Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen – Was passiert mit dem MailStore Server-E-Mail-Archiv und der Benutzerlizenz?

Immer wieder kommt es vor, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Dies bringt bekanntlich verschiedene administrative Aufgaben mit sich. Zu diesen Aufgaben gehört auch der richtige Umgang mit dem E-Mail-Archiv und der Benutzerlizenz.

Den MailStore Server-Benutzer löschen

businessman pointing on envelope
Source: www.pixabay.com, Gerd Altmann

Wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, macht es nicht nur Sinn seine E-Mail-Adresse zu löschen, sondern auch seinen Benutzer in MailStore Server. Diese Löschung bringt für Sie einen entscheidenden Vorteil mit sich, denn die Benutzerlizenz des ausgeschiedenen Mitarbeiters wird so wieder verfügbar.
Diese Lizenz lässt sich somit zum Beispiel für einen neuen Mitarbeiter weiter nutzen ohne eine weitere Benutzerlizenz kaufen zu müssen.

Falls Sie Ihre Benutzer mit Verzeichnisdiensten synchronisieren, ist es wichtig zu bedenken, dass Benutzerkonten zwar automatisch zu MailStore Server hinzugefügt, jedoch nur dann auch automatisch entfernt werden, wenn die Option Benutzer in MailStore Server automatisch löschen ausgewählt wurde. Hierbei wird immer nur der Benutzer und keinesfalls das angelegte E-Mail-Archiv gelöscht. Wenn Sie Ihre Benutzer manuell angelegt haben, muss der Benutzer des ausgeschiedenen Mitarbeiters auch manuell entfernt werden.

Nutzen Sie das E-Mail-Archiv des ausgeschiedenen Mitarbeiters weiter

Das E-Mail-Archiv hingegen, sollten Sie unbedingt behalten und keinesfalls löschen. Dieses Archiv ist aus zwei Gründen durchaus wichtig für Ihr Unternehmen. Zum einen könnte es sein, dass der ehemalige Mitarbeiter zum Beispiel wichtige Unterlagen nur per E-Mail verschickt, aber nicht auf dem Fileserver abgelegt hat. So könnte ein Projekt in der Entwicklung deutlich zurückgeworfen werden, da wichtige Informationen fehlen.

Zum anderen sollte Ihnen auch bewusst sein, dass Sie das Archiv auch aus rechtlichen Gründen nicht löschen sollten. Bedenken Sie, dass einige ein- und ausgehende E-Mails gar nicht unwiederbringlich gelöscht werden dürfen, da diese archivierungspflichtig sein könnten. Dies betrifft beispielsweise E-Mails mit Angeboten, Auftragsbestätigungen, oder Rechnungen. Es reicht hierbei auch nicht aus, ein E-Mail-Backup vorzuhalten, da E-Mails vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden müssen. In Deutschland wird dies durch die Abgabenordnung, des Handelsgesetzbuch und die GoBD gefordert. Zusätzlich harmonisiert die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union das Datenschutzrecht in Europa und stellt den Schutz personenbezogener Daten in den Vordergrund. Unternehmen müssen deshalb in unterschiedlichen Bereichen Sorge tragen, dass sie personenbezogene Daten DSGVO-konform behandeln. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro bzw. 4 Prozent des globalen Jahresumsatzes.

Exkurs: 4 Tipps & Tricks für den Umgang mit E-Mails

Wie Sie mit dem MailStore Server-Benutzer, seiner E-Mail-Adresse und dem E-Mail-Archiv – nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters – umgehen können, haben wir Ihnen bereits erklärt.
An dieser Stelle möchten wir Ihnen noch vier Tipps & Tricks mit an die Hand geben, die Ihnen beim Umgang mit E-Mails helfen könnten:

  • Eine Möglichkeit ist es, neue Mitarbeiter schon beim Eintritt in das Unternehmen darauf hinzuweisen, dass alle E-Mails archiviert werden. Wenn Sie dies zudem schriftlich fixieren und gleichzeitig die private Nutzung des Unternehmens-E-Mail-Accounts untersagen, können Sie im Falle eines Ausscheidens, das E-Mail-Archiv leichter an einen Nachfolger übergeben.
  • Durch sogenannte Funktionsadressen, wie zum Beispiel „datenschutz@firma.de“ oder „vertrieb@firma.de kann noch zusätzlich erschwert werden, dass die geschäftliche E-Mail-Adresse für private Zwecke oder personengebunden genutzt wird.
  • Falls Sie beim Eintritt des Mitarbeiters noch nicht darauf hingewiesen hatten, dass eine private Nutzung des E-Mail-Accounts untersagt ist, ist es sinnvoll nach der Kündigung schriftlich zu fixieren, dass die E-Mails an einen entsprechenden Nachfolger weitergegeben werden dürfen.
  • Noch ein Tipp: Je nach Situation könnte es sinnvoll sein, die Abwesenheitsfunktion von Outlook zu nutzen und darauf hinzuweisen, dass der ausgeschiedene Mitarbeiter für diese Tätigkeit nicht mehr zuständig ist. Hier könnten Sie auch gleichzeitig die Kontaktdaten des Nachfolgers angeben.

Einem anderen Benutzer Zugriff auf das E-Mail-Archiv des ausgeschiedenen Mitarbeiters geben

benutzereigenschaften-nachher
Ansicht nach dem Hinzufügen der Leserechte – Jetzt kann Alexis Page das Archiv von dem aus dem Unternehmen ausgeschiedenen John Doe einsehen

Damit das E-Mail-Archiv des ausgeschiedenen Mitarbeiters weiterhin im Geschäftsalltag genutzt werden kann, bietet es sich an, einem Nachfolger Lesezugriff auf dieses Archiv zu geben. Dieser Nachfolger, kann zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter oder aber ein Kollege sein.

Durch den Lesezugriff gewinnt er dann Einblick in das Archiv, sowohl über die Ordnerstruktur als auch über die Suchfunktion. So können zum Beispiel Auftragsbestätigungen oder E-Mails zu einem bestimmten Projekt schnell gefunden und wiederhergestellt werden. Dieser Zugriff kann sogar ganz einfach und dennoch sicher auch von unterwegs erfolgen.

In MailStore Server sind hierfür nur wenige Einstellungen vorzunehmen: Zunächst bietet es sich an den in MailStore Server angelegten Benutzer des ausgeschiedenen Mitarbeiters zu entfernen, sollte dies nicht automatisch über die Verzeichnisdienstsynchronisation geschehen. Anschließend können Sie dem Nachfolger Leserechte auf das E-Mail-Archiv des ausgeschiedenen Mitarbeiters erteilen. Dafür öffnen Sie im Bereich Verwaltung – Benutzer und Archive die Benutzereigenschaften und fügen unter dem Punkt Rechte das Archiv des ausgeschiedenen Mitarbeiters mit Leseberechtigung hinzu.

Auf diese Weise kann das Archiv auch ohne zusätzliche Benutzerlizenz weiterhin von bereits bestehenden Benutzern in MailStore Server genutzt und durchsucht werden. Wichtige E-Mail-Inhalte bleiben dem Unternehmen so ohne Zusatzkosten erhalten.

Weitere interessante Themen:

Teilen


Ihr Kommentar