Die Lösung für typische Outlook Probleme

Microsoft Outlook ist einer der beliebtesten E-Mail-Clients weltweit und wird häufig in Unternehmen eingesetzt. Doch die jährlich steigende Menge versendeter und empfangener E-Mails stellt Nutzer und Administratoren zunehmend vor Herausforderungen und typische Outlook Probleme, wie zum Beispiel überfüllte Postfächer oder langsame Reaktionszeiten des E-Mail-Clients.

In unserem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie diese  typischen Outlook Probleme einfach bewältigen können und warum es wichtig ist, sich diesen Problemen zu stellen.

Übersicht: Typische Outlook Probleme

Die Probleme, die bei der Nutzung von Outlook auftreten können, sind vielfältig und führen zu Beeinträchtigungen bei der Nutzung des E-Mail-Clients, unabhängig vom dahinterstehenden E-Mail-System (z.B. Microsoft Exchange Server, Microsoft 365, MDaemon Email Server etc.). Folgende Einschränkungen können auftreten:

• Outlook reagiert langsam oder friert zeitweise ein.
• Beschädigte PST-Dateien verhindern, dass Outlook ordnungsgemäß startet.
• Ist der Speicherplatz eines Postfachs ausgereizt (Postfachbegrenzung überschritten), sendet und empfängt Outlook erst dann wieder E-Mails, wenn der Anwender ältere Nachrichten löscht. Hierdurch können Probleme hinsichtlich Compliance, Business Continuity und Informationsmanagement entstehen.
• Die Suche nach älteren E-Mails kostet unnötig viel Zeit, weil die Performance von Outlook in die Knie geht.
• IT-Administratoren müssen auf den Rechnern betroffener Anwender (entweder lokal oder remote) Trouble Shooting betreiben und stoßen dabei häufig auf fehlerhafte und schwer auffindbare PST-Dateien.

Beispielhaft berichtet ein IT-Administrator eines unserer Kunden folgendes hinsichtlich der Probleme, die Outlook verursacht:

Solche Schwierigkeiten sind typisch für die Arbeit mit Microsoft Outlook, auch wenn es sich per se um einen sehr weit verbreiteten, zuverlässigen und vielseitigen E-Mail-Client handelt.

Welche Ursache führt zu Outlook-Problemen?

Der Grund für diese Probleme ist häufig simpel: Überfüllte Postfächer. Zwar bietet beispielsweise Microsoft als Public Cloud-Anbieter seinen Kunden umfangreiche Mailboxen mit mehreren Gigabyte Speicherplatz (die Angebote von Microsoft 365 umfassen z. B. Postfächer von mindestens 50 Gigabyte – je nach gebuchtem Plan sogar 100 Gigabyte). Allerdings sind es die meisten Benutzer gewohnt, E-Mails über längere Zeit in ihrer Mailbox zu speichern. Der verfügbare Speicher reicht daher früher oder später nicht mehr aus. Dies gilt sowohl für Storage, der on-prem von der IT vorgehalten werden muss, als auch für den vermeintlich unbeschränkten Speicherplatz der diversen Public-Cloud-Anbieter.

Sehr große Mengen an E-Mails können zudem schlichtweg die Leistung des Outlook-Clients beeinträchtigen. Dazu sind PST-Dateien dafür bekannt, ab einer gewissen Dateigröße Probleme zu bereiten. Eine beschädigte (korrupte) PST-Datei kann dafür sorgen, dass Outlook sich nicht mehr starten lässt.

Wie kann ich Outlook-Probleme lösen?

Möchten Sie die Outlook-Performance in Ihrem Unternehmen verbessern, sollten Sie die Menge der gespeicherten Daten in den Postfächern reduzieren (Tipp: vor allem Dateianhänge können ein E-Mail-Postfach schnell an seine konfigurierten Grenzen bringen). E-Mails einfach zu löschen, ist jedoch mit Blick auf rechtliche Vorgaben und weitreichende Compliance-Anforderungen keine gute Idee. Stattdessen sollten Sie Ihre E-Mails archivieren.

Dafür stehen Ihnen grundsätzlich zwei Möglichkeiten offen:

1. Die nativen Archivierungsoptionen, die Microsoft in Outlook bzw. dem Exchange Server und Exchange Online bietet. Falls Sie ein E-Mail-System von einem anderen Hersteller nutzen, ist es möglich, dass auch dieser native Archivierungsoptionen anbietet (evtl. gegen zusätzliche Kosten). Ein Beispiel ist Google Vault als Archivierungsoption innerhalb von Google Workspace (ehemals Google G Suite).
2. E-Mail-Archivierungslösungen von spezialisierten Drittanbietern.

Welche Möglichkeiten bietet Microsoft für die E-Mail-Archivierung?

Microsoft stellt seinen Kunden in Outlook, Exchange Server und Microsoft 365 bzw. Exchange Online verschiedene Archivierungsfunktionen zur Verfügung, die manuell konfiguriert werden müssen:

PST-Archivierung

Nutzer können E-Mails in PST-Dateien verschieben und diese lokal auf dem eigenen Rechner oder in der Cloud ablegen. Allerdings können PST-Dateien einige Probleme mit sich bringen: Sie sind fehleranfällig, schwer zu sichern und erzeugen für IT-Administratoren teils erheblichen Aufwand.

Der Archivieren-Button

Mithilfe dieser Schaltfläche können Outlook-User E-Mails von ihrem Postfach in einen Archivordner verschieben. Den Ansprüchen an eine professionelle Archivierung wird ein Unternehmen damit jedoch nicht gerecht. Die Funktion dient zwar dem Namen nach der Archivierung, aber sie verschiebt E-Mails nur in einen separaten Ordner, nicht in ein speziell gesichertes, unabhängiges Archiv. Somit reduzieren Anwender nicht das Gesamtvolumen ihrer E-Mails, sondern verteilen diese lediglich in verschiedenen Ordnern.

Archivpostfach ohne Exchange Online Archivierung

Das Archivpostfach in Microsoft 365 ist ein separates Postfach mit eigenem Speicherplatz, in das E-Mails verschoben werden können. In Microsoft Exchange Server on premises steht den Nutzern ein ähnliches Feature zur Verfügung. Dieses Archivpostfach muss von einem Administrator eingerichtet werden. Es können jedoch hohe Anforderungen an die IT-Infrastruktur entstehen, die häufig insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Die Aufbewahrungsoptionen sind im Vergleich zur Archivierung mit Exchange Online oder Drittanbieterlösungen eingeschränkt. Dazu lassen sich etwaige Compliance-Vorgaben nur schwer erfüllen, da es sich um eine Erweiterung des Postfachspeichers handelt.

Archivpostfach mit Exchange Online Archivierung

In Microsoft 365 steht Benutzern ein Online-Archiv zur Verfügung, das als separates Postfach in der linken Spalte von Outlook angezeigt wird und für das Administratoren Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien definieren können. Sie können darin ältere E-Mails langfristig speichern und halten dadurch die Größe ihres primären Outlook-Postfachs unter Kontrolle. Die Funktion ist jedoch nur bei spezifischen Microsoft 365-Plänen enthalten und muss ggf. kostenpflichtig hinzugebucht werden.

Warum reichen die nativen Archivierungsfunktionen von Microsoft nicht aus?

Bei genauerer Betrachtung weisen die nativen Archivierungsfunktionen von Microsofts E-Mail-Lösungen Schwächen auf. Das gilt nicht nur für die Nutzung von PST-Dateien und den Archivieren-Button. Die Verwaltung eines Archivpostfachs (mit oder ohne Exchange Online Archivierung) erfordert für IT-Administratoren in der Regel mehr Einarbeitungszeit, als dies bei Drittanbieterlösungen unter Umständen der Fall ist.

Außerdem können Probleme in Puncto Datenschutz, Compliance und rechtlicher Sicherheit entstehen, sowie – wenn das Unternehmen an mehreren Standorten in verschiedenen Ländern arbeitet und auf Microsoft 365 setzt – im Umgang mit Themen wie Datenhoheit und Data Residency.

Möchten Sie Ihre E-Mails ausschließlich mit den nativen Funktionen von Microsoft archivieren, sollte Ihnen darüber hinaus bewusst sein, dass Ihr Archiv nicht unabhängig vom E-Mail-System ist. Damit verstoßen Sie gegen die sogenannte „3-2-1-Regel“; eine anerkannte Best-Practice-Methode. Diese sieht vor, dass Unternehmen drei Kopien ihrer Daten aufbewahren: zwei davon lokal, eine remote. Eine Beispielkonstellation wäre: Eine Kopie in Outlook bzw. dem E-Mail-Server, eine in lokalen Backup- und Archivierungslösungen und eine in der Cloud bzw. als Offsite-Backup.

Wenn Sie Ihre E-Mails allein mit den Bordmitteln von Outlook archivieren, können Sie der 3-2-1-Regel schwer gerecht werden. Die nativen Funktionen von Microsoft 365 verwenden beispielsweise die Plattform selbst zum Schutz der darauf befindlichen Daten. Kommt es zu einem Ausfall des E-Mail-Servers bzw. Ihrer Microsoft 365-Instanz, stehen Ihnen die Daten bis auf Weiteres nicht zur Verfügung. Werden E-Mails auf der Plattform gelöscht oder beschädigt – ganz gleich ob mutwillig oder aus Versehen – sind die Daten unter Umständen sogar unwiderruflich verloren. Daher empfiehlt das Marktforschungsinstitut Osterman Research, eine unabhängige Software oder einen passenden Managed Service zum Schutz von Microsoft 365-Daten zu verwenden.

Welche Vorteile bietet eine professionelle E-Mail-Archivierung für Outlook-Nutzer?

Eine professionelle E-Mail-Archivierung von Spezialanbietern kann die Leistung von Outlook verbessern. Wenn Sie ein unabhängiges Archiv nutzen, fällt es Ihnen leichter, die 3-2-1-Regel zu befolgen. Diese Flexibilität ist vor allem für Nutzer von Cloud-basierten E-Mail-Services wie Microsoft 365 relevant. Bei einem solch wichtigen Kommunikationskanal sollten Originaldaten, Backups und Archive nicht von der gleichen Plattform abhängen.

Zudem kann Ihr Unternehmen durch den Einsatz einer Drittanbieterlösung von weiteren Vorteilen profitieren:

Rechtliche Sicherheit

E-Mail-Archivierung kann Ihnen helfen, rechtliche Vorgaben zu erfüllen. In Deutschland sind Unternehmen beispielsweise dazu verpflichtet, E-Mails (inklusive Dateianhängen) über eine bestimmte Frist hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren (z. B. laut §147 AO oder §257 HGB). E-Mail-Archivierungssoftware kann hierzu einen wichtigen Beitrag leisten und darüber hinaus die Nutzung von E-Mails in Gerichtsprozessen als Beweis erleichtern.

Schutz vor Datenverlust

Löschen Mitarbeiter geschäftskritische E-Mails – egal ob versehentlich oder mit Absicht – führt der Datenverlust an anderer Stelle oft zu Problemen. Mithilfe einer Archivierungslösung für E-Mails können Sie eine Kopie aller bestehenden sowie aller in Zukunft gesendeten und empfangenen Nachrichten speichern – noch vor der eigentlichen Zustellung.

Ihre IT wird entlastet

Den Aufwand und die Kosten, die durch das Management von E-Mails durch Ihre IT entstehen, können Sie mit einer Archivierungslösung verringern. Zum einen muss Ihre IT sich nicht mehr mit der Wiederherstellung einzelner E-Mails aus Backups oder E-Mail-Servern befassen. Zum anderen können Sie Ihre Storage-Anforderungen deutlich reduzieren, wenn Sie E-Mails auslagern. Dazu werden PST-Dateien langfristig überflüssig.

Gesteigerte Produktivität

Die Zugriffsgeschwindigkeit auf in E-Mails gespeicherte Informationen kann durch eine Archivierungslösung deutlich steigen – und damit auch die Produktivität der einzelnen Anwender. Anwender unserer E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server können beispielsweise mithilfe einer Self-Service-Funktion auf das Archiv zugreifen, E-Mails per schneller Volltextsuche finden und diese ohne Hilfe der IT wiederherstellen. Postfachbegrenzungen werden obsolet; dazu kann sich die Performance Ihres Outlook-Clients verbessern, wenn Sie Ihr Postfachkontingent reduzieren.

Die Einführung einer E-Mail-Archivierungssoftware ist im Übrigen nicht zwingend mit einem komplexen Übergangsprozess verbunden. Bei unserer eigenen Software, MailStore Server, können Anwender über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook weiterhin auf ihre E-Mails und die gewohnte Ordnerstruktur zugreifen. Inhalte aus anderen E-Mail-Quellen als Microsoft lassen sich innerhalb desselben Archivs speichern. Dies kann dazu beitragen, die Kosten und die Komplexität für die Aufbewahrung wichtiger Geschäftsaufzeichnungen zu senken.

Fazit

Wenn Sie die Performance von Microsoft Outlook verbessern möchten, sollten Sie die Datenmengen in den Postfächern Ihrer Mitarbeiter reduzieren. E-Mails einfach zu löschen, kann aufgrund geltender Gesetze und Compliance-Vorgaben unter Umständen ein Risiko darstellen und zu ernsthaften Problemen führen. Sinnvoller ist es, E-Mails in einem separaten Archiv dauerhaft zu speichern.

Die nativen Bordmittel von Microsoft in den Produkten Outlook, Exchange Server und Microsoft 365 bzw. Exchange Online können sich für diese Aufgabe je nach Anforderungen und Unternehmensprozessen als nicht ausreichend herausstellen – neben den bereits angesprochenen Limitierungen. Wir empfehlen daher zu prüfen, ob der Einsatz einer unabhängigen E-Mail-Archivierung eines spezialisierten Anbieters eine passgenauere und leistungsfähigere Option für Ihr Unternehmen darstellt.

Sind Ihnen diese Herausforderungen bereits bekannt? Suchen Sie schon nach einer geeigneten Lösung? Oder möchten Sie frühzeitig handeln, um diese Probleme in Zukunft vermeiden zu können? Dann testen Sie kostenlos und unverbindlich 30 Tage lang unsere Archivierungslösung MailStore Server.

FAQ

Was versteht man unter der Outlook Funktion AutoArchivieren?

AutoArchivieren ist eine Funktion in Outlook, mit der E-Mails automatisch in PST-Dateien verschoben und auf der Festplatte gespeichert werden können.

Welche Funktion erfüllt der Archivieren-Button in Outlook?

Mithilfe des Archivieren-Button können Outlook-User E-Mails aus ihrem Postfach in einen separaten Archivordner innerhalb des Postfachs verschieben.

Was versteht man unter dem Exchange Online-Archiv (EOA)?

In spezifischen Microsoft 365-Plänen steht Benutzern ein Online-Archiv als separates Postfach in Outlook zur Verfügung, um ältere E-Mails langfristig zu speichern und die Größe des primären Outlook-Postfachs unter Kontrolle zu halten.

Was versteht man unter der 3-2-1 Regel?

Die 3-2-1 Regel besagt, dass man für eine zuverlässige Datensicherung idealerweise drei Kopien seiner Dateien aufbewahren sollte, dafür zwei unterschiedliche Speichermedien nutzt und eine der Kopien unabhängig vom primären System aufbewahrt.

Weitere nützliche Informationen

• E-Mail-Archivierung: Die Übersicht für IT-Entscheider
• PST-Dateien richtig handhaben
• E-Mail-Archivierung vs. Backup: Die kritischen Unterschiede
• 5 Irrtümer über die Pflicht E-Mail-Archivierung
• E-Mail-Management: Compliance und E-Mails – Was ist zu beachten?
• E-Mail Governance: So werden Archivierung und Datenschutz nicht zum Widerspruch