Ingenieurbüro setzt auf E-Mail-Archivierung zum Schutz kritischer E-Mail-Daten

Im heutigen digitalen Zeitalter ist die E-Mail für Unternehmen zu einem entscheidenden Faktor geworden. Sie dient der täglichen Kommunikation und dem Austausch wichtiger Informationen und Dokumente. Sie erleichtert die Zusammenarbeit, sowohl unternehmensintern als auch mit den Kunden. Allerdings kann die effiziente Nutzung der Informationsressource E-Mail eine ernst zu nehmende Herausforderungen darstellen. Diese gilt es zu bewältigen, um den Geschäftserfolg voranzutreiben.

Das italienische Ingenieurbüro LA SIA, das auf international tätige Industriekonzerne ausgerichtet ist, stand bereits vor dieser Herausforderung. Als kontinuierlich expandierendes Unternehmen mit einer stetig steigenden Mitarbeiterzahl umfasst LA SIA mittlerweile 8 Standorte in Italien. Neben der gewöhnlichen Kommunikation mit den Industriekunden hat das Ingenieurbüro durch den ständigen Bedarf an spezialisiertem technischen Support in den Bereichen Architektur, Engineering und Anlagenbau ein sehr hohes E-Mail-Aufkommen, das tagtäglich bewältigt werden muss.

Beseitigung von Informationssilos und Schaffung einer zentralen Informationsressource durch E-Mail-Archivierung

Die stetig wachsenden E-Mail-Bestände, die neben Planungen und Absprachen auch wichtige technische Dokumente und Vertragsunterlagen beinhalten, wurden bisher von jedem Mitarbeiter selbständig mittels lokaler E-Mail-Kopien über IMAP gesichert. Doch durch die fehlenden Zugriffsrechte für Vorgesetzte oder andere Mitarbeiter konnten wichtige E-Mail-Daten eines Mitarbeiters bei dessen Abwesenheit durch Urlaub, Krankheit oder gar Kündigung nicht genutzt werden.

Um dieses Problem zu lösen, die Datensilos zu beseitigen und eine zentrale Informationsressource mit flexiblen Zugriffsrechten zu schaffen, beauftragte LA SIA den IT-Dienstleister Sensible Data. Sensible Data implementierte MailStore Server für eine E-Mail-Archivierung, um sämtliche E-Mail-Bestände über eine Postfacharchivierung in ein zentrales Archiv zu kopieren und somit die Informationssilos aufzulösen. Lokal gesicherte E-Mail-Daten auf den Rechnern der Mitarbeiter gehören damit der Vergangenheit an. Auch die täglich empfangenen und versendeten E-Mails werden durch Journalarchivierung direkt in das Archiv übertragen. Datenmanipulation oder -verlust sind dadurch ausgeschlossen und eine lückenlose Dokumentation der E-Mail-Korrespondenz gewährleistet.

Die geschäftsrelevanten E-Mail-Daten sind im Archiv nicht nur langfristig gesichert und vor Manipulation geschützt, sondern durch flexible Zugriffsrechte auch immer verfügbar und jederzeit abrufbar. Wichtige Daten können nun über das MailStore Outlook Add-in, den MailStore Web Access und den MailStore-Client schnell und einfach gesucht und abgerufen werden.

E-Mail-Archivierung entlastet die IT-Infrastruktur

E-Mails, die in das zentrale Archiv kopiert werden, können aus den Postfächern der Mitarbeiter gelöscht werden. Dadurch wird der Speicherplatzbedarf reduziert und überfüllte Postfächer sowie die Nutzung von PST-Dateien gehören der Vergangenheit an. Die E-Mail-Infrastruktur wird spürbar entlastet. Darüber hinaus beanspruchen Backup- und Restore-Prozesse weniger Zeit und können schneller durchgeführt werden, selbst wenn dafür mehrere Server einbezogen werden müssen.

Fazit: E-Mail-Archivierung ermöglicht die effiziente Nutzung von E-Mail-Daten für den Geschäftserfolg

LA SIA hat erkannt, dass E-Mails eine wertvolle Informationsressource im Unternehmen sind, die es nicht nur zu schützen gilt, sondern die auch effizient genutzt werden muss, um erfolgreich zu sein. Datensilos und fehlender Zugriff auf verteilte E-Mail-Daten bremsen die Geschäftstätigkeit eines jeden Unternehmens aus. Mit einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung wird dieses Problem beseitigt. Darüber hinaus wird noch von weiteren Vorteilen profitiert, die über die effiziente Nutzung geschäftskritischer Daten in E-Mails hinausgehen. Zum Beispiel wird der Speicherbedarf des E-Mail-Servers reduziert oder Backup- und Restore-Prozesse können schneller durchgeführt werden.

Weitere Informationen zur E-Mail-Archivierung bei LA SIA finden Sie in unserer Case Study.

Weitere nützliche Informationen:

• Webinar E-Mail-Archivierung: MailStore Server Live Demo
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• Tech Tipps: Die Installationsgrundlagen von MailStore Server
• Tech Tipps: Die richtige Archivierungsstrategie
• E-Mail-Archivierung – Die Übersicht für IT-Entscheider