Tech Tipps: Die richtige Archivierungsstrategie

In unserer Blog-Serie Tech Tipps möchten wir alle Interessenten, Kunden und Partner detailliert zu ausgewählten Produktfeatures informieren und zeigen, wie diese in MailStore Server genutzt werden können. Blogbeiträge dieser Serie umfassen neben kurzen Hintergrundinformationen zum entsprechenden Thema jeweils ein Video. Im Folgenden zeigt unser Technical Support Engineer, was bei der Wahl einer passenden Archivierungsstrategie zu beachten ist.

Welche Archivierungsstrategie passt zu meinem Unternehmen?

MailStore Server bietet unterschiedliche Möglichkeiten, E-Mails zu archivieren. Bevor ein Unternehmen mit der Archivierung beginnt, sollte eine wohlüberlegte Entscheidung getroffen werden, welche Art der Archivierung zum Unternehmen passt. Die Auswahl der Archivierungsstrategie ist sowohl von der E-Mail-Infrastruktur abhängig – beispielsweise ob ein lokaler Exchange Server vorhanden ist oder Microsoft Office 365 genutzt wird – als auch von individuellen Zielsetzungen.

Im Vordergrund steht folgende Frage: Sollen E-Mails rechtssicher archiviert werden ODER soll die Ordnerstruktur, die Mitarbeiter im E-Mail-Client angelegt haben, auch im Archiv vorhanden sein und gleichzeitig der E-Mail-Server entlastet werden? Diese beiden unterschiedlichen Methoden werden Journal- und Postfacharchivierung genannt. Im Folgenden werden diese beiden Arten der E-Mail-Archivierung erklärt.

Journalarchivierung: Voraussetzung für rechtssichere Archivierung

Bei dieser Methode werden alle E-Mails archiviert, bevor diese den Anwendern zugestellt werden. Dies wird ermöglicht, indem bei Microsoft Exchange Server oder einer Office 365 Umgebung eine Journal-Regel erstellt wird. Somit werden alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch in ein individuell definierbares Postfach kopiert. Wenn ein anderer Server verwendet wird, kann dies in den meisten Fällen auch dort über eine Regel ermöglicht werden. Im Abschnitt „Implementation Guides“ unserer MailStore Hilfe stellen wir eine umfangreiche Liste mit produktspezifischen Anleitungen zur Verfügung.

Nun kann das dazu passende Archivierungsprofil erstellt werden und MailStore archiviert alle E-Mails, ohne dass ein Benutzer diese vorher manipulieren oder löschen kann. Das bedeutet für ein Unternehmen oder Organisationen, dass die Vollständigkeit der Archivierung sichergestellt ist und damit die Einhaltung rechtlicher Anforderungen ermöglicht wird.

Postfacharchivierung: Ordnerstruktur im Archiv und Entlastung des E-Mail Servers

Bei dieser Methode werden alle E-Mails aus den jeweiligen Postfächern der Benutzer archiviert. Dies kann sowohl durch direkten Zugriff auf den E-Mail-Server geschehen oder, falls nicht anders möglich, durch Archivierung der E-Mail-Clients. Der Vorteil liegt hier darin, dass auf diese Weise die vorgegebene Ordnerstruktur übernommen wird, sowie die komplette Historie der Mails archiviert wird, die in dem Postfach des Benutzers vorhanden ist. Des Weiteren können automatische Löschregeln dafür sorgen, dass beispielsweise alle E-Mails, die älter als 2 Jahre sind, aus dem Postfach gelöscht werden, nachdem diese erfolgreich archiviert wurden. Dieses Vorgehen sorgt für eine dauerhafte Entlastung des E-Mail-Servers. Die E-Mails bleiben für die Benutzer über das Archiv in der gewohnten Ordnerstruktur weiterhin verfügbar und können durchsucht werden.

Empfehlungen für die E-Mail-Archivierung

Für welche Archivierung sich ein Unternehmen letztendlich entscheidet, hängt von den individuellen Anforderungen ab. MailStore rät im Hinblick auf die Rechtssicherheit zur Journalarchivierung und gibt darüber hinaus folgende Empfehlungen:

• Die Archivierungsprofile können und sollen natürlich automatisiert ausgeführt werden. Die Journalarchivierung, also die Archivierung bei Ein- und Ausgang, sollte mit dem vorgegebenen Wert von 300 Sekunden Pause zwischen den Archivierungen ausgeführt werden.
• Bei der Archivierung der Benutzerpostfächer empfiehlt es sich, die Archivierung einmal am Tag durchzuführen, möglichst zu lastreduzierten Zeiten wie in den Abend- oder Nachtstunden.
• Wenn die Entscheidung auf die Archivierung bei Ein- und Ausgang gefallen ist, sollte die Postfacharchivierung zumindest einmalig vorab ausgeführt werden, damit die bereits existierenden E-Mails archiviert werden und diese so dauerhaft nutzbar sind. Zusätzlich können in diesem Schritt auch dezentral gespeicherte E-Mails (zum Beispiel in PST-Dateien) archiviert werden.