel über das „Hamburger“-Menü) als Direktlink beziehungsweise als Lesezeichen auf dem Startbildschirm des Geräts ablegen und von dort beliebig platzieren.

Wo kann ich mehr erfahren und selbst testen?

Wenn Sie mehr zu MailStore Server wissen möchten, empfehlen wir Ihnen unsere regelmäßig stattfindenden Webinare, die unter anderem auch eine Live-Demo beinhalten. Darüber hinaus können Sie jederzeit MailStore Server 30 Tage kostenfrei und in vollem Funktionsumfang testen.
Haben Sie vorab oder auch während des Testzeitraumes technische Fragen zur Einrichtung des Web Access (oder zu anderen Features von MailStore Server), freuen sich unsere Kollegen aus dem technischen Support auf Ihre Nachricht.

Mehr Informationen zum MailStore Web Access finden Sie auch auf unserer umfassenden MailStore Server Hilfe.

*Der Produktname (Microsoft 365/Microsoft Office 365) kann je nach erworbenem Produkt variieren.