E-Mail-Migration zu Microsoft 365? MailStore Server macht‘s möglich!

„Es gibt nichts Beständigeres als die Unbeständigkeit“ – H. J. Christoffel von Grimmelshausen. Was der deutsche Schriftsteller bereits im 17. Jahrhundert feststellte, gilt nach wie vor und umso mehr in der schnelllebigen IT-Welt. Trotzdem ist unsere E-Mail-Archivierungssoftware bei einer Großzahl unserer Kunden schon über viele Jahre im Einsatz, während andere IT-Systeme längst abgelöst wurden.

Warum der Indianapolis International Airport seit mehr als 10 Jahren auf MailStore vertraut

Ein Beispiel dafür ist der Indianapolis International Airport. Im Jahr 2011 wurde MailStore Server als E-Mail-Archivierungslösung installiert. Damals ersetze MailStore Server eine Konkurrenzlösung, mit der der Kunde nicht mehr zufrieden war. Heute ist unsere Software immer noch im täglichen Einsatz, arbeitet zuverlässig und liefert wertvolle Unterstützung bei der Bewältigung geschäftsrelevanter Projekte. Dank des Wechsels der Archivierungsstrategie von der Postfach- zur Journalarchivierung werden jetzt alle Microsoft 365-E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archiviert. Außerdem konnte unsere Archivierungslösung bei der problemlosen E-Mail-Migration vom alten Microsoft Exchange Server 2010 zu Microsoft 365 (früher Microsoft Office 365) unterstützen.

Dieser Blogartikel zeigt, warum der Indianapolis International Airport schon seit einem Jahrzehnt auf MailStore Server vertraut und wie sie nach wie vor von der E-Mail-Archivierungslösung profitieren. Sie finden Antworten auf die Fragen:

• Warum wurde MailStore Server implementiert?
• Welche E-Mail-Archivierungsstrategie wurde gewählt und warum?
• Welche Rolle spielt die Suchfunktion von MailStore Server?
• Wie wurde die E-Mail-Migration zu Microsoft 365 umgesetzt?
• Warum ist MailStore Server schon so lange in Betrieb?

Warum MailStore Server die bestehende E-Mail-Archivierungslösung ersetzt hat

Der Indianapolis International Airport nutzte in der Vergangenheit bereits die Archivierungslösung eines anderen Anbieters. Da diese Archivierungslösung jedoch unzuverlässig im Betrieb und kompliziert zu handhaben war, suchte man nach einer alternativen Lösung. Nach einer intensiven Evaluierungsphase, in der verschiedene alternative E-Mail-Archivierungslösungen geprüft wurden, fiel die Entscheidung im Jahr 2011 letztlich auf die E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server.

Gründe hierfür waren die geringen Anschaffungskosten, niedrige Systemanforderungen sowie die intuitive Bedienbarkeit und eine nahtlose Integration in die bestehende Infrastruktur. Darüber hinaus konnte MailStore Server auch in der Testphase überzeugen, die dank des reaktionsschnellen MailStore Supports und der umfangreichen Dokumentation völlig problemlos verlief.

Auswahl und Nutzen der Archivierungsstrategie

Im Laufe der Zeit wurden beim Indianapolis International Airport verschiedene strategische Ansätze der E-Mail-Archivierung eingesetzt. Zu Beginn entschied man sich für die Postfacharchivierung. Einige Jahre später stellte man auf die Journalarchivierung um.

Mit der Postfacharchivierung wurden zunächst in regelmäßigen Abständen alle E-Mails aus den Postfächern der Benutzer archiviert. Der Indianapolis International Airport definierte darüber hinaus für alle archivierten E-Mails Löschregel, sodass der E-Mail-Server entlastet werden konnte. Dadurch konnten nicht nur Backup- und Restore Prozesse optimiert werden, sondern spielten auch Postfachbegrenzungen keine Rolle mehr, die in der Vergangenheit bei einigen Mitarbeitern ein Grund für die Nutzung von PST-Dateien waren. Mithilfe von MailStore Server wurden die dezentral verteilten, fehleranfälligen PST-Dateien in das zentrale Archiv übertragen. Der Zugriff auf die E-Mails erfolgte dann direkt aus dem Archiv heraus.

Mittlerweile hat der Indianapolis International Airport auf die Journalarchivierung umgestellt. Um Datenverlust vorzubeugen und rechtliche Anforderungen an die Verfügbarkeit und Sicherung geschäftskritischer Daten berücksichtigen zu können, werden nun alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt archiviert.

Die Nutzung der MailStore Server Suchfunktion

Durch den Wechsel von der Postfach- zur Journalarchivierung wurde die gewohnte Ordnerstruktur im Archiv nicht mehr abgebildet. Das stellt für die Nutzer beim Indianapolis International Airport allerdings kein Problem dar, da sie sich auf die leistungsstarke Suchfunktion von MailStore Server verlassen und bei Bedarf schnell die gesuchten E-Mails im Archiv ausfindig machen.

Der Zugriff auf das Archiv erfolgt dabei wahlweise über das in Outlook integrierte Add-in, den Web-Access oder den installierten MailStore Client. Dieser ist mit dem Desktop des jeweiligen Anwenders verknüpft und regelt den Zugriff auf MailStore Server. Interne Archivrecherchen stellten die Anwender bisher vor keine Schwierigkeiten.

E-Mail-Migration zu Microsoft 365 mit MailStore Server

Vor 5 Jahren führte der Indianapolis International Airport eine Migration von Microsoft Exchange 2010 zu Microsoft 365 durch. Dabei konnte mit Hilfe von MailStore Server der Prozess der E-Mail-Migration deutlich vereinfacht werden.  Anstatt alle Postfächer mitsamt allen E-Mails vom bisher genutzten Microsoft Exchange 2010 auf das neue E-Mail-System umzuziehen, wurden die E-Mails direkt ins zentrale Archiv verschoben. Der Start mit Microsoft 365 erfolgte dann ohne den Ballast des historischen E-Mail-Bestands. Müssen Mitarbeiter einmal mit historischen E-Mails arbeiten oder einen alten E-Mail-Anhang heraussuchen, erfolgt der Zugriff über die oben genannten Möglichkeiten direkt über das Archiv.

Fazit

Das Beispiel des Indianapolis International Airport zeigt exemplarisch, dass MailStore Server sich als langjähriges E-Mail-Archivierungssystem bewährt hat. Die E-Mail-Archivierungslösung überzeugt durch geringe Systemanforderungen, ist kosteneffizient und zuverlässig im Betrieb bei unterschiedlichen Einsatzszenarien. Deshalb ist MailStore Server seit mehr als zehn Jahren beim Indianapolis International Airport im Einsatz. In unserer Case Study erfahren Sie weitere Details zum Einsatz von MailStore Server beim Indianapolis International Airport und bei welchen Aufgaben die E-Mail-Archivierungssoftware erfolgreich helfen konnte.

Weiterführende Links

• E-Mail-Archivierung – Die Übersicht für IT-Entscheider
• Tech Tipps: Die richtige Archivierungsstrategie
• Ablösung einer Konkurrenzlösung? Hier geht es zum Competitive Upgrade
• Archivieren statt migrieren
• Whitepaper: E-Mails archivieren in Microsoft 365
• Tech Tipps: Archivierung von Microsoft 365-E-Mails für Neukunden von MailStore Server