Archiv sei Dank: Die E-Mail als Beweis vor Gericht

Bild zeigt einen FingerabdruckEin vollständiges und revisionssicheres E-Mail-Archiv kann einen großen Vorteil bieten, wenn es denn einmal zu gerichtlichen Auseinandersetzungen kommt. Gerade für Unternehmen kann es essenziell werden, belegen zu können, welche Absprachen wann und wie zwischen den Parteien getroffen wurden, beispielsweise in Vertragsangelegenheiten, bei Fristabsprachen oder Projektplanungen. Zwar hat die Standard-E-Mail nach wie vor nicht den gleichen Beweiswert wie ein eigenhändig unterschriebenes Dokument oder solche mit qualifizierter elektronischer Signatur, jedoch ist die E-Mail im Zivilprozess ein zulässiges Beweismittel. Und gerade wenn man darlegen und beweisen kann, dass Absender, Inhalt und Zugangszeitpunkt einer E-Mail vor Manipulationen geschützt waren, kann eine E-Mail im Gerichtsprozess entscheidend sein. Im Folgenden möchten wir der Leitfrage dieses Blogbeitrages „Kann eine E-Mail als Beweis genutzt werden?“ in der DACH-Region auf den Grund gehen.

Die E-Mail als Beweis vor deutschen Gerichten

In Deutschland gilt die Formfreiheit von Verträgen, sofern Gesetze oder Parteivereinbarungen dem nicht entgegenstehen. Verträge können somit durchaus mittels E-Mail abgeschlossen werden. Auch wenn im Zivilrecht keine Pflicht zur systematischen Ablage und Aufbewahrung besteht, ist die Archivierung für Unternehmen aus Gründen der Beweisführung empfehlenswert. Abgesehen von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, ist es ratsam, E-Mails zu archivieren, um bei zivilgerichtlichen Auseinandersetzungen auf diese Dokumente zurückzugreifen. Die Beweiskraft elektronischer Dokumente ist im gesamten europäischen Rechtsraum durch die sogenannte eIDAS Verordnung gestärkt worden. In Deutschland sind auf E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur zudem nach § 371 a Abs. 1 S. 1 ZPO die Vorschriften über die Beweiskraft privater Urkunden entsprechend anzuwenden. Eine solche Signatur ersetzt also die Unterschrift des Ausstellers. Im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung genießen E-Mails ohne qualifizierte elektronische Signatur zwar nicht den gleichen Status wie eine Urkunde, jedoch kann nach § 371 Abs. 1 S. 2 ZPO der Beweis mit einer E-Mail als elektronischem Dokument grundsätzlich aber in Form des Augenscheinbeweises angetreten werden. Dabei kann eine E-Mail ausgedruckt vorgelegt oder aber als Datei übermittelt werden. Oft sind E-Mails der einzige Nachweis für Absprachen zwischen den Streitparteien. So liefern sie in diesem Zusammenhang wichtige Indizien zu Aussteller, Empfänger, Absende- und Zugangsdatum sowie zu vereinbarten Vertragsinhalten, sofern sie in nicht manipulierter Form und mit dem ursprünglichen Inhalt vorliegen. Sollte der Prozessgegner nämlich die Echtheit der oben genannten Informationen aus der E-Mail wie Inhalt, Absender und Zugangsdatum anzweifeln oder bestreiten, so müsste derjenige, der sich auf die E-Mail als Beweis beruft, beweisen, dass diese nicht manipuliert wurde. Dies dürfte um einiges leichter fallen, wenn ein rechtssicheres E-Mail-Archiv genutzt wird.

Archivierung von E-Mails in Österreich zur Beweisführung

Sofern nicht Gesetze oder Parteivereinbarungen dem entgegenstehen, gilt nach österreichischem Recht ebenfalls wie in Deutschland die Formfreiheit bei Verträgen. Diese können somit auch mittels E-Mail abgeschlossen werden. Auch wenn im Privatrecht keine Pflicht zur systematischen Ablage und Aufbewahrung besteht, ist die Archivierung von E-Mails für Unternehmen aus Gründen der Beweisführung empfehlenswert. Fraglich ist jedoch die Beweisqualität elektronischer Dokumente, wenn diese ohne elektronische Signatur archiviert wurden. Für physisch unterschriebene oder mit qualifizierter elektronischer Signatur versehene Dokumente besteht eine gesetzliche Vermutung, dass der Inhalt des Dokuments nicht verändert wurde, sobald es gelingt, die Echtheit beziehungsweise  Authentizität der Unterschrift zu beweisen (§ 294 Zivilprozessordnung [ZPO]). Dies gilt jedoch nicht für elektronische Dokumente ohne qualifizierte elektronische Signatur. Diese unterliegen aber dennoch der freien richterlichen Beweiswürdigung gemäß § 272 Abs. 1 ZPO. Folglich sollten E-Mails inklusive der elektronischen Signatur unverändert archiviert werden, um eine bestmögliche Beweiskraft zu gewährleisten. Aber auch einfache E-Mails können als Beweismittel in privatrechtliche Prozesse in Österreich eingeführt werden, jedenfalls soweit sie origininalgetreu archiviert wurden.

E-Mails als Beweismittel in der Schweiz zugelassen

Gemäß Art. 177 der Schweizer Zivilprozessordnung (ZPO) in Verbindung mit Art. 168 ZPO sind E-Mails als Beweismittel im Zivilprozess zugelassen. Sofern die Echtheit einer E-Mail von der anderen Partei ausreichend begründet bestritten wird, so hat diejenige Partei, die sich im Zivilprozess auf eine E-Mail beruft, deren Echtheit zu beweisen. Obwohl das Zivilgericht die Beweise schlussendlich frei würdigen kann (Art. 157), ist es somit in der Praxis und im Gerichtsfall bei der Beweisführung von Vorteil, wenn bei der Aufbewahrung von E-Mails (auch solche, die nicht als Buchungsbelege gelten) die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung erfüllt werden.

Fazit:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz auch im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung gut beraten sind, wenn sie über eine revisionssichere E-Mail-Archivierungssoftware verfügen. Denn dann können vor Gericht E-Mails als Beweis sehr viel leichter herangezogen werden. Dieser Sachverhalt führt vor Augen, wie wichtig es für Unternehmen – aber durchaus auch für Privatpersonen – ist, den gesamten E-Mail-Bestand zu archivieren. Eine vollständige und nachweislich manipulationssichere Archivierung verschafft eine optimale Ausgangsposition, nicht nur in juristischen Auseinandersetzungen.

Hinweis: Dieser Beitrag wurde im März 2020 aktualisiert und um länderspezifische Informationen zur Fragestellung „Kann eine E-Mail als Beweis genutzt werden?“ ergänzt. Diese Fragestellung ist ein Teil des „Leitfadens zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung“, der von MailStore kostenlos zum Download angeboten wird.

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Quellen und weiterführende Informationen

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