Die E-Mail – Kein Kommunikationsmittel von gestern

Das Bild zeigt Wilm Tennagel, Corporate Communications Manager bei MaiLStore
Wilm Tennagel ist Corporate Communications Manager bei MailStore und singt aus dem Home Office ein Loblied auf die E-Mail.

Auch wenn der deutsche Promi Koch Tim Mälzer in einem Interview behauptet, er habe „noch nie eine einzige E-Mail geschrieben“, erfreut sich die elektronische Post doch größter und zunehmender Beliebtheit. So stieg beispielsweise in Deutschland der Anteil der Bevölkerung, die das Internet für das Versenden und Empfangen von E-Mails nutzen von 2002 bis 2019 konstant an. Laut einer Prognose der Radicati Group hält dieser Trend weltweit an: Die Zahl weltweit versendeter und empfangener E-Mails soll von 306,4 Milliarden in 2020 auf 361,6 Milliarden im Jahr 2024 steigen.

Die E-Mail genießt Vertrauen

Auch im Geschäftsleben hat die E-Mail nach wie vor Hochkonjunktur. Sie hat offensichtlich an vielen Stellen den traditionellen analogen Geschäftsbrief abgelöst und beinhaltet dementsprechend häufig wichtige geschäftsrelevante Informationen und Absprachen. Wo wir beim Thema E-Mail-Archivierung wären, was wir aber an dieser Stelle nicht vertiefen, weil ich im Folgenden ein kurzes (begründetes) Loblied auf die E-Mail anstimmen möchte.

Ein Ergebnis der Studie „E-Mail für Dich 2.0“ ist, dass die E-Mail als verlässliches und im Gegensatz zu Social Media- oder Instant Messaging-Kanälen als vertrauenswürdiges Kommunikationsmittel eingestuft wird. Das hat vielleicht auch damit zu tun, dass die E-Mail im Vergleich zu vielen anderen modernen Kommunikationsmitteln schon sehr lange „am Markt ist“. So wird sie 2021 ihren 50 Geburtstag feiern, gehört damit zu den „Best Agern“ und hat den Sprung ins „mobile Zeitalter“ geschafft. Sie ist immer noch da und sie wird, wie die oben genannten Marktauguren vorhersagen, noch lange da sein!

Plausible Gründe sprechen für die E-Mail

Es gibt plausible Gründe, warum die elektronische Post weiterhin „en vogue“ ist: Dieser Dienst ist dezentral und ein offener Standard, unabhängig davon, mit welcher Technik die E-Mail gelesen wird. Der Provider kann frei gewählt werden und Unternehmen sowie Privatpersonen können sogar ihren eigenen E-Mail-Server betreiben. Im Gegensatz zu vielen Chats ist die E-Mail-Kommunikation (rechtssicher) archivierbar! Darüber hinaus ist die E-Mail multikulturell und global. Sie wird überall dort auf der Welt eingesetzt, wo es die Technik zulässt. Auch wenn die Nutzung von Social Intranets, Collaboration-Tools & Co. weiterhin zunimmt, möchte ich die E-Mail als „Basis-Technologie“ bezeichnen. Womit meldet man sich bei den diversen Diensten an? Mit einer E-Mail-Adresse. Transaktionale E-Mails und Benachrichtigungen der Dienste werden auch zumeist per E-Mail versendet – dies ist im Übrigen auch einer der Gründe für das stetig wachsende E-Mail-Volumen.

Selbstverständlich bringt die E-Mail auch Probleme mit sich. Viele Beschäftigte in Unternehmen leiden unter der sogenannte E-Mail-Flut. Vor Phishing– und Scam-Mails gilt es zu warnen und Nutzer zu sensibilisieren.

Die E-Mail ist kein Social-Collaboration-Tool

Aber kann man das der elektronischen Post vorwerfen? Liegt das nicht eher an mangelndem E-Mail-Management oder an einer Firmenkultur, in der es beispielsweise gang und gäbe ist Nachrichten an möglichst Viele zu senden, um sich abzusichern? Die E-Mail ist KEIN Werkzeug für Projektmanagement oder Social-Collaboration. Auch zur internen, dialogorientierten Kommunikation eignet sie sich nicht. Dafür verwenden wir bei MailStore zum Beispiel Microsoft Teams. Es geht hierbei aber auch nicht um eine Grundsatzdiskussion „E-Mail vs. Messenger-Apps“ oder ähnliches, sondern um den sinnvollen und zielführenden Einsatz von Kommunikationsmedien – warum nicht in friedlicher Koexistenz? Dabei gilt es besonders für Unternehmen zu beachten, welche Risiken sogenannte Walled Gardens darstellen oder Dienste, die womöglich ihren Dienst einstellen und die darin enthaltene Kommunikation im „Worst Case“ nicht mehr verfügbar ist.

Die E-Mail ermöglicht schlicht und ergreifend eine zuverlässige, sichere und zielgerichtete Kommunikation. Das gilt für heute und auch für die Zukunft, denn die Geschichte der E-Mail ist noch lange nicht auserzählt. Sie ist kein Kommunikationsmittel von gestern.

Was ist Ihre Meinung dazu? Ich freue mich über Feedback im Kommentarbereich.

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