Wie Sie durch E-Mail-Archivierung typische Microsoft Outlook-Probleme lösen

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E-Mail-Archivierung kann Ihren Mitarbeitern, insbesondere der IT, das Leben auf verschiedene Arten erleichtern. Das zeigt ein Blick auf typische Probleme, die manche Anwender und IT-Admins im Umgang mit Microsoft Outlook haben. Als Beispiel für viele ähnliche Szenarien lassen wir einen IT-Administrator eines unserer Kunden erzählen:

Ein Großteil der Tickets, die ich täglich bearbeite, dreht sich um Outlook-Probleme anderer Abteilungen. Häufig vor kommt zum Beispiel, dass Outlook eingehende Nachrichten nicht synchronisiert oder sich alle paar Minuten selbst neu startet. Dazu bekommt es mein Team bei der Wiederherstellung alter E-Mails häufig mit PST-Dateien zu tun, die fehlerhaft sind oder sich quer verteilt auf den Rechnern der Kollegen befinden. Projekte, die eigentlich wichtiger wären, müssen wir deswegen häufig verschieben, da wir mit diesen Routineaufgaben bereits ausgelastet sind.

Überfüllte Postfächer können die Arbeit mit Microsoft Outlook beeinträchtigen

Solche Schwierigkeiten sind typisch für die Arbeit mit Microsoft Outlook. Zwar handelt es sich per se um einen sehr weit verbreiteten, zuverlässigen und vielseitigen E-Mail-Client. Unabhängig vom dahinterstehenden E-Mail-System (z.B. Microsoft Exchange Server, Microsoft 365, MDaemon Email Server etc.) können sich für Anwender jedoch Einschränkungen ergeben, die das Tagesgeschäft beeinträchtigen. Zum Beispiel:

  • Outlook reagiert langsam oder friert zeitweise ein.
  • Beschädigte PST-Dateien verhindern, dass Outlook ordnungsgemäß startet.
  • Ist der Speicherplatz eines Postfachs ausgereizt (Postfachbegrenzung überschritten), sendet und empfängt Outlook erst dann wieder E-Mails, wenn der Anwender ältere Nachrichten löscht. Hierdurch können Probleme hinsichtlich Compliance, Business Continuity und Informations-Management entstehen.
  • Die Suche nach älteren E-Mails kostet unnötig viel Zeit, weil die Performance von Outlook in die Knie geht.
  • IT-Administratoren müssen auf den Rechnern betroffener Anwender (entweder lokal oder remote) Trouble Shooting betreiben und stoßen dabei häufig auf fehlerhafte und schwer auffindbare PST-Dateien.

Der Grund für diese Probleme ist häufig simpel: Überfüllte Postfächer. Zwar bietet beispielsweise Microsoft als Public Cloud-Anbieter seinen Kunden umfangreiche Mailboxen mit mehreren Gigabyte Speicherplatz (die Angebote von Microsoft 365 umfassen z. B. Postfächer von mindestens 50 Gigabyte – je nach gebuchtem Plan sogar 100 Gigabyte). Allerdings sind es die meisten Benutzer gewohnt, E-Mails über längere Zeit in ihrer Mailbox zu speichern. Der verfügbare Storage reicht daher früher oder später nicht mehr aus. Dies gilt sowohl für Storage, der on-prem von der IT vorgehalten werden muss, als auch für den vermeintlich unbeschränkten Speicherplatz der diversen Public-Cloud-Anbieter.

Sehr große Mengen an E-Mails können zudem schlichtweg die Leistung des Outlook-Clients beeinträchtigen. Dazu sind PST-Dateien dafür bekannt, ab einer gewissen Dateigröße Probleme zu bereiten. Eine beschädigte (korrupte) PST-Datei kann dafür sorgen, dass Outlook sich nicht mehr starten lässt.

Möchten Sie die Outlook-Performance in Ihrem Unternehmen verbessern, sollten Sie die Menge der gespeicherten Daten in den Postfächern reduzieren (Tipp: vor allem Dateianhänge können ein E-Mail-Postfach schnell an seine konfigurierten Grenzen bringen). E-Mails einfach zu löschen, ist jedoch mit Blick auf rechtliche Vorgaben und weitreichende Compliance-Anforderungen keine gute Idee. Stattdessen sollten Sie Ihre E-Mails archivieren.

Dafür stehen Ihnen grundsätzlich zwei Möglichkeiten offen:

  1. Die nativen Archivierungsoptionen, die Microsoft in Outlook bzw. dem Exchange Server bietet. Falls Sie ein E-Mail-System von einem anderen Hersteller nutzen, ist es möglich, dass auch dieser native Archivierungsoptionen anbietet (evtl. gegen zusätzliche Kosten). Ein Beispiel ist Google Vault als Archivierungsoption innerhalb von Google G Suite Google Workspace.
  2. E-Mail-Archivierungs-Lösungen von spezialisierten Drittanbietern.

E-Mail-Archivierung mit Microsoft-Produkten

Microsoft stellt seinen Kunden in Outlook, Exchange Server und Microsoft 365 bzw. Exchange Online verschiedene Archivierungsfunktionen zur Verfügung, die manuell konfiguriert werden müssen:

AutoArchive

Mithilfe von AutoArchive, einer veralteten Funktion in Outlook, können Benutzer Nachrichten in eine PST-Datei verschieben und auf ihrer Festplatte speichern (Datei / Info / Tools / Postfachbereinigung / AutoArchivierung). Allerdings können PST-Dateien einige Probleme mit sich bringen: Sie sind fehleranfällig, schwer zu sichern und erzeugen für IT-Administratoren teils erheblichen Aufwand.

Der Archivierungs-Button

Mithilfe dieser Schaltfläche können Outlook-User E-Mails von ihrem Postfach in einen Archivordner verschieben. Den Ansprüchen an eine professionelle Archivierung wird ein Unternehmen damit jedoch nicht gerecht. Die Funktion dient zwar dem Namen nach der Archivierung, aber sie verschiebt E-Mails nur in einen separaten Ordner, nicht in ein speziell gesichertes, unabhängiges Archiv. Somit reduzieren Anwender nicht das Gesamtvolumen ihrer E-Mails, sondern verteilen diese lediglich in verschiedenen Ordnern.

In-Situ-Archiv

Nutzer von Microsoft Exchange Server on-premises und Microsoft 365 können zu jedem Benutzerpostfach ein persönliches Archiv (In-Situ-Archiv) erstellen bzw. vom IT-Administrator erstellen lassen. Auf diese Weise erreichen sie die höchstmögliche Integration der Archivierungsfunktionalität in Exchange Server und Microsoft Outlook. Gleichzeitig können jedoch hohe Anforderungen an die IT-Infrastruktur entstehen, die häufig insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Die Aufbewahrungsoptionen sind im Vergleich zur Archivierung mit Exchange Online oder Drittanbieterlösungen eingeschränkt. Dazu lassen sich etwaige Compliance-Vorgaben nur schwer erfüllen, da es sich um eine Erweiterung des Postfachspeichers handelt.

Exchange-Online-Archivierung (EOA)

In Microsoft 365 steht Benutzern ein Online-Archiv zur Verfügung, das als separates Postfach in der linken Spalte von Outlook angezeigt wird. Sie können darin ältere E-Mails langfristig speichern und halten dadurch die Größe ihres primären Outlook-Postfachs unter Kontrolle. Die Funktion ist jedoch nur bei spezifischen Microsoft-365-Plänen enthalten und muss ggf. kostenpflichtig hinzugebucht werden.

Die 3-2-1-Regel

Bei genauerer Betrachtung weisen die nativen Archivierungsfunktionen von Microsofts E-Mail-Lösungen Schwächen auf. Das gilt nicht nur für das AutoArchiverungs-Feature und den Archivieren-Button. Die Verwaltung eines In-Situ-Archivs und einer Exchange-Online-Archivierung erfordert für IT-Administratoren beispielsweise in der Regel mehr Einarbeitungszeit, als dies bei Drittanbieter-Lösungen unter Umständen der Fall ist. Außerdem können Probleme in Puncto Datenschutz, Compliance und rechtlicher Sicherheit entstehen, sowie – wenn das Unternehmen an mehreren Standorten in verschiedenen Ländern arbeitet und auf Microsoft 365 setzt– im Umgang mit Themen wie Datenhoheit und Data Residency.

Möchten Sie Ihre E-Mails ausschließlich mit den nativen Funktionen von Microsoft archivieren, sollte Ihnen darüber hinaus bewusst sein, dass Ihr Archiv nicht unabhängig vom E-Mail-System ist. Damit verstoßen Sie gegen die sogenannte 3-2-1-Regel; eine anerkannte Best-Practice-Methode. Diese sieht vor, dass Unternehmen drei Kopien ihrer Daten aufbewahren: zwei davon lokal, eine remote. Eine Beispielkonstellation wäre: Eine Kopie in Outlook bzw. dem E-Mail-Server, eine in lokalen Backup- und Archivierungslösungen und eine in der Cloud bzw. als Offsite-Backup.

Wenn Sie Ihre E-Mails allein mit den Bordmitteln von Outlook archivieren, können Sie der 3-2-1-Regel schwer gerecht werden. Die nativen Funktionen von Microsoft 365 verwenden beispielsweise die Plattform selbst zum Schutz der darauf befindlichen Daten. Kommt es zu einem Ausfall des E-Mail-Servers bzw. Ihrer Microsoft 365-Instanz, stehen Ihnen die Daten bis auf Weiteres nicht zur Verfügung. Werden E-Mails auf der Plattform gelöscht oder beschädigt – ganz gleich ob mutwillig oder aus Versehen – sind die Daten unter Umständen sogar unwiderruflich verloren. Daher empfiehlt das Marktforschungsinstitut Osterman Research, eine unabhängige Software oder einen passenden Managed Service zum Schutz von Microsoft-365-Daten zu verwenden.

Professionelle E-Mail-Archivierung von Spezialanbietern kann die Leistung von Outlook verbessern

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Wenn Sie ein unabhängiges Archiv nutzen, fällt es Ihnen leichter, die 3-2-1-Regel zu befolgen. Diese Flexibilität ist vor allem für Nutzer von Cloud-basierten E-Mail-Services wie Microsoft 365 relevant. Bei einem solch wichtigen Kommunikationskanal sollten Original-Daten, Backups und Archive nicht von der gleichen Plattform abhängen.

Zudem kann Ihr Unternehmen durch den Einsatz einer Drittanbieter-Lösung von weiteren Vorteilen profitieren:

Rechtliche Sicherheit

E-Mail-Archivierung kann Ihnen helfen, rechtliche Vorgaben zu erfüllen. In Deutschland sind Unternehmen beispielsweise dazu verpflichtet, E-Mails (inklusive Dateianhängen) über eine bestimmte Frist hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren (z. B. laut §147 AO oder §257 HGB). E-Mail-Archivierungs-Software kann hierzu einen wichtigen Beitrag leisten und darüber hinaus die Nutzung von E-Mails in Gerichtsprozessen als Beweis erleichtern.

Schutz vor Datenverlust

Löschen Mitarbeiter geschäftskritische E-Mails – egal ob versehentlich oder mit Absicht – führt der Datenverlust an anderer Stelle oft zu Problemen. Mithilfe einer Archivierungs-Lösung für E-Mails können Sie eine Kopie aller bestehenden sowie aller in Zukunft gesendeten und empfangenen Nachrichten speichern – noch vor der eigentlichen Zustellung.

Ihre IT wird entlastet

Den Aufwand und die Kosten, die durch das Management von E-Mails durch Ihre IT entstehen, können Sie mit einer Archivierungslösung verringern. Zum einen muss Ihre IT sich nicht mehr mit der Wiederherstellung einzelner E-Mails aus Backups oder E-Mail-Servern befassen. Zum anderen können Sie Ihre Storage-Anforderungen deutlich reduzieren, wenn Sie E-Mails auslagern. Dazu werden PST-Dateien langfristig überflüssig.

Gesteigerte Produktivität

Die Zugriffsgeschwindigkeit auf in E-Mails gespeicherte Informationen kann durch eine Archivierungslösung deutlich steigen – und damit auch die Produktivität der einzelnen Anwender. Anwender unserer E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server können beispielsweise mithilfe einer Self-Service-Funktion auf das Archiv zugreifen, E-Mails per schneller Volltextsuche finden und diese ohne Hilfe der IT wiederherstellen. Postfachbegrenzungen werden obsolet; dazu kann sich die Performance Ihres Outlook-Clients verbessern, wenn Sie Ihr Postfachkontingent reduzieren.

Die Einführung einer E-Mail-Archivierungs-Software ist im Übrigen nicht zwingend mit einem komplexen Übergangsprozess verbunden. Bei unserer eigenen Software, MailStore Server, können Anwender über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook weiterhin auf ihre E-Mails und die gewohnte Ordnerstruktur zugreifen. Inhalte aus anderen E-Mail-Quellen als Microsoft lassen sich innerhalb desselben Archivs speichern. Dies kann dazu beitragen, die Kosten und die Komplexität für die Aufbewahrung wichtiger Geschäftsaufzeichnungen zu senken.

Das MailStore Outlook Add-in

Dank unseres Outlook Add-ins können Outlook-User problemlos auf ihr E-Mail-Archiv in MailStore Server zugreifen. Je nach Konfiguration von MailStore Server ist dies auch via Web Access, den integrierten IMAP-Server sowie den MailStore Client möglich. Die aktuelle Version des Add-ins steht auf unserer Website zum Download bereit. Wie Sie es installieren und nutzen, erfahren Sie in unserer Online-Hilfe sowie in unserem Blog-Artikel zu dem Thema.

Fazit

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Wenn Sie die Performance von Microsoft Outlook verbessern möchten, sollten Sie die Datenmengen in den Postfächern Ihrer Mitarbeiter reduzieren. E-Mails einfach zu löschen, kann aufgrund geltender Gesetze und Compliance-Vorgaben unter Umständen ein Risiko darstellen und zu ernsthaften Problemen führen. Sinnvoller ist es, E-Mails in einem separaten Archiv dauerhaft zu speichern.

Die nativen Bordmittel von Microsoft in den Produkten Outlook, Exchange Server und Microsoft 365 bzw. Exchange Online können sich für diese Aufgabe je nach Anforderungen und Unternehmensprozessen als nicht ausreichend herausstellen – neben den bereits angesprochenen Limitierungen. Wir empfehlen daher zu prüfen, ob der Einsatz einer unabhängigen E-Mail-Archivierung eines spezialisierten Anbieters eine passgenauere und leistungsfähigere Option für Ihr Unternehmen darstellt.

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