E-Mail-Archivierung vs. Backup – Die kritischen Unterschiede

Trotz vieler anderer Kommunikationstools bleibt auch heutzutage die E-Mail das wichtigste Kommunikationsmittel von Unternehmen weltweit. Doch behalten Sie als Unternehmen wirklich immer im Blick, dass Ihre E-Mails geschäftskritische Daten beinhalten können, die Sie schützen und langfristig verfügbar halten müssen?

Der Umgang mit diesen Daten wird in Deutschland durch die GoBD klar geregelt. Daher sollten sich gerade IT-Entscheider umfassend mit der Aufbewahrung und dem Schutz der E-Mail-Daten beschäftigen und diese Sicherung in die Ihre IT-Strategie (Datensicherheit und E-Mail-Governance) einbeziehen. Bei global agierenden Unternehmen darf nicht außer Acht gelassen werden, dass sich die Compliance-Anforderungen international unterscheiden können.

Geschäftskritische Daten wahren und schützen

Doch wie kann ein Unternehmen wichtige und geschäftskritische Daten sicher und dauerhaft verfügbar aufbewahren? Die Lösung ist, sowohl eine E-Mail-Archivierungs- als auch eine Backup-Lösung einzusetzen. Die Verwendung beider Lösungen im Unternehmensumfeld ist sehr wichtig, da diese unterschiedlichen Zielsetzungen folgen und sich gegenseitig sinnvoll ergänzen.

Backup vs. Archivierung

Backup vs. E-Mail-Archivierung

Backup ist für die meisten Unternehmen ein gängiges Konzept, das Ziel einer E-Mail-Archivierung hingegen ist oft noch unklar. Wo liegen also die Unterschiede zwischen einem Backup und einer Archivierung?

Das Ziel jeder E-Mail-Archivierung ist die Wiederauffindbarkeit und dauerhafte Verfügbarkeit von E-Mail-Daten. In einem Unternehmen betrifft dies vor allem die E-Mails, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird (z.B. Rechnungen, Angebote, Support- oder Terminanfragen). All diese E-Mails inklusive der entsprechenden Anhänge müssen über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden – so verlangen es die GoBD in Deutschland.

Die Umsetzung dieser Compliance-Anforderungen kann jedoch nur eine E-Mail-Archivierungs- und keine Backup-Lösung leisten. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung legt – im Gegensatz zu einem Backup – Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und kann so die Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicherstellen. Durch Verschlüsselung und die Bildung von Hashwerten wird die geforderte Manipulationssicherheit erreicht. Mit der E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server können Anwender durch eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook zudem weiterhin problemlos auf ihre E-Mails zugreifen und diese mit Hilfe der integrierten Volltextsuche schnell durchsuchen, finden und auch wiederherstellen.

Ein Backup hingegen soll eine kurz- bis mittelfristige und regelmäßige Speicherung von Daten sicherstellen. Diese Speicherung ermöglicht es Kopien von ganzen Datensätzen anzufertigen und diese auf externe Datenträger oder in eine Cloud-Umgebung zur Wiederherstellung (Restore) zu übertragen. Ein Backup dient somit der Disaster-Recovery und erlaubt es im Schadensfall die temporär verfügbaren, gesicherten Datensätze von dem externen Speichermedium zurück zu kopieren. Je nach Datenmenge und Backup-Methode ist so ein hoher Wiederherstellungsaufwand nötig, der auch zu Verzögerungen im Kerngeschäft führen kann.

Weitere Vorteile einer E-Mail-Archivierungslösung

Bild zeigt eine gezeichnete Glühbirne
Quelle: www.istockphoto.com, ugde

Eine E-Mail-Archivierungslösung bietet darüber hinaus auch noch viele weitere Vorteile. Somit kann eine solche Lösung nicht nur dabei helfen rechtlich relevante Anforderungen zu erfüllen, sondern hilft auch verschiedenen Stakeholdern, wie Geschäftsführern, Endanwendern und IT-Administratoren effektiver zu arbeiten und wichtige Ressourcen zu sparen. Hier ein paar Beispiele:

Mit Hilfe einer E-Mail-Archivierungslösung können Daten vom E-Mail-Server ausgelagert werden, in dem diese nach der Archivierung regelbasiert vom E-Mail-Server gelöscht werden. Durch diese Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server können Backup- und Restore-Zeiten deutlich verkürzt werden. Auf diese Weise werden auch Postfachbegrenzungen überflüssig, was dazu beitragen kann die Produktivität im Unternehmen zu steigern.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Anwender mit einer E-Mail-Archivierungslösung ganz gezielt per Volltextsuche nach E-Mails und Anhängen suchen können, selbst wenn sich diese nicht mehr auf dem E-Mail Server befinden sollten. Darüber hinaus profitieren Anwender von einer einfachen Wiederherstellung archivierter E-Mails, für die sie – im Gegensatz zu einem Backup – keinen IT-Administrator benötigen.

Im kostenlosen Infoblatt „Archivierung und Backup von E-Mail-Servern“ finden Sie die oben genannten und sogar noch weitere Unterschiede zwischen einer E-Mail-Archivierungslösung und einem Backup.

Datenschutz gewährleisten

Wie Sie sicher wissen, sollten aufgrund datenschutzrechtlicher Bedenken nicht alle E-Mail-Daten archiviert werden. Dies gilt zum Beispiel für private E-Mails, die über den Firmenaccount verschickt und empfangen werden. Um zu gewährleisten, dass keine privaten E-Mails archiviert werden, empfiehlt es sich, dass Unternehmen die private Nutzung des E-Mail-Dienstes verbieten und die Verwendung externer E-Mail-Dienste vorschreiben. Um juristisch auf der sicheren Seite zu sein, muss dies schriftlich fixiert, kontrolliert und konsequent durchgesetzt werden. Die schriftliche Fixierung kann beispielsweise in Richtlinien zur Nutzung der firmeneigenen IT-Infrastruktur, in einer Betriebsvereinbarung, einer Einverständniserklärung der Belegschaft oder in einem individuellen Anstellungsvertrag erfolgen. Wenn Sie sich ausführlich zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung informieren möchten, dann finden Sie hier weitere Informationen.

Fazit

E-Mail-Archivierung und Backup sind zwei völlig unterschiedliche Lösungen mit verschiedenen Zielen. Während Backups für Disaster-Recovery-Zwecke ausgelegt sind und Daten für einen limitierten Zeitraum sichern, dient eine E-Mail-Archivierung dazu, E-Mails und deren Anhänge über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar zu archivieren. Im Übrigen sollten auch E-Mail-Archive durch Backups gesichert werden. Somit sind sowohl Backups als auch die E-Mail-Archivierung wichtige Bestandteile der IT-Strategie sicherheitsbewusster Firmen.

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