3 Gründe, warum Sie Ihre E-Mail-Archivierungsoptionen für Microsoft Exchange Server sorgfältig prüfen sollten
Ob Sie nun gar keine Archivierung durchführen oder einfach die in Microsoft Exchange Server (on-premises) integrierten Optionen nutzen, Ihre Archivierungsentscheidung könnte dem Unternehmen möglicherweise mehr schaden als nutzen.
Die Archivierung von E-Mails innerhalb von Microsoft Exchange Server ist eine facettenreiche Angelegenheit. Viele sehen das Archiv als eine Art Backup für ältere E-Mails (was es in gewisser Weise auch sein kann, aber das ist nicht sein eigentlicher Zweck), während andere es als Mittel zum Auslagern nicht benötigter E-Mails verwenden, um die Speicherlast von Microsoft Exchange im Laufe der Zeit zu verringern.
In Wirklichkeit ist das Archiv jedoch viel mehr. Das Archiv dient als historisches Verzeichnis der gesamten E-Mail-Korrespondenz. Es spielt eine Rolle bei Rechtsstreitigkeiten, beim Nachweis der Einhaltung von Vorschriften, beim Auffinden früherer Korrespondenz oder einfach bei der Suche nach einer vergessenen E-Mail-Adresse von jemandem, mit dem man früher kommuniziert hat.
Das Archiv hat das Potenzial, in vielen Bereiche des Unternehmens eingesetzt zu werden und von großem Nutzen zu sein. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihre momentane Archivierungsmethode die richtige ist. Auch wenn Sie Ihre aktuelle Methode für die richtige halten, gibt es drei Gründe, warum Sie Ihre E-Mail-Archivierungsoptionen dennoch überdenken sollten.
Grund 1 – Sie erfüllen möglicherweise nicht die geschäftlichen Anforderungen
Oftmals beginnen IT-Mitarbeiter zuerst mit der Technologie und schließen von der Technologie auf die geschäftlichen Anforderungen. Da die E-Mail-Archivierung finanzielle, rechtliche und technische Implikationen hat, ist es jedoch dringend erforderlich, dass Sie zunächst verstehen, was das Unternehmen von der Archivierung erwartet … und erst dann nach der besten Implementierung suchen. Die Rechtsabteilung möchte beispielsweise, dass die von bestimmten Rollen innerhalb des Unternehmens gesendeten und empfangenen E-Mails für, sagen wir zum Beispiel, sieben Jahre aufbewahrt werden, während die Finanzabteilung die Speicherkosten niedrig halten und jegliche Aufbewahrung minimieren will; die Personalabteilung wiederum möchte E-Mails zwischen zwei bestimmten Personen für eine gewisse Zeit aufbewahrt haben, falls es zu einem Rechtsstreit kommt.
Sehen Sie? Es gibt viele verschiedene Bedürfnisse – und es ist möglich, allen Anforderungen gerecht zu werden; Sie müssen nur mit den geschäftlichen Anforderungen beginnen und dann prüfen, ob Ihre derzeitige Archivierungsmethode diese Anforderungen erfüllt, und wenn nicht, welche Lösung es tut.
Grund 2 – Nicht alle Archivierungen sind gleich
Es gibt kein magisches Kontrollkästchen „Diese Mailbox archivieren“, und plötzlich werden alle richtigen E-Mails archiviert. Dem am nächsten kommt das Journaling innerhalb von Exchange, bei dem eine Kopie von jeder E-Mail gespeichert wird. Während dies eine sehr umfassende Art der Archivierung darstellt, kann diese Methode des Guten zu viel sein (sowohl aus der Speicher- als auch aus der Suchperspektive), so dass selbst diese Option wenig praktikabel ist. Neben der Frage, was archiviert wird, gibt es auch Bedenken, wer auf das Archiv zugreifen kann, ob es sich um ein schreibgeschütztes Archiv handelt, wie sicher es ist, ob es verfügbar ist, wenn Exchange ausfällt, und vieles mehr.
Es ist daher essentiell, die wichtigen Kriterien und Erwartungen, die Ihr Unternehmen an eine Archivierungslösung hat, aufzulisten und zu bestimmen, wie jede Ihrer Archivierungsoptionen diese Anforderungen erfüllt.
Grund 3 – Sie können die Anforderungen an die Rechtssicherheit nicht erfüllen
Das Thema Rechtssicherheit haben wir für den Schluss aufgehoben, da Compliance-Vorschriften das Thema Archivierung immer komplexer machen. Während manche E-Mails nur wenige Monate aufbewahrt werden sollen (z.B. Bewerbungen), sollen andere E-Mails beispielsweise für 7 Jahre aufbewahrt werden. Sicher, die bereits erwähnte Journaling-Option kann hilfreich sein, um E-Mails möglich lange aufzubewahren, aber diese Methode hat einen hohen Preis was Speicherplatz und Produktivität angeht. Zudem können keine granularen Aufbewahrungsrichtlinien eingehalten werden. Es ist wichtig, die E-Mail-Archivierung so zu implementieren, dass sie den spezifischen Anforderungen entspricht; angesichts von Gesetzen, die auch saftige Geldstrafen vorsehen können (z.B. die EU-DSGVO), muss das Unternehmen die Archivierung richtig angehen.
Sind Sie bereit, Ihre Optionen zu prüfen?
Ein E-Mail-Archiv ist ein wichtiger Teil Ihrer Messaging-Umgebung und nicht nur eine Kopie alter E-Mails. Wenn Sie die Bedeutung, die ein gutes Archiv spielt, verstanden haben, erkennen Sie wie wichtig es ist, genau zu prüfen, ob die nativen Optionen von Microsoft Exchange Ihren Anforderungen entsprechen oder nicht. Ihre nächsten Schritte sollten darin bestehen, zu bestimmen, welche geschäftlichen Faktoren Ihre Archivierungsanforderungen beeinflussen, und auf dieser Basis Ihre Archivierungsoptionen zu bewerten – unabhängig davon, ob diese in Exchange selbst liegen oder von Drittanbietern stammen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, welche Archivierungsoptionen Sie haben und wie diese zusammenpassen, lesen Sie das Whitepaper Microsoft Exchange Server – Archivierungsoptionen im Vergleich.
Sind Sie ein Kunde von Microsoft 365, oder erwägen Sie, in Zukunft zu Microsoft 365 zu wechseln? Dann könnte Sie das Whitepaper „Die Vorteile unabhängiger E-Mail-Archivierungslösungen für Nutzer von Microsoft 365“ von Osterman Research interessieren.
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