Google Vault als E-Mail-Archivierungslösung für Google Workspace – eine gute Idee?

Google Workspace, bis Oktober 2020 noch unter dem Namen G Suite bekannt, ist eine Kommunikations- und Kollaborationsumgebung, die digitale Zusammenarbeit in vielerlei Hinsicht erleichtert. Bestandteil von Google Workspace ist unter anderem das Datenverwaltungstool Google Vault, welches zwar auch Funktionen der E-Mail-Archivierung bietet, den Anforderungen an eine professionelle, rechtssichere E-Mail-Archivierung in vielen Szenarien allerdings nicht gerecht wird. Deswegen ergibt es unter Umständen Sinn, für Google Workspace eine unabhängige Archivierungslösung zu nutzen.

Wieso müssen E-Mails archiviert werden?

E-Mails sind in vielen Unternehmen das Mittel der Wahl, um geschäftliche Daten und Informationen zu übertragen. Zum E-Mail-Bestand eines Unternehmens zählt daher eine Vielzahl kritischer Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Personaldaten oder Bestellungen, die ordnungsgemäß, d.h. über mehrere Jahre hinweg revisions- und manipulationssicher aufzubewahren sind.

In Deutschland regeln die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) die Art und Weise der Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen. Die Anforderungen, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen, sind u.a. im Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) verankert. In Österreich sind in der Bundesabgabenordnung (BAO) und in der Schweiz im Obligationenrecht ähnliche Anforderungen verankert. Das betrifft nicht nur Branchen, in denen häufig sensible, personenbezogene Daten per E-Mail versendet und empfangen werden, sondern branchenunabhängig den Großteil aller Unternehmen. Eine Missachtung dieser rechtlichen Vorgaben kann ernste Konsequenzen nach sich ziehen. Verletzen Unternehmen geltende Archivierungspflichten können wirtschaftlichen Sanktionen die Folge sein. In bestimmten Fällen drohen sogar zivilrechtliche Konsequenzen.

Darüber hinaus müssen Vorgaben zum Datenschutz (Stichwort DSGVO) eingehalten werden. Die Missachtung der DSGVO kann je nach Fall mit Bußgeldern von 20 Millionen Euro oder 4% des globalen Jahresumsatzes eines Unternehmens bestraft werden. Der Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierung kann dieses Risiko reduzieren und dabei helfen, bestimmte Vorgaben der DSGVO zu erfüllen.

Auch im Falle eines Rechtsstreits, in dem E-Mails als Beweis dienen, oder einer Geltendmachung von Betroffenenrechten nach EU-DSGVO, kann eine E-Mail-Archivierung wertvolle Unterstützung leisten. Denn ein Unternehmen muss unter diesen Umständen in der Lage sein, den kompletten E-Mail-Bestand effizient durchsuchen zu können. Dies fällt mit einem professionell gepflegten E-Mail-Archiv wesentlich leichter.

E-Mail-Archivierung und IT-Strategie

Angesichts der gesetzlichen Vorgaben und dem kontinuierlichen Anstieg des elektronischen Datenverkehrs sollte sich jedes Unternehmen aktiv mit der Archivierung seiner E-Mails auseinandersetzen. Die professionelle Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails ist nicht nur das Fundament eines umfassenden E-Mail-Managements, sondern sollte Teil jeder IT-Strategie sein. Schließlich kann die Archivierung sicherstellen, dass all Ihre E-Mails inklusive Dateianhängen vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt sind und damit eine wertvolle Unterstützung bei der Einhaltung rechtlicher Anforderungen bieten. 

Genügt nicht auch ein Backup?

Im Rahmen der Business Continuity sind E-Mail-Archivierung und -Backup wichtige Instrumente, die einander jedoch nicht ersetzen. E-Mail-Backups schützen Daten (darunter bestenfalls auch das E-Mail-Archiv) in der Regel kurz- bis mittelfristig, um sie bei Bedarf wiederherzustellen. Dadurch ist im Falle von Systemausfällen oder Ransomware-Attacken der Zugriff auf geschäftskritische Systeme und Daten weiterhin möglich. E-Mail-Archive hingegen speichern Kopien aller E-Mails, im besten Fall mitsamt Dateianhängen, über Jahre hinweg sicher und originalgetreu. Diese sind bei Bedarf schnell wiederauffindbar und jederzeit verfügbar. 

Wie funktioniert E-Mail-Archivierung mit Google Vault?

Innerhalb von Google Workspace erhalten Benutzer Zugriff auf die Software Google Vault, die Funktionen für die Informationsverwaltung, E-Mail-Archivierung und eDiscovery-Zwecke bietet. Workspace-Nutzer mit gültiger Vault-Lizenz können damit große Datenmengen über einen beliebig langen Zeitraum speichern. Das gilt nicht nur für E-Mails, sondern auch für Dateien aus anderen Workspace-Programmen wie Google Drive, Chat, Groups oder Meet.

Wem steht Google Vault zur Verfügung?

Lizenzen für Google Vault sind in dem Workspace-Paket „Business Plus“ sowie in den „Enterprise“- und „Education“-Varianten für jeden Mitarbeiter im Unternehmen enthalten. In den kostengünstigeren Editionen „Frontline“, „Business Starter“ und „Business Standard“ müssen Vault-Nutzerlizenzen auf monatlicher Basis für jeden Mitarbeiter, dessen E-Mails archiviert werden sollen, kostenpflichtig hinzugebucht werden.

Welche Grenzen hat Google Vault hinsichtlich E-Mail-Archivierung?

Google Vault kann E-Mails und Dateianhänge über einen langen Zeitraum speichern. Sofern man Googles Vereinbarung zur Datenverarbeitung inklusive der EU-Standardvertragsklauseln zustimmt, wird man nach Angaben von Google den Sicherheits-, Vertrags- und Datenübertragungsanforderungen der EU-DSGVO gerecht.

Aufgrund unzureichender E-Mail-Archivierungsfunktionen ist es jedoch fraglich, ob mit Google Vault alle Anforderungen an den Datenschutz und die revisionssichere Aufbewahrung erfüllt werden können.

Zu den Schwächen zählen zum Beispiel die eingeschränkte Exportfunktion und drohende Datenverluste nach der Löschung von Vault-Nutzerlizenzen. Welche weiteren funktionalen Einschränkungen Google Vault aufweist, und in welchen Bereichen Google-Workspace-Anwender von einer Drittanbieter Software für E-Mail-Archivierung (wie z.B. MailStore Server) profitieren können, erfahren Sie detailliert in unserem Whitepaper „Die Vorteile einer unabhängigen E-Mail-Archivierungslösung für Nutzer von Google Workspace“. 

Fazit

whitepaper-google-workspace-mockupE-Mail-Archivierung ist ein wichtiger Baustein der IT-Strategie und des Informationsmanagements von Unternehmen. Google Vault, das Workspace-interne Tool für die Verwaltung von Daten und Informationen, kann in diesem Zusammenhang eine wertvolle Hilfe sein. Zugleich weist es jedoch Schwächen auf, die eine Erfüllung gesetzlicher Anforderungen hinsichtlich der Archivierung von E-Mails nicht ausreichend gewährleisten kann. In diesem Fall ist man mit einer unabhängigen Drittanbieter-Software, die auf E-Mail-Archivierung spezialisiert ist, womöglich besser beraten.

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