Der mysteriöse Archivieren-Button in Microsoft Outlook

Nutzer von Microsoft Outlook stehen verschiedene Möglichkeiten zur E-Mail-Archivierung zur Verfügung. Die schnellste Möglichkeit bietet der Archivieren-Button, denn dieser ist direkt in der Menüleiste von Outlook integriert und kann vom Nutzer ohne Hilfe eines Administrators genutzt werden.

Haben Sie den Archivieren-Button schon einmal benutzt?  Haben Sie beim Vorhaben, eine E-Mail zu löschen, versehentlich auf ihn geklickt? Oder nutzen Sie ihn ganz bewusst? Manche finden ihn nützlich. Wir finden, dass er in die Irre führen kann. Denn wer sich mit der Archivierung von E-Mails auskennt, der weiß, dass der Archivieren-Button auf keinen Fall E-Mails so verarbeitet, dass es den Ansprüchen an eine professionelle Archivierung genügen würde.

So funktioniert die E-Mail-Archivierung mit dem Outlook Archivieren-Button

Was passiert, wenn man den Archivieren-Button nutzt? Er ermöglicht Benutzern das Verschieben einer E-Mail aus dem Posteingang in einen Archivordner. Dieser Archivordner befindet sich aber ebenfalls in Outlook, d.h. es ändert sich lediglich der Ablageort der E-Mail. Diese Option wird zwar von Microsoft als „archivieren“ bezeichnet, erfüllt aber nicht die Kriterien, die an eine professionelle E-Mail-Archivierung gestellt werden müssen. Per Definition ist ein Archiv der letzte Aufbewahrungsort von Unterlagen in der Kette der vorherigen Verwendungen und es muss den Anspruch verfolgen, dauerhaft aufzubewahren – zum Beispiel, in dem es über besondere Sicherungsmechanismen verfügt. In der Unternehmenspraxis ist die E-Mail-Archivierung in Zeiten der DSGVO und weiterer rechtlicher Anforderungen von nicht geringer Komplexität. Gleichzeit dient ein Archiv dazu, die Archivalien, in diesem Fall das Kommunikationsmittel E-Mail, jederzeit verfügbar zu halten.

Die Nachteile bei der Nutzung des Outlook Archivieren-Buttons

Wenn man seine E-Mails professionell archivieren möchte oder durch rechtliche Anforderungen dazu verpflichtet ist, birgt die Nutzung des Archivieren-Buttons einige Risiken.

Die Nutzung des Archivieren-Buttons eignet sich nicht

• für den Schutz vor Datenverlust, da es die E-Mails nicht vor Manipulation oder Löschvorgängen absichert.
• für eine mögliche Reduktion des Mailbox-Volumens, da der Archivordner innerhalb des Outlook-Postfachs liegt.
• um permanente Verfügbarkeit der E-Mail-Daten zu gewährleisten, da bei einem Ausfall von Outlook kein Zugriff auf die E-Mails mehr möglich ist.

Der Archivieren-Button eignet sich lediglich dafür, den Posteingang optisch schlank zu halten. Durch Nutzung des Archivieren-Buttons verschieben Sie alte E-Mails aus Ihrem Sichtfeld in den Archivordner. Mit Hilfe der Outlook-Suche können Sie alte E-Mails, auch solche, die Sie in den Archivordner verschoben haben, wieder ausfindig machen.

Welche weiteren Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung bietet Microsoft?

Das Ziel jeder professionellen E-Mail-Archivierung ist in erster Linie die Wiederauffindbarkeit und dauerhafte Verfügbarkeit von E-Mail-Daten. Dazu legt die Archivierungslösung Kopien der E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit über Jahre sicher.

Microsoft stellt in seinen Produkten Outlook, Exchange Server und Microsoft 365 zwar verschiedene Anwendungen zur Verfügung, welche den Begriff „Archivierung“ im Zusammenhang mit E-Mails verwenden, die aber die Ziele einer professionellen E-Mail-Archivierung nicht oder nur teilweise erfüllen:

• PST-Archivierung / AutoArchive (Outlook):

Nutzer können E-Mails in PST-Dateien verschieben und diese lokal auf dem eigenen Rechner oder in der Cloud ablegen.

• Archivpostfach ohne Exchange Online Archivierung

Das Archivpostfach ist ein separates Postfach mit eigenem Speicherplatz, in das E-Mails verschoben werden können. Dieses Archivpostfach muss von einem Administrator eingerichtet werden.

• Archivpostfach mit Exchange Online Archivierung

Mittels der Exchange Online Archivierung (EOA) können Nutzer ihre E-Mails in ein separates Archivpostfach verschieben, für das Administratoren Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien definieren können.

Warum man eine unabhängige E-Mail-Archivierungslösung nutzen sollte

Auf den ersten Blick erscheint es vorteilhaft, wenn Funktionen für die E-Mail-Archivierung und der E-Mail-Client dieselbe Plattform nutzen. Doch die in Microsoft zur Verfügung stehenden Optionen für die E-Mail-Archivierung reichen in der Regel nicht für ein professionelles E-Mail-Archiv aus.

Die Nutzung von PST-Dateien oder des „Archivieren“-Buttons bieten keinerlei Schutz vor Datenverlust. Eine sichere Aufbewahrung von E-Mails ist damit nicht möglich. Ebenso erfüllt das in M365 mögliche, separate Archivpostfach (ohne Exchange Online Archivierung) nicht alle Kriterien, die an eine Archivierungslösung zu stellen sind. Nur das Archivpostfach mit Exchange Online Archivierung (EOA) bietet Funktionen einer professionellen E-Mail-Archivierung, wie zum Beispiel Aufbewahrungsrichtlinien, Legal Holds und eDiscovery-Möglichkeiten. Da die Exchange Online Archivierung aber nur in den höherpreisigen M365 Plänen (Business Premium und Enterprise) inkludiert ist, kommt diese Möglichkeit für kleine oder mittelständische Unternehmen aus finanzieller Sicht meistens nicht in Frage.

Eine professionelle, unabhängige E-Mail-Archivierungslösung bietet hingegen einen großen Funktionsumfang für einen angemessenen Preis und ist somit besser für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet.

Einige der wesentlichen Vorteile einer unabhängigen E-Mail-Archivierungslösung sind:

Unabhängigkeit von Microsoft

Bei einem Ausfall des Microsoft 365-Dienstes ist ohne ein externes E-Mail-Archiv der Zugriff auf die eigenen E-Mails nicht mehr möglich. Durch ein externes E-Mail-Archiv kann ein Vendor Lock-in vermieden werden und auch bei Ausfall der M365-Dienste kann der Zugriff auf die eigenen E-Mails erfolgen.

Self-Service für Endanwender

Dem Nutzer steht nicht nur eine schnelle und effiziente Suchfunktion im E-Mail-Archiv zur Verfügung, sondern er kann archivierte E-Mails auch unproblematisch wiederherstellen. Administratoren müssen dafür nicht kontaktiert werden.

Schutz vor Datenverlust und Manipulation

E-Mails können im Archiv vom Nutzer nicht gelöscht oder verändert werden. Nur ein Administrator kann festlegen, wie lange E-Mails aufbewahrt werden sollen. Journaling sorgt zudem für lückenlose Archivierung.

Berücksichtigung von Anforderungen zum Datenschutz

Entsprechend zertifizierte E-Mail-Archivierungslösungen sind in der Lage, bei sachgerechter Anwendung E-Mails datenschutzkonform zu verarbeiten. Vor allem seit Inkrafttreten der DSGVO ist das Thema Datenschutz in den Fokus der Öffentlichkeit gerückt, auch außerhalb von Europa.

Angemessene Gesamtbetriebskosten (TCO)

Eine unabhängige E-Mail-Archivierungslösung bietet umfassende Funktionen zu einem fairen Preis. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) profitieren von diesem Angebot und müssen deshalb nicht auf teure Enterprise-Lösungen zurückgreifen.

Fazit: Der Outlook Archivieren-Button kann E-Mails nicht professionell archivieren

Der Archivieren-Button verspricht weitaus weniger als sein Name vermuten lässt. Unter Umständen spart er Zeit, da die Verwaltung unzähliger Unterordner im Posteingang entfällt, aber den Ansprüchen einer professionellen E-Mail-Archivierung kann er nicht genügen. Welche Optionen der E-Mail-Archivierung Ihnen in Microsoft 365 und Microsoft Exchange Server zur Verfügung stehen und am besten geeignet sind, verraten Ihnen im Detail unsere beiden kostenlosen Whitepaper.