Der Gesetzgeber verpflichtet – Archivierung geschäftskritischer E-Mails über Jahre hinweg

In Deutschland sowie in vielen anderen Ländern der Welt fordern die Gesetzgeber die Aufbewahrung und Archivierung geschäftskritischer E-Mails und steuerlich relevanter Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum hinweg. Die Dauer der Aufbewahrung unterscheidet sich nicht nur von Land zu Land, sondern auch nach Art und Inhalt des aufzubewahrenden Dokumentes.

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

In Deutschland regelt vor allem die Abgabenordnung, welche Unterlagen und Dokumente aufzubewahren sind. Daneben existieren jedoch noch weitere Vorschriften, die eine Aufbewahrung von Unterlagen verlangen. Sie sind z. B. in § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB), § 8 des Geldwäschegesetzes und § 50 der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) geregelt.

Gemäß § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) müssen Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union, und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, aufbewahrt werden. Dazu zählen unter anderem auch Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen, Mängelrügen und Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge, sowie jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird.

Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Unterlagen und die Korrespondenz per Post verschickt und empfangen werden, oder wie heutzutage vorwiegend üblich, per E-Mail.  E-Mail-Anhänge müssen ebenfalls aufbewahrt werden, sollte die E-Mail ohne diese Anlagen unverständlich oder unvollständig sein. Im umgekehrten Fall, wenn also die E-Mail nur zur Übertragung eines Anhangs dient, ist die E-Mail selbst zwar nicht aufbewahrungspflichtig – wohl aber der jeweilige Anhang.

Konkretisiert werden diese Angaben durch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. Sie sind eine vom Bundesfinanzministerium veröffentlichte Verwaltungsvorschrift, die Vorgaben zur Erfassung und Verarbeitung steuerrelevanter Daten in elektronischer Form enthält und für alle steuerpflichtige Unternehmen, Selbständige und Freiberufler relevant sind.

Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich u. a. aus § 257 Abs. 4, 5 HGB und § 147 Abs. 3, 4 AO. Dabei ist zu beachten, dass die Fristen erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnen, in dem die aufbewahrungspflichtigen Dokumente erstellt, empfangen, versendet oder letztmalig bearbeitet wurden. Beispiel: Die zehnjährige Aufbewahrungsdauer für ein Dokument, das im Juni 2024 erstellt wurde, beginnt offiziell am 31. Dezember 2024 und endet am 31. Dezember 2034 (sofern es bis dahin keiner erlaubten Veränderung unterliegt) und darf ab Januar 2035 vernichtet werden. Unterliegen die aufzubewahrenden Dokumente zu einem bestimmten Zeitpunkt einer Veränderung, so beginnt die Aufbewahrungsfrist zum Ende des Jahres von neuem.

10 Jahre Aufbewahrungspflicht
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union.

8 Jahre Aufbewahrungspflicht – NEU!!!
Die achtjährige Aufbewahrungsfrist wurde zu Beginn diesen Jahres (2025) im Rahmen des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV-E) eingeführt und umfasst Unterlagen wie Buchungsbelege und Quittungen.

6 Jahre Aufbewahrungspflicht
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen grundsätzlich sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

E-Mail-Archivierung hilft bei der Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung kann dabei helfen, gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen für geschäftskritische Dokumente und Informationen in E-Mails und E-Mail-Anhängen zu erfüllen. Voraussetzung dafür ist, dass in der Archivierungssoftware individuelle Aufbewahrungsrichtlinien konfiguriert werden können. Dadurch hat ein Administrator vollständige Kontrolle darüber, wie lange unterschiedliche Arten von E-Mails archiviert werden. Zudem kann der Administrator bestimmen, ob und wann E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden.

Die Frist ist abgelaufen – Und jetzt?

Sind die Aufbewahrungsfristen eingehalten worden, dürfen die betroffenen Dokumente vernichtet werden. Dabei ist aber zu beachten, dass die Vernichtung der Daten richtlinienkonform erfolgt. Dafür wird spezielle Software eingesetzt, die Daten ohne Wiederherstellmöglichkeiten löschen oder bestimmte Speicherbereiche endgültig überschreiben. Physische Datenträger wie zum Beispiel Festplatten, CDs oder USB-Sticks können auch physisch durch Schreddergeräte oder mit Hilfe spezialisierter Dienstleister vernichtet werden.

Fazit – Archivieren Sie Ihre E-Mails

Nutzen Sie E-Mail-Archivierung, um den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung geschäftskritischer E-Mail-Daten gerecht zu werden und profitieren Sie von weiteren Vorteilen, die über die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen hinausgehen. Wir bieten Ihnen unsere professionelle E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server 30 Tage kostenlos zum Test an.