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Tech Tipps: Tipps zur Verwendung des Outlook Add-ins

In unserer Blog-Serie Tech Tipps möchten wir unsere Expertise mit allen Interessenten, Kunden und Partnern teilen, damit jeder MailStore Server optimal für sich nutzen kann. Die Tech Tipps geben Ihnen die Möglichkeit sich über die entsprechenden Themen als Blogbeitrag oder in unserem Video zu informieren. In diesem Tech Tipp möchten wir Ihnen wertvolle Tipps zur Verwendung des MailStore Outlook Add-ins geben.

Verwenden Sie schon das MailStore Outlook Add-in? Das MailStore Outlook Add-in ist die beliebteste Methode, mit der MailStore Server-Anwender auf ihr E-Mail-Archiv zugreifen.

Mit Hilfe des MailStore Outlook Add-ins haben Sie verschiedene Möglichkeiten Ihr E-Mail-Archiv einfach und übersichtlich zu durchsuchen. Dazu zählen:

Beispiel einer Ordnerstruktur im MailStore Outlook Add-in
Archivordnerstruktur
  • Die Schnellsuche – Diese eignet sich besonders für einfache Suchabfragen.
  • Die erweiterte Suche – Diese eignet sich für komplexe Suchvorgänge. Mit dieser Suche haben Sie die Möglichkeit zusätzliche Auswahl- und Filteroptionen auszuwählen, wie beispielsweise das Datum oder die E-Mail-Größe.
  • Die Archivordnerstruktur – Hier können Sie sich die archivierten Ordner anzeigen lassen und das E-Mail-Archiv in Ihrer vertrauten Ordner-Ansicht durchsuchen.

Darüber hinaus gibt es noch zwei weitere Möglichkeiten auf Ihr E-Mail Archiv zuzugreifen. Diese helfen Ihnen, gerade die regelmäßigen Zugriffe, noch schneller und einfacher zu gestalten.

Zum einen können Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff durch Einträge der Registerkarte MailStore erweitern. Wenn Sie diesen Schnellzugriff einmalig eingerichtet haben, müssen Sie das Archiv nun nicht mehr über das MailStore-Menüband in Microsoft Outlook aufrufen. So können Sie in Ihrer Benutzeroberfläche z.B. eine zusätzliche Möglichkeit schaffen um die Schnellsuche ohne Umwege und mit nur einem Klick zu nutzen. In unserem Video zeigen wir Ihnen die Schritt-für-Schritt-Anleitung der Einrichtung am Beispiel von Microsoft Outlook 2019.

Ansicht des Schnellzugriffs im Microsoft Outlook Add-in
Schnellzugriff in Microsoft Outlook

Darüber hinaus können Sie als zweite Möglichkeit häufig gestellte Suchen speichern. Diese gespeicherte Suche können Sie auch über den Web Access ausführen. Zudem erscheint diese auch unter Gespeicherte Suchabfragen im Bereich der Archivordner. Ein Klick auf den Ordner reicht aus, um die Suche automatisch zu starten. Bei regelmäßigen Suchabfragen ersparen Sie sich hierdurch viel Zeit, da Sie die Suchkriterien nicht erneut eingeben müssen. Falls Sie die gespeicherte Suchabfrage ändern möchten, können Sie dies unter Erweiterte Suche – Öffnen. In unserem Video können Sie auch die Einrichtung dieser Suche in detaillierten Schritten verfolgen.

Sind Sie neugierig geworden und möchten das Microsoft Outlook Add-in installieren? Dann können Sie dieses hier herunterladen.



Joachim Fuchs
07.01.2020, 14:35

Das Outlook-Plugin funktioniert wirklich gut.

Jedoch wird bei uns in der Firma immer mehr das Thema „Zugriff mit dem Smartphone“ relevant.

Ich weiß, dass man im Prinzip über den Mailstore-IMAP-Server das ganze abfragen kann, jedoch hat dies einen entscheidenden Nachteil: Es gibt keine E-Mail-App für Smartphones, in welcher man keine Postausgangsserver eintragen muss. Aus Sicherheitsgründen habe wir bei unserem Exchange-Server IMAP deaktiviert!

Ich plädiere für eine APP von Mailstore!!

Viele Grüße
Joachim Fuchs

Wilm Tennagel
07.01.2020, 15:32

Hallo Herr Fuchs,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir nehmen technische Anregungen und das Feedback unserer geschätzten Kunden und Nutzer von MailStore Software sehr ernst. Ich muss Ihnen an dieser Stelle leider sagen, dass eine App aktuell nicht geplant ist. Sollten bei der Verwendung unseres responsiven Web Access´ Probleme auftreten, wenden Sie sich bitte an Ihren Fachhandelspartner bzw. Systemhaus oder direkt an das Support-Team unseres Partners Ebertlang – dort kann man Ihnen sicherlich helfen. Herzliche Grüße aus Viersen

Roland Zmija
11.01.2024, 13:12

Hallo,
es ist ja seit einiger Zeit bekannt, dass Microsoft künftig im Outlook VSTO entfernen wird und statt dessen auf sog. „Web Add-Ins“ setzt.
Wird es von Mailstore absehbar auch ein entsprechendes Add-In geben?
https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/1282120/long-term-vsto-addins-support-roadmap-for-ms-outlo

Grüße und noch ein gutes neues Jahr.

Philipp Inger
12.01.2024, 10:22

Vielen Dank für Ihre Anfrage.
Wenn ich das richtig in dem zur Verfügung gestellten Link von Microsoft lese, gibt es noch keinen konkreten Termin für die Abschaltung. Die bisherigen Outlook Versionen unterstützen also noch die bisherige Add-In Technologie insofern, nicht auf „New Outlook“ umgestellt wird. Die kommende Outlook-Version ist derzeit noch nicht offiziell als Release-Version verfügbar (Derzeit nur als Preview/Beta-Version). MailStore unterstützt diese Version derzeit nicht.
Leider handelt es sich hierbei für uns nicht um eine geringfügige Anpassung, sondern um eine komplette Überarbeitung des Add-Ins für MailStore, um mit zukünftigen Outlook-Versionen kompatibel zu sein. Dieses neue Outlook-Add-in steht schon seit einiger Zeit auf unserer Roadmap und soll in einen der nächsten Versionen implementiert werden. Neben diesem Outlook-Add-In gibt es noch einige weitere neue MailStore-Entwicklungen, die Sie als Kunde hoffentlich begrüßen werden. Wir arbeiten mit Hochdruck an diesen Neuerungen und ich möchte Sie daher um Geduld bitten.
Viele Grüße, Ihr MailStore Team

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