GoBD

So hilft E-Mail-Archivierung bei der Einhaltung der GoBD

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, sind eine vom Bundesfinanzministerium veröffentlichte Verwaltungsvorschrift, die Vorgaben zur Erfassung und Verarbeitung steuerrelevanter Daten in elektronischer Form enthält und für alle steuerpflichtige Unternehmen, Selbständige und Freiberufler relevant sind.

Erfahren Sie in unserem Artikel alles über den Ursprung der GoBD, welche Grundsätze die GoBD im Detail regeln und wie E-Mail-Daten behandelt werden sollten. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen, welche Rolle Revisionssicherheit spielt und wie E-Mail-Archivierung Sie bei diesem Thema im Geschäftsalltag unterstützen kann.

Woher stammen die GoBD?

Am 14. November 2014 wurden die GoBD erstmalig vom Bundesfinanzministerium (BMF) präsentiert. Am 01.01.2015 traten die Grundsätze in Kraft und lösten die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) ab.

Im Jahr 2019 wurden die GoBD umfassend überarbeitet. 2021 wurden weitere, wenn auch nur marginale Erweiterungen als Antwort auf die fortschreitende Digitalisierung im Bereich der kaufmännischen und steuerlich relevanten Daten vorgenommen. Durch die GoBD formuliert die Finanzverwaltung Richtlinien für die digitale Buchhaltung, unabhängig davon, ob die Datenverarbeitungssysteme on-premises auf der hauseigenen IT-Infrastruktur betrieben oder über eine Cloud-Lösung bezogen werden.

Was regeln die GoBD im Detail?

Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) regeln die Anforderungen an die IT-gestützte Buchführung, sowie die Aufbewahrung von steuerrechtlich bedeutsamen elektronischen Daten und Dokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).

Auf welche Daten & Dokumente beziehen sich die GoBD?

Grundsätzlich gelten die GoBD für alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind. Unter anderem gehören dazu

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege und
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Des Weiteren betreffen sie jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. All diese Daten müssen rechtssicher archiviert werden. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden. Zusätzlich müssen E-Mail-Anhänge archiviert werden, sollte die E-Mail ohne diese Anlagen unverständlich oder unvollständig sein.

Sind die GoBD ein Gesetz?

Ein kleiner Hinweis ist bereits in der Bezeichnung enthalten – steht das „G“ doch für „Grundsätze“ und nicht für „Gesetz“. Dennoch werden die GoBD in der Öffentlichkeit nicht selten mit einem Gesetz gleichgestellt. Für Gesetze ist allerdings prägend, dass diese abtstrakt-generelle Regelungen für die Allgemeinheit aufstellen. Das bedeutet, dass durch eine abstrakte Formulierung unbestimmt viele Sachverhalte und Personen eingeschlossen werden sollen.

Es wird unterschieden zwischen

  • dem Gesetz im formellen Sinn, unter dem jede vom Parlament im Gesetzgebungsverfahren in Form eines Gesetzes getroffene Entscheidung verstanden wird
  • dem Gesetz im materiellen Sinn, unter dem jede Rechtsnorm zu verstehen ist, die Rechtsbeziehungen zwischen Bürgern, zwischen Hoheitsträgern und Bürgern oder zwischen Hoheitsträgern regelt (Außenrecht).

Im Unterschied zu einem Gesetz handelt es sich bei Allgemeinen Verwaltungsvorschriften nicht um Außenrecht. Allgemeine Verwaltungsvorschriften sollen eine einheitliche Rechtsanwendung gewährleisten und wenden sich daher unmittelbar nur an die zuständigen Behörden, nicht aber an die Bürger.

Bei den GoBD handelt es sich um eine solche Verwaltungsvorschrift. Nach Art. 108 Abs. 7 GG kann die Bundesregierung mit Zustimmung des Bundesrates eine Verwaltungsvorschrift erlassen, soweit die Landesfinanzbehörden oder Gemeinden für die Verwaltung zuständig sind. Die GoBD zielen seit ihrer erstmaligen Veröffentlichung darauf ab, die Normen aus der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) zu konkretisieren und zu verdeutlichen, wie digitale Unterlagen aufzubewahren sind, damit bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt darauf zugegriffen werden kann.

Vereinfacht ausgedrückt kann man die GoBD als Arbeitsanweisung an die Finanzämter verstehen, die für die Überprüfung der GoBD verantwortlich sind. Für alle steuerpflichtige Unternehmen, Selbständige und Freiberufler bedeutet dies: Hält man sich an die Regularien der GoBD, dann ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass ein Finanzamt die Bücher und Aufzeichnungen des Unternehmens nicht anerkennt. Hält man sich nicht an die GoBD, hat man kein Gesetz gebrochen – aber eventuell einen aufmerksam gewordenen Steuerprüfer vor der Türe.

Was bedeutet Revisionssicherheit im Zusammenhang mit der GoBD?

Wenn man von den GoBD und Lösungen zur Archivierung von (digitalen) Dokumenten spricht, fällt sehr häufig der Begriff der Revisionssicherheit. Vereinfacht gesagt soll damit ausgedrückt werden, dass die technische Lösung (in der Regel ein Softwareprodukt), mit der die elektronischen Daten gesichert werden, zum Beispiel den Anforderungen einer Steuerprüfung Stand hält. In so einem Fall werden bestimmte Anforderungen an eine solche Software plötzlich sehr relevant. Nachfolgend einige Beispiele:

  • Unveränderbarkeit und Vollständigkeit der relevanten Dokumente
  • Manipulationssicherheit
  • Nachvollziehbare Aufbewahrungsrichtlinien
  • Protokollierung (Log)
  • Exportmöglichkeiten in Standardformate
  • Zugriffsmöglichkeiten für externe Auditoren (z.B. Betriebsprüfer)

Welche Rolle spielt die E-Mail-Archivierung in Bezug auf die GoBD?

Um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden, ist es unerlässlich alle in dieser Verwaltungsvorschrift genannten Dokumente und Daten revisionssicher aufzubewahren. Viele dieser Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen, Angebote und geschäftliche Korrespondenzen, befinden sich in E-Mails oder E-Mail-Anhängen. Denn die E-Mail ist nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmedium für die meisten Unternehmen aller Größen und Branchen und wird es auch vorerst bleiben. Laut Statista wird das Volumen der täglich versendeten E-Mails in den kommenden Jahren weiter ansteigen.

Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung kann dabei helfen, die Anforderungen der GoBD in Bezug auf E-Mail-Daten zu erfüllen. Voraussetzung dafür ist, dass die E-Mail-Archivierungslösung Funktionalitäten bietet, E-Mails und deren Dateianhänge revisionssicher zu archivieren bzw. alle relevanten E-Mails und Dateianhänge in einem revisionssicheren Archiv vorzuhalten. Eine Backup-Lösung kann diese Anforderungen nicht erfüllen.

Oft steht im Zusammenhang mit dem Begriff der Revisionssicherheit die Frage im Raum, ob „rechtssicher“ das gleiche bedeutet. Diese Frage lässt sich nicht eindeutig beantworten. Tatsächlich ist häufig das gleiche gemeint, allerdings kann und sollte man bei „Rechtssicherheit“ den Fokus etwas erweitern. So stellt spätestens seit dem Inkrafttreten der DSGVO (wenn man ehrlich ist, war es unter dem alten BDSG auch nicht viel anders) der sachgemäße Umgang mit personenbezogenen Daten eine wichtige Anforderung an datenverarbeitende Systeme. Datenschutz ist im Kern ein Prozessthema, einige funktionale Anforderungen an IT-Systeme ergeben sich daraus aber durchaus.

Weiterführende und vertiefende Informationen zur revisionssicheren / rechtssicheren E-Mail-Archivierung nach GoBD haben wir in dem Leitfaden „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“ zusammengefasst.

Leitfaden – Rechtssichere E-Mail-Archivierung

Der Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Lernen Sie wie Sie Konflikte mit dem Datenschutz vermeiden.

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E-Mail-Postfächer entschlacken - experten Report 20.06.2023 10:10
[…] erhalten und lassen sich bei Bedarf wiederherstellen. Dies entspricht den rechtlichen Vorgaben der GoBD, nach denen Unternehmen verpflichtet sind, steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen über […]

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