E-Mails: Archivieren statt migrieren

Es gibt verschiedene Szenarien, in denen sich IT-Verantwortliche in Unternehmen mit dem Thema „Migration von E-Mails“ auseinandersetzen. Der Wechsel des E-Mail-Servers oder bei Unternehmen, die über keinen eigenen E-Mail-Server verfügen, des E-Mail-Providers, lassen die Migration von E-Mails im Sinne von „übertragen“ unausweichlich erscheinen. Nicht selten stoßen IT-Manager dann bei ihrer Internetrecherche auf MailStore Server, welches sie als Migrations-Tool einsetzen wollen. Das ist nicht sinnvoll. Warum das so ist und welche Alternative wir favorisieren, erklären wir hier:

Keine historischen E-Mails auf einen neuen E-Mail-Server

MailStore Server ist eine Software zur E-Mail-Archivierung und ermöglicht die rechtssichere E-Mail-Archivierung an einem zentralen Ort! Wenn nun Unternehmen dabei sind, ihre E-Mail-Infrastruktur dahingehend zu ändern, dass sie mit einem „frischen“ E-Mail-Server arbeiten möchten, warum sollen dann unzählige „alte“ E-Mails transferiert werden und damit das neue System belasten? Wir empfehlen einen anderen Weg unter Verwendung von MailStore Server:

E-Mail-Archivierung bietet viel mehr als Migration

Archivieren Sie Ihre E-Mails. Übertragen Sie alle E-Mails in ein zentrales Archiv, profitieren Sie neben der Erfüllung rechtlicher Vorgaben von weiteren Vorteilen, die Ihnen E-Mail-Archivierung bietet und belasten Sie Ihr neues System nicht wieder von Beginn an mit einer immensen Menge historischer Daten! Im Gegenteil: Sie können sogar „ausmisten“ und alte, nicht mehr aufbewahrungspflichtige E-Mails löschen sowie Aufbewahrungsrichtlinien einrichten, die unter anderem dabei helfen, Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Administratoren können individuelle Aufbewahrungsregeln festlegen und gewinnen damit vollständige Kontrolle darüber, wie lange E-Mails archiviert werden. Sie können selbst bestimmen, ob und wann E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden und somit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen, die der Gesetzgeber vorsieht, gerecht werden. Für die Anwender im Unternehmen, die mit Microsoft Outlook arbeiten, ändert sich wenig: Alle archivierten E-Mails können weiterhin per Outlook Add-in aus der gewohnten Arbeitsumgebung aufgerufen werden. Einzig die Suche nach E-Mails und Dateianhängen verändert sich: Sie wird nämlich schneller und ermöglicht das Auffinden selbst ältester Mails binnen kürzester Zeit! Das steigert die Produktivität.

Fazit: Wenn Admins und IT-Manager vor der Herkulesaufgabe stehen, alle E-Mails eines Unternehmens zu migrieren, sollten sie sich mit dem konkreten Gedanken befassen, eine E-Mail-Archivierungslösung anzuschaffen. So vereinfachen sie das Migrationsprojekt und schützen sich zusätzlich vor Datenverlusten, vereinfachen Backup und Restore und reduzieren die Storage-Anforderungen. Archivieren statt migrieren, lautet das Motto.

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