MailStore V23.4: Archivierung von NDRs und Löschmöglichkeit geflaggter E-Mails

Wir möchten Ihnen eine neue Version unserer E-Mail-Archivierungssoftware vorstellen: Version 23.4 von MailStore Server, der MailStore Service Provider Edition (SPE) und MailStore Home ist ab sofort verfügbar. Erfahren Sie in diesem Blogartikel alles über die Neuerungen und die Verfügbarkeit unserer E-Mail-Archivierungslösungen.

Neuerungen von MailStore Version 23.4

MailStore V23.4 wartet mit vielen Neuerungen auf, über die sich Administratoren und Nutzer unserer E-Mail-Archivierungslösungen MailStore Server, MailStore SPE und MailStore Home freuen können. Das sind die Neuerungen im Detail:

Archivierung von NDRs aus einem alternativen Journaling-Postfach

Diese Funktion erleichtert Kunden von MailStore Server und der MailStore Service Provider Edition, die Microsoft 365 / Exchange Online nutzen, die Datenwiederherstellung in den Fällen, in denen MailStore Gateway nicht verfügbar war und NDRs (Non-Delivery Reports) an ein Failover-Postfach (bzw. ein alternatives Journaling-Postfach) gesendet wurden. Durch das Hinzufügen eines weiteren Archivierungsprofils können in NDRs eingebettete Journal-Reports nun automatisch in MailStore-Archive importiert werden, was vorher nicht möglich war. Dadurch wird ein umständliches Nachsenden von E-Mails vermieden und somit die Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit der Archivierungslösung erhöht. Wir empfehlen, zwei separate MailStore Gateways einzurichten, eines für das Journaling-Postfach und das zweite als Alternativpostfach, um von dieser Erweiterung zu profitieren.

Löschen von markierten E-Mails

Mit der neuen MailStore-Version ist es nun möglich, eine E-Mail im E-Mail-Server-Postfach remote zu löschen, auch wenn ein Benutzer sie in seinem Postfach (z.B. in Outlook) zur Nachverfolgung markiert hat. In früheren Versionen hat MailStore eine geflaggte E-Mail generell nur dann vom E-Mail-Server entfernt, wenn sie als „erledigt“ markiert war. Die Logik hinter dieser Vorgehensweise ist, dass geflaggte E-Mails unter Umständen für ein Follow-Up noch in Bearbeitung durch einen Benutzer sind. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass MailStore-Administratoren solche E-Mails aus verschiedenen Gründen dennoch löschen möchten. Diese Option ist nun in MailStore Server, der MailStore Service Provider Edition und MailStore Home für alle M365- und Exchange-Archivierungsprofile sowie alle IMAP-basierten Archivierungsprofile (generisches IMAP, Gmail, Google Workspace, MDaemon, Icewarp, Kerio) verfügbar.

Verbesserte Archivierungsprofile

Diese Erweiterung bietet Administratoren mehr Flexibilität bei der Definition von Archivierungsprofilen. Während man in der Regel alle E-Mails oder E-Mails, die älter als ein bestimmtes Datum sind, archivieren möchten, gibt es jedoch Fälle, in denen man nur die E-Mails archivieren möchten, die neuer (jünger) als ein bestimmtes Datum sind. Dies ist z. B. nützlich, wenn eine E-Mail-Historie von mehr als 15 Jahren in Postfächern existiert, aber nur E-Mails archivieren werden sollen, die jünger als die letzten 10 Jahre sind. Die neue Filteroption innerhalb der Archivierungsprofile ist auch nützlich, wenn Archive migriert werden. Diese Funktion ist ab sofort in MailStore Server, der MailStore Service Provider Edition und MailStore Home verfügbar.

API-Verbesserungen

Wir haben APIs von MailStore Server und der MailStore Service Provider Edition erweitert, um Administratoren bei der Überwachung einer MailStore Installation (GetWorkerResultReport) und beim Upgrade aller Archivspeicher (UpgradeStores) zu unterstützen. Darüber hinaus können MailStore Server-Administratoren die API nutzen, um Serverzertifikate zu ersetzen (SetServiceCertificate).

Weitere Verbesserungen

Mit Simple Authentication and Security Layer (SASL) für die IMAP-Postfacharchivierung können nun verschiedene Formate für die Benutzerkennung auswählt werden. Eine verbesserte automatische Erkennung für Microsoft 365 erleichtert die Archivierung von öffentlichen Ordnern. Darüber hinaus gibt es mehrere Sicherheitsupdates und Bugfixes.

Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass Windows Server 2012 und 2012 R2 das Ende des Microsoft Supports erreicht haben und somit auch von MailStore nicht mehr unterstützt werden. Wir empfehlen ein Upgrade, wenn noch solche EOL-Server eingesetzt werden. Außerdem wurde die Unterstützung für Exchange Server 2003 endgültig eingestellt.

Aktualisierte Zertifizierungen: Revisionssicherheit und Datenschutzanforderungen

Wie üblich haben wir auch die neue Version 23.4 von MailStore Server und der MailStore SPE von einem unabhängigen IT-Revisor und Datenschutzexperten zertifizieren lassen.

Die erste Prüfung basiert auf den Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880). Die Zertifizierung beachtet dabei alle Aspekte der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, die die Archivierung betreffen. Auch die in Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen wurden bei der Zertifizierung beachtet. Mit den Zertifikaten wird belegt, dass MailStore Server und die MailStore SPE eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung ermöglichen.

Die zweite Zertifizierung berücksichtigt alle relevanten Aspekte der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und stellt sicher, dass sowohl MailStore Server als auch die MailStore SPE bei sachgemäßer Anwendung eine den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügende Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO ermöglichen.

Die Bescheinigung über die Zertifizierung nach IDW PS 880 für MailStore Server 23.4 finden Sie in Kürze unter dem Punkt Softwarebescheinigungen nach IDW PS 880 auf unserer Website. Die Prüfergebnisse zur DSGVO-Zertifizierung können Sie über [email protected] anfordern.

Die Prüfbescheinigung zur MailStore SPE können registrierte MSPs über das Partner Portal unseres Distributionspartners EBERTLANG herunterladen oder per E-Mail über [email protected] anfordern.

Verfügbarkeit

Wenn Sie die neue Version von MailStore Server, der MailStore Service Provider Edition oder MailStore Home kostenlos herunterladen möchten, besuchen Sie unsere Unternehmenswebseite.

Wenn Ihr Update & Support Service von MailStore Server abgelaufen ist, kontaktieren Sie uns, um ein Upgrade zu erwerben, das Ihnen erlaubt, die neueste MailStore Server-Version zu nutzen. Hier lesen Sie wieso sich ein aktiver Update & Support Service auch aus anderen Gründen lohnt.

Interessierte Unternehmen können sich MailStore Server Version 23.4 als kostenlose 30-Tage-Testversion herunterladen.

Falls Sie als MSP an E-Mail-Archivierung-as-a-Service auf Basis der MailStore SPE interessiert sind, kontaktieren Sie bitte unser Vertriebsteam unter [email protected]. Alternativ können Sie sich auch direkt kostenfrei als autorisierter MailStore Partner bei uns registrieren.

Die jeweiligen Changelogs können Sie hier einsehen

• MailStore Server: https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-server/changelog/
• MailStore SPE: https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-spe/changelog/
• MailStore Home: https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-home/changelog/

Weitere Informationen

• E-Mails archivieren – MailStore Server Hilfe
• E-Mail-Archivierung von Microsoft 365 – Modern Authentication – MailStore Server Hilfe
• E-Mail-Archivierung von Microsoft Exchange 2016 – MailStore Server Hilfe
• E-Mail-Archivierung von Microsoft Exchange 2019 – MailStore Server Hilfe
• E-Mails aus Fremdsystemen archivieren – Dateiimport – MailStore Server Hilfe
• Nachrichtendatum einer E-Mail – MailStore Server Hilfe

Hier finden Sie detaillierte Informationen zu unseren zuletzt veröffentlichten Versionen:

• MailStore Version 23.3: Einfacher Import von Archivpostfächern aus Microsoft Exchange Online (Microsoft 365) und Exchange Server sowie verbesserte Aufbewahrungsrichtlinien
• MailStore V23.2: Multi-Faktor-Authentifizierung für Administratoren und Nutzer
• MailStore V23.1: Neue Aufbewahrungsrichtlinien und MailStore SPE für 2.000 Nutzer
• MailStore V22.4: Multi-Faktor-Authentifizierung für die MailStore Service Provider Edition
• MailStore V22.3: Unterstützung für Outlook 2021, mehr Security und verbesserte Benutzerfreundlichkeit
• MailStore V22.2: Unterstützung für Windows 11, Windows Server 2022 und TLS 1.3
• MailStore V22.1.1: Fehlerfreie Archivierung von öffentlichen Ordnern in Microsoft 365
• MailStore V22.1: Verbesserte Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und Compliance
• MailStore V13.2: Schneller als je zuvor und angehobenes Benutzerlimit