Tech Tipps: Tipps zur Verwendung des Outlook-Add-ins

In unserer Blog-Serie Tech Tipps möchten wir unsere Expertise mit allen Interessenten, Kunden und Partnern teilen, damit jeder MailStore Server optimal für sich nutzen kann. Die Tech Tipps geben Ihnen die Möglichkeit sich über die entsprechenden Themen als Blogbeitrag oder in unserem Video zu informieren. In diesem Tech Tipp möchten wir Ihnen wertvolle Tipps zur Verwendung des MailStore Outlook Add-ins geben.

Verwenden Sie schon das MailStore Outlook Add-in? Das MailStore Outlook Add-in ist die beliebteste Methode, mit der MailStore Server-Anwender auf ihr E-Mail-Archiv zugreifen.

Mit Hilfe des MailStore Outlook Add-ins haben Sie verschiedene Möglichkeiten Ihr E-Mail-Archiv einfach und übersichtlich zu durchsuchen. Dazu zählen:

Beispiel einer Ordnerstruktur im MailStore Outlook Add-in
Archivordnerstruktur
  • Die Schnellsuche – Diese eignet sich besonders für einfache Suchabfragen.
  • Die erweiterte Suche – Diese eignet sich für komplexe Suchvorgänge. Mit dieser Suche haben Sie die Möglichkeit zusätzliche Auswahl- und Filteroptionen auszuwählen, wie beispielsweise das Datum oder die E-Mail-Größe.
  • Die Archivordnerstruktur – Hier können Sie sich die archivierten Ordner anzeigen lassen und das E-Mail-Archiv in Ihrer vertrauten Ordner-Ansicht durchsuchen.

Darüber hinaus gibt es noch zwei weitere Möglichkeiten auf Ihr E-Mail Archiv zuzugreifen. Diese helfen Ihnen, gerade die regelmäßigen Zugriffe, noch schneller und einfacher zu gestalten.

Zum einen können Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff durch Einträge der Registerkarte MailStore erweitern. Wenn Sie diesen Schnellzugriff einmalig eingerichtet haben, müssen Sie das Archiv nun nicht mehr über das MailStore-Menüband in Microsoft Outlook aufrufen. So können Sie in Ihrer Benutzeroberfläche z.B. eine zusätzliche Möglichkeit schaffen um die Schnellsuche ohne Umwege und mit nur einem Klick zu nutzen. In unserem Video zeigen wir Ihnen die Schritt-für-Schritt-Anleitung der Einrichtung am Beispiel von Microsoft Outlook 2019.

Ansicht des Schnellzugriffs im Microsoft Outlook Add-in
Schnellzugriff in Microsoft Outlook

Darüber hinaus können Sie als zweite Möglichkeit häufig gestellte Suchen speichern. Diese gespeicherte Suche können Sie auch über den Web Access ausführen. Zudem erscheint diese auch unter Gespeicherte Suchabfragen im Bereich der Archivordner. Ein Klick auf den Ordner reicht aus, um die Suche automatisch zu starten. Bei regelmäßigen Suchabfragen ersparen Sie sich hierdurch viel Zeit, da Sie die Suchkriterien nicht erneut eingeben müssen. Falls Sie die gespeicherte Suchabfrage ändern möchten, können Sie dies unter Erweiterte Suche – Öffnen. In unserem Video können Sie auch die Einrichtung dieser Suche in detaillierten Schritten verfolgen.

Sind Sie neugierig geworden und möchten das Microsoft Outlook Add-in installieren? Dann können Sie dieses hier herunterladen.

Schauen Sie sich auch gerne unsere weiteren Tech Tipps zu den folgenden Themen an:

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