Was bedeutet Journaling?

E-Mail-Archivierung ist ein wichtiger Baustein moderner IT-Strategien in den Bereichen E-Mail-Management, E-Mail-Sicherheit und Business Continuity. Wollen Sie Ihre damit verbundenen Ziele erreichen, sollten Sie sich möglichst früh die Frage stellen, wie Sie Ihre E-Mails archivieren möchten. Ein Ansatz, den Sie in diesem Kontext kennen sollten, ist die sogenannte Journalarchivierung oder auch Journaling. Dies bedeutet eine Archivierung der E-Mail sofort nach Ein- oder Ausgang. Warum oder weshalb dies so wichtig ist, erfahren Sie in diesem Beitrag, aber erst einmal von vorne.

Genau genommen bezeichnen Journaling und Journalarchivierung unterschiedliche Vorgänge, die aber archivierungstechnisch zusammengehören und daher oft synonym verwendet werden. Journaling im MailStore-Kontext kopiert die E-Mails zunächst in ein Sammelpostfach, das sogenannte Journal. Eine Journalarchivierung archiviert die E-Mails dann aus dem Journal und legt diese im Archiv ab.

Wie archivieren Sie überhaupt Ihre E-Mails?

Eine professionelle E-Mail-Archivierungs-Software bietet Unternehmen die Möglichkeit, zwischen verschiedenen strategischen Ansätzen für die Archivierung zu wählen:

  • Bei der Archivierung bei Ein- und Ausgang werden alle E-Mails direkt nach Eingang auf dem E-Mail-Server in das Archivsystem kopiert. Gleiches gilt für ausgehende E-Mails. Diese Methode bezeichnet man auch als Journaling.
  • Die zweite Variante ist die Archivierung von Benutzerpostfächern (auch Postfacharchivierung oder Mailbox-Archivierung genannt). Hierbei werden alle E-Mails in regelmäßigen Abständen aus den Postfächern oder auch gemeinsamen Postfächern (z.B. vertrieb@beispielfirma.de) der Benutzer archiviert. Dies kann sowohl durch zentralen, direkten Zugriff auf den E-Mail-Server als auch durch die Archivierung der lokalen E-Mail-Clients geschehen.
  • Darüber hinaus können Unternehmen auch beide Methoden parallel betreiben, was durchaus weitere Vorteile mit sich bringen kann.

Archivierung von Benutzerpostfächern (Postfacharchivierung)

Bildquelle: www.istockphoto.com, alengo

Welcher strategische Ansatz für Ihr Unternehmen geeignet ist, hängt von den Zielen ab, die Sie bei der E-Mail-Archivierung verfolgen. Der Vorteil der Archivierung von Benutzerpostfächern ist, dass Sie damit Ihre aktuelle Ordnerstruktur sowie die komplette E-Mail-Historie der Benutzer in das Archiv übertragen. Mitarbeiter müssen sich daher nicht umstellen, sondern finden im Archiv ihre gewohnten Ordner-Strukturen vor.

Die Archivierung von Benutzerpostfächern ist vor allem für Unternehmen interessant, die ihren E‑Mail-Server entlasten und die Ordnerstrukturen der E-Mail-Postfächer beibehalten wollen. Soll die Archivierung darüber hinaus auch zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen in Deutschland, Österreich oder der Schweiz (z.B. Revisionssicherheit nach steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen) beitragen, genügt dieser Ansatz allerdings im Normalfall nicht. Bei der Archivierung von Benutzerpostfächern besteht u.a. die Gefahr, dass bei der Archivierung wichtige E-Mails nicht enthalten sind, da Anwender E-Mails vor der Archivierung löschen oder manipulieren könnten.

Archivierung mit Journaling (Journalarchivierung)

Geht es Ihnen bei der Archivierung vorrangig um rechtliche Sicherheit und die Erfüllung von Compliance-Anforderungen, sollten Sie Journaling verwenden. Diese Methode hilft Ihnen dabei Ihre E-Mails vollständig zu archivieren. So können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails über einen langen Zeitraum vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Unternehmen können so die rechtlichen Anforderungen, die sich z.B. im Rahmen der Revisionssicherheit nach GoBD ergeben, in der Praxis realisieren.

Zudem kann eine vollständige und revisionssichere Archivierung von relevanten E-Mails unter Umständen im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis genutzt werden.

Doch Vorsicht: Je nach Land und Branche kann es verschiedene rechtliche Vorgaben hinsichtlich der Anforderungen der Aufbewahrung und auch der Aufbewahrungsdauer von E-Mails geben. In Deutschland betrifft dies vor allem die GoBD (Steuer- und Handelsrecht) und die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), welche noch zusätzliche Anforderungen aus dem Datenschutz mit sich bringt.

Um die Anforderungen, die durch die DSGVO vorgegeben werden bestmöglich unterstützen zu können, gibt es professionelle E-Mail-Archivierungslösungen, wie MailStore Server, die DSGVO-zertifiziert sind.

Wichtig zu wissen: Auch beim Journaling können – bei einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung, wie zum Beispiel MailStore Server – die archivierten E-Mails den entsprechenden Benutzerarchiven zugeordnet werden. Das bedeutet, dass die Zugriffsberechtigungen der einzelnen Mitarbeiter erhalten bleiben. So kann zum Beispiel kein Mitarbeiter die E-Mails des Geschäftsführers sehen, wenn dieser nicht explizit dafür freigeschaltet wurde.

Wo Journaling an seine Grenzen kommt

Bild zeigt eine gezeichnete Glühbirne
Bildquelle: www.istockphoto.com, ugde

Ein potenzieller Nachteil am Journaling ist, dass die Datenlast auf dem E-Mail-Server nicht reduziert werden kann. Eine Lösung wäre hier eine Archivierungslösung zu wählen, die Löschregeln anbietet. Diese Löschregeln löschen, nach vom IT-Admin gesetzten Voraussetzungen, bereits archivierte E‑Mails aus den Postfächern. Damit E-Mails im Archiv nur für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, z.B. um rechtliche Vorgaben zu erfüllen, gibt es E-Mail-Archivierungslösungen, in denen Sie ergänzend sogenannte Aufbewahrungsrichtlinien definieren können. Nach Ablauf eines bestimmten Zeitraums können E‑Mails dann manuell oder automatisch aus dem Archiv gelöscht werden.

Wichtiger Hinweis: Private E-Mails

Beachten Sie, dass zumindest in Deutschland nicht alle E‑Mails archiviert werden dürfen. Falls die Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Adressen für private E-Mail-Kommunikation im Unternehmen gestattet sein sollte, kann dies die Gefahr bergen, in Konflikt mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG (neu) 2018) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG) zu stehen. Um rechtliche Probleme zu vermeiden, können Sie zum Beispiel die Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Accounts für private Zwecke verbieten (zum Beispiel in einer Betriebsvereinbarung oder IT-Richtlinie) oder Ihren Mitarbeitern die Nutzung von privaten Webmailern erlauben.

Ein anderer möglicher Nachteil beim Journaling ist, dass sich gewohnte Ordnerstrukturen in der Regel nicht abbilden lassen. Manche Anwender werden dies unter Umständen vermissen, wenn diese in ihrem persönlichen E-Mail-Archiv nach Mails und Anhängen suchen.

Um Anwendern bei einer umfangreicheren Suche – bedingt dadurch, dass im Archiv keine Ordnerstruktur mehr besteht – zu helfen, gibt es E-Mail-Archivierungslösungen, die umfassende Suchfunktionen anbieten. Eine effektive Suchfunktion ist zumeist auch zeitsparender als das manuelle Suchen in der Ordnerstruktur und somit für den Nutzer produktiver. Zudem ist eine leistungsfähige Suchfunktion eine wichtige technische Grundlage für Auditoren und sogenannte Discovery-Suchen über ganze Unternehmensarchivbestände hinweg.

Ist die Kombination von Journalarchivierung und Postfacharchivierung sinnvoll?

Da beide Methoden Vor- und auch Nachteile haben, kombinieren einige Unternehmen die Archivierung von Benutzerpostfächern und das Journaling.

Ein Beispiel für eine solche Kombination in der Praxis ist es, Journaling einzusetzen, um rechts- bzw. revisionssicher E-Mails vorzuhalten. Zusätzlich würde dann das Unternehmen eine Postfacharchivierung einrichten, damit die Anwender in ihren persönlichen Archiven die gleiche Ordnerstruktur wiederfinden, die sie aus ihrem E-Mail-Client gewohnt sind. Diese Kombination erfordert, je nach Archivierungslösung nur geringfügig mehr zusätzlichen Speicherplatz, wenn die entsprechende Archivierungs-Software E-Mails intern de-dupliziert.
Ein anderes Bespiel der Kombination beider Methoden ist die einmalige Postfacharchivierung von dezentral vorhandenen lokalen PST-Dateien, lokalen E-Mail-Clients und einzelnen E-Mails während der Einführung einer E‑Mail-Archivierungslösung. Alle zukünftigen E-Mails werden dann meist über Journaling gesichert. Durch dieses Vorgehen bleiben auch die Informationen in den „alten“ E-Mails nutzbar.

Zusammenfassung

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Journaling ist ein strategischer E-Mail-Archivierungsansatz, der sich häufig aus rechtlichen Anforderungen und Maßnahmen im Rahmen der Business Continuity (BC) ergibt. Durch die sofortige Archivierung ein- und ausgehender Nachrichten gewährleistet Ihr Unternehmen, dass sein elektronischer Briefverkehr vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt ist. Potenziell problematische Eingriffe der Anwender, bei denen E-Mails vor der Archivierung verändert oder gelöscht werden, schließen Sie damit von vornherein aus.

Ob Journaling allein für Sie ausreicht, hängt von den Zielen ab, die Sie mit der E-Mail-Archivierung verfolgen. Möchten Sie neben rechtlicher Sicherheit auch aktuelle Ordnerstrukturen im Archiv abbilden und den Speicherbedarf auf Ihrem E-Mail-Server reduzieren, können Sie parallel zum Journaling auch die Benutzerpostfächer archivieren. Diese parallele Nutzung ist– je nach E-Mail-Archivierungslösung – nicht mit zusätzlichen Kosten verbunden. Eine professionelle Archivierungs-Software sollte beide strategische Ansätze problemlos kombinieren können.

Wenn Sie mehr über unsere Lösung MailStore Server erfahren möchten, dann informieren Sie sich über unsere Produktseite oder in unserem Produktvideo.

Für die konkrete Einrichtung von Journaling mit MailStore Server können Sie sich unseren ausführlichen Hilfe-Artikel anschauen. Dort geben wir Ihnen eine detaillierte Anleitung.

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