Warum sich IT-Administratoren für E-Mail-Archivierung interessieren sollten

Admins sollten über E-Mail-Archivierung nachdenkenEine E-Mail-Archivierungslösung bietet viele Vorteile für Unternehmen. Nicht nur Geschäftsführer und Endanwender profitieren von einer solchen Lösung, sondern selbstverständlich auch IT-Administratoren. Welche konkreten Vorteile bietet eine E-Mail-Archivierungslösung für IT-Administratoren?

Szenario: Korrupte, zu große und verstreute PST-Dateien sind der Albtraum eines IT-Administrators

Mit Sicherheit kennen Sie die Schwierigkeiten, die mit lokalen PST-Dateien verbunden sind. PST-Dateien erzeugen einen kontinuierlichen und hohen Arbeitsaufwand für den IT-Administrator. Dieses Dateiformat ist fehleranfällig und dadurch durchaus risikobehaftet. Zusätzlich führt die lokale Speicherung von PST-Dateien auf dem Endgerät der Nutzer zu einer schlechten Auffindbarkeit der Dateien. Unter Umständen kann diese auch zu einem Verlust der Daten und zu rechtlichen Konsequenzen führen. Auch wenn sich die Rechtslage in Bezug auf die Aufbewahrungsfrist von E-Mails international unterscheiden kann, unterliegen die meisten Unternehmen weltweit verschiedenen rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und zum Handling von E-Mails. In Deutschland, aber auch in Österreich und der Schweiz gibt es beispielsweise konkrete Anforderungen an Unternehmen bezüglich der Aufbewahrungspflichten von E-Mails. Da PST-Dateien in den meisten Fällen nicht unter der Kontrolle des IT-Administrators liegen, ist dieses Dateiformat nicht dazu geeignet geltende Anforderungen umzusetzen.

Vorteile einer E-Mail-Archivierung für den IT-Administrator

Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung kann helfen, die im obigen Szenario angesprochenen Probleme zu lösen. Die zentrale Archivierung der PST-Dateien im E-Mail-Archiv und die damit verbundene schnelle Suche für den Endanwender, unterstützen den IT-Administrator im Arbeitsalltag. Dadurch erhält er die Möglichkeit seine Arbeitszeit besser einzuteilen und sich mit anderen Themen zu beschäftigen als beispielsweise E-Mails aus Backups manuell wiederherzustellen. Darüber hinaus bietet eine E-Mail-Archivierung die folgenden Vorteile:

Workload des E-Mail-Servers verringern

Bereits nach der vollständigen Archivierung können die E-Mails vom E-Mail-Server gelöscht werden. Dies hat zur Folge, dass auf dem E-Mail-Server deutlich weniger Speicherplatz benötigt wird und dieser merklich schneller arbeiten kann. Auch die Backup-Geschwindigkeit kann auf diese Weise erhöht werden, da der Storage immer schlank gehalten wird. Dies erspart dem IT-Administrator sowohl Wartungszeiten als auch Storage-Kosten.

E-Mail-Restore-Prozesse für Nutzer vereinfachen

Anwender können E-Mails aus dem Archiv heraus in ihr Postfach selbstständig wiederherstellen und benötigen keine zusätzliche Unterstützung des IT-Administrators. So werden auch keine PST-Dateien mehr für die Sicherung von E-Mails benötigt. Der Umgang und die Speicherung der unternehmenswichtigen E-Mails kann für den IT-Administrator so deutlich erleichtert werden.

Postfachbegrenzungen abschaffen

Durch die Archivierung wird das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server konstant niedrig gehalten, dadurch werden Postfachbegrenzungen überflüssig. Der IT-Administrator muss nun nicht mehr Sorge dafür tragen, dass genug Speicherplatz zur Verfügung steht.
Angenehmer Nebeneffekt: Nutzer fragen wahrscheinlich deutlich seltener nach lokalen PST-Dateien bedingt durch ein volles Postfach.

Ein vollständiges E-Mail-Archiv durch Journaling sicherstellen

Journaling bietet die Möglichkeit, jeglichen eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail-Verkehr mitzuschreiben. Zum Zeitpunkt des Versands bzw. der Zustellung wird eine Kopie der jeweiligen E-Mail erzeugt und in einem speziellen Journal-Postfach abgelegt. Eine E-Mail-Archivierungslösung kopiert die E-Mails vom Journal-Postfach ins Archiv bevor die Nutzer sie löschen oder verändern können. Auf diese Weise kann die Vollständigkeit der Archivierung sichergestellt werden, auch wenn Anwender E-Mails aus ihren Postfächern löschen. Bitte beachten Sie, dass das Journaling eine Funktion von Microsoft Exchange Server und Office 365 ist. Bei anderen E-Mail-Servern heißt die gleiche Funktion hingegen Multidrop- oder Catchall-Postfächer.

Weitere Vorteile von MailStore Server

Unsere E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server bietet darüber hinaus noch viele weitere Funktionen und damit verbundene Vorteile, die insbesondere IT-Administratoren überzeugen:

Archivierung leicht gemacht

MailStore Server unterstützt nahezu alle relevanten E-Mail-Systeme. Die geringen Systemanforderungen und die Unterstützung virtueller Umgebungen machen die Archivierung noch leichter. Neben Deutsch und Englisch ist MailStore Server auch in Chinesisch, Niederländisch, Französisch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Polnisch, Portugiesisch, Russisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch und Ungarisch verfügbar.

Einfach und schnell eingerichtet

Die Einrichtung von MailStore Server umfasst die Installation, die Benutzerverwaltung sowie die Einrichtung der Archivierung. Die Lösung kann auf jedem beliebigen Windows-PC innerhalb kürzester Zeit auch ohne externe Datenbank installiert werden. Alle erforderlichen Komponenten sind von Setup an integriert.

Herausragender technischer Support

Unser qualifiziertes Support-Team beantwortet innerhalb kurzer Zeit alle Fragen und unterstützt auch bei der Planung im Vorfeld und natürlich in der Test-Phase.

Lückenlos dokumentiert

Die MailStore Server-Hilfe informiert umfassend über alle technischen Themen rund um die Lösung. Hilfreiche Ressourcen wie z.B. die Implementation Guides, die die Einrichtung von MailStore Server für zahlreiche E-Mail-Systeme detailliert beschreiben oder die Artikel mit wichtigen Informationen zur Umsetzung einzelner Aufgaben erleichtern zusätzlich den Einstieg.

Hohe Stabilität, Performance und Wartungsfreundlichkeit

Durch unsere Spezialisierung auf E-Mail-Archivierungslösungen, sowie durch über 60.000 Kunden aus kleinen und mittelständischen Unternehmen aller Branchen, konnten wir eine performante, stabile und wartungsarme Lösung schaffen, die stetig weiterentwickelt wird.

Sind Sie neugierig geworden? Dann informieren Sie sich weiter über MailStore Server in einem unserer Webinare oder starten Sie noch heute mit der kostenlosen 30-Tage-Testversion. Falls die Lektüre dieses Beitrages bei Ihnen zusätzliche Fragen aufgeworfen hat, können Sie sich gerne an unsere Kollegen vom Customer Service und dem technischen Support wenden.

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