Neues Whitepaper: E-Mails archivieren in Microsoft Office 365

Wussten Sie schon, dass selbst Kunden von Microsoft 365* nicht automatisch vor Datenverlust geschützt sind? Unternehmen müssen daher selbst aktiv werden, um den dauerhaften Schutz ihrer E-Mails sicherzustellen.

Eine E-Mail-Archivierung kann einen wichtigen Baustein für den Schutz und die langjährige, revisionssichere Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails bilden. Doch eine Entscheidung zu treffen, welche Lösung für das eigene Unternehmen am besten geeignet ist, ist oft nicht ganz einfach.

Um Unternehmen bei genau dieser Entscheidungsfindung zu unterstützen, hat das Marktforschungsinstitut Osterman Research ein Whitepaper darüber erstellt, wie kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), ihre geschäftliche E-Mail-Kommunikation ausreichend schützen können. Im Whitepaper wird untersucht, welche Features Ihr Unternehmen braucht und in welchen Szenarien eine Drittanbieterlösung, wie z.B. MailStore Server, oder die integrierten Archivierungsmöglichkeiten von Microsoft Office 365 besser geeignet sind.

Kerninhalte des Whitepapers

Das Whitepaper vergleicht die folgenden in Microsoft 365 verfügbaren Archivierungsoptionen:

• Exchange Online-Archivierung
• In-Situ-Archiv
• .PST-Dateien
• die Schaltfläche „Archivieren” in Microsoft Outlook

Darüber hinaus bilden die folgenden Schlüsselthemen den Schwerpunkt des Whitepapers:

Verantwortung für eigene Daten

Microsoft ist nicht für den Schutz und die Bewahrung der Kundendaten verantwortlich (Shared Responsibility Model), wodurch die Verantwortung die Daten zu schützen, aufzubewahren und ständig und originalgetreu verfügbar zu halten beim Kunden liegt.

Risiken durch Datenverlust

E-Mails sollten vor versehentlichem oder böswilligem Löschen geschützt werden, ansonsten kann die Erfüllung rechtlicher Anforderungen schwierig sein. Auch wenn Microsoft 365 grundsätzlich die nötigen Optionen enthält, versehentlich gelöschte Daten wiederherzustellen, können Situationen entstehen, die das Tagesgeschäft behindern oder sogar ernsthaft gefährden.

Unterschiede Backup- und Archivierungslösungen

Backup- und Archivierungslösungen dienen unterschiedlichen Zielen: Backups sind Momentaufnahmen und sind aus taktischen Gründen notwendig, um eine schnelle Wiederherstellbarkeit im Fall von Störungen oder Ausfällen sicherzustellen (Disaster Recovery). Eine Archivierung hingegen wird aus strategischen Gründen eingesetzt, um Daten unverändert über einen langen Zeitraum aufzubewahren, jederzeit verfügbar zu halten und durchsuchen zu können.

Self-Service für Endanwender

Einige E-Mail-Archivierungslösungen von Drittanbietern bieten dem Anwender eine schnelle und effiziente Suche, sowie die einfache Wiederherstellung von E-Mails, wodurch IT-Mitarbeiter entlastet werden können.

Unabhängigkeit von Microsoft

Bei einem Ausfall des Microsoft Office 365-Dienstes steht ohne eine E-Mail-Archivierung eines Drittanbieters kein Zugang zu den eigenen E-Mails zur Verfügung. Mit einer Drittanbieterlösung wird zusätzlich sichergestellt, dass ein Vendor Lock-in vermieden und so viel Flexibilität wie möglich gewährleistet wird.

Gesamtbetriebskosten (TCO)

Die leistungsfähigste Archivierungsoption seitens Microsoft (Exchange Online Archivierung) ist nur in spezifischen Premium-Plänen automatisch enthalten, wodurch die Kosten für eine Drittanbieterlösung geringer sein können.

Sind Sie neugierig auf die ausführlichen Ergebnisse und Erläuterungen des Whitepapers geworden? Dann laden Sie das Whitepaper des Marktforschungsinstituts Osterman Research jetzt herunter!

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Falls Sie mehr darüber erfahren möchten, warum Sie Ihre E-Mails überhaupt schützen sollten, dann informieren Sie sich gerne in unseren weiterführenden Beiträgen:

• Warum es sinnvoll ist, auch bei Verwendung von Microsoft Office 365 weiterhin MailStore Server zu nutzen
• Was ist E-Mail-Archivierung?
• Warum sich IT-Administratoren für E-Mail-Archivierung interessieren sollten
• E-Mail-Archivierung vs. Backup – Die kritischen Unterschiede

*Der Produktname (Microsoft 365/Microsoft Office 365) kann je nach erworbenem Produkt variieren