E-Mail-Management: Braucht es eine Ordnerstruktur im MailStore-Archiv?

Outlook ist im beruflichen Umfeld wohl der am häufigsten genutzte E-Mail-Client. So mancher kennt es selbst – regelmäßig nimmt man sich als Outlook-Nutzer vor, Ordnung in seinen Posteingang zu bringen. Zumeist wird das über eine klare und eindeutige Ordnerstruktur versucht. Aber funktioniert das auch? Es braucht wohl viel Disziplin immer wieder seinen Posteingang aufzuräumen und die E-Mails beispielsweise thematisch sortiert in jeweilige Ordner zu verschieben. Dennoch ertappt sich der Nutzer nach einiger Zeit dabei, dass er trotz penibel gepflegter Ordner vermehrt E-Mails sucht. Er weiß einfach nicht mehr, in welchen Ordner er diese „einsortiert“ hat. In extremen Fällen nimmt auch die Zahl der Ordner so überhand, dass sich Outlook verlangsamt. Woher diese Liebe zu Ordnern in Posteingang kommt, können wir nicht sagen, wohl aber welche Auswirkungen das auf die E-Mail-Archivierung mit MailStore hat.

Archivierungsstrategie: Journal- oder Postfacharchivierung?

Dazu muss kurz auf die zwei unterschiedlichen Wege der Archivierung eingegangen werden. Mit MailStore Server können Unternehmen zwei Archivierungsstrategien verfolgen: Journal- oder Postfacharchivierung. IT-Admins, die sich für die Postfacharchivierung entscheiden, tun dieses unter anderem auch deshalb, weil Nutzer damit auch ihre Ordnerstruktur im E-Mail-Archiv wiederfinden. Aber auch im Archiv wächst die Ordnerstruktur mit – analog zum Posteingang. Nicht zu vergessen, im Posteingang gelöschte Ordner finden sich selbstverständlich im Archiv immer noch wieder. Das heißt, der Ordnerbaum im MailStore-Archiv wächst immer weiter. Letztendlich, so zeigt es die Erfahrung, wird eine E-Mail häufig doch mit Hilfe der schnellen MailStore internen Volltextsuche über E-Mails und beliebige Typen von Dateianhängen gesucht. Die Ordnerstruktur erweist sich als obsolet, weil Sie beim Auffinden einer E-Mail nicht hilft!

Ordnerstruktur im Archiv versus Rechtssicherheit

Der grundsätzliche Unterschied zwischen Postfach- und Journalarchivierung ist, dass bei Letzterer jede ein- und ausgehende E-Mail sofort archiviert wird. Das heißt, sie ist als Kopie im Originalformat abgelegt – nicht manipuliert oder verändert. Auf diese Weise ist die Vollständigkeit der Archivierung sichergestellt, E-Mails können vor der Archivierung nicht manipuliert werden und die Einhaltung von länderspezifischen rechtlichen Anforderungen wird so ermöglicht. Entscheiden sich Unternehmen wegen der Rechtssicherheit ihrer E-Mail-Archive für MailStore, sollten sie die Journalarchivierung nutzen – wie zuvor beschrieben bedeutet dies, dass die gewohnte Outlook-Ordnerstruktur sich nicht im Archiv wiederfindet. Dank der MailStore-Suche ist das aber kein Problem, weiß auch Daniel Weuthen, Director of Engineering bei MailStore:

Kompletter Verzicht auf Ordner im Posteingang

„Auch ich habe jahrelang viel Zeit darauf verwendet, meine Ordnerstruktur zu pflegen und auszubauen. Das nahm mit zunehmendem E-Mail-Aufkommen so viel Zeit in Anspruch, dass es mich in meiner täglichen Arbeit einschränkte: Die Ordnerstruktur wurde so umfangreich, dass sie mir bei der Suche nach E-Mails gar nicht mehr half.“, sagt Daniel Weuthen. Die immer mehr werdenden Ordner führten zu mangelnder Übersichtlichkeit und veranlassten den Leiter der Entwicklungsabteilung zu einem aus seiner damaligen Sicht radikalen Schritt: „Ich verzichte komplett auf Ordner im Posteingang! Alle E-Mails finde ich über die komfortable Volltextsuche in kürzester Zeit im Archiv wieder! Für mich hat das zwei wichtige Vorteile: Ich persönlich verwende minimale Zeit auf das Managen meiner E-Mails und MailStore archiviert dank Journalarchivierung rechtssicher,“ fasst Daniel Weuthen zusammen.