Tech Tipps: Archivierung von Microsoft 365-E-Mails für Neukunden von MailStore Server

In unserer Blog-Serie Tech Tipps möchten wir unseren Interessenten, Kunden und Partnern verschiedene Themen rund um MailStore Server nahebringen. Das dazugehörige Videoformat bietet praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen. In dieser Mini-Serie unserer Tech Tipps möchten wir Ihnen wertvolle Tipps geben, wie Sie als Neukunde von MailStore Server Ihre E-Mails aus iDer Produktname (Microsoft 365/Microsoft Office 365) kann je nach erworbenem Produkt variieren.Microsoft 365¹ archivieren können.

Warum Sie MailStore Server mit Microsoft 365 verwenden sollten

Trotz der nativen Archivierungsmöglichkeiten in Microsoft 365, gibt es viele gute Gründe für den Einsatz einer externen E-Mail-Archivierungslösung wie MailStore Server in Kombination mit Microsoft 365. Diese Gründe hat das Marktforschungsinstitut Osterman Research für Sie in einem Whitepaper zusammengefasst. So glauben viele Unternehmen zum Beispiel, dass sie nach dem Wechsel in die Cloud ihre Daten nicht mehr selbstständig sichern müssen. Sie nehmen an, dass die Sicherung der Daten in der Verantwortung des Cloud-Anbieters liegt. Dies ist jedoch ein Irrglaube. Kunden von Microsoft 365 sind selbst verantwortlich für den Schutz und die Aufbewahrung ihrer Daten, was die Archivierung und regelmäßige Sicherung der Geschäftsdaten einschließt. Microsoft, als Anbieter eines Public Cloud-Dienstes, verantwortet hingegen lediglich die Verfügbarkeit des Services und sichert diesen gegen Ausfälle ab. Deshalb müssen Unternehmen, die die Cloud nutzen, sich selbstständig gegen das Risiko des Datenverlustes absichern. MailStore Server sorgt nicht nur für den Schutz und die zentrale, unabhängige Verfügbarkeit Ihrer E-Mails in Microsoft 365, sondern bietet unter anderem auch einen schnellen Self-Service für Endanwender, die mithilfe des Archivs schnell E-Mails und Dateianhänge durchsuchen und wiederherstellen können. Weitere Gründe für den Einsatz von MailStore Server in Kombination mit Microsoft 365 finden Sie auch auf unserem Blog.

Moderne Authentifizierung als Standard bei MailStore

Immer mehr Unternehmen steigen auf Microsoft 365 um. Das Supportende von Microsoft Windows SBS 2011 und das baldige Supportende von Microsoft Exchange Server 2010 beschleunigen diesen Trend noch. Da Microsoft das Ende der Standardauthentifizierung angekündigt hat, wird so für viele Unternehmen die moderne Authentifizierung basierend auf OAuth 2.0 demnächst ein Muss. MailStore Server unterstützt die moderne Authentifizierung und bietet so nicht nur eine optimale Integration in die Cloud-Umgebung von Microsoft 365, sondern auch die notwendige Sicherheit. Als Anwender von Microsoft 365 benutzen Sie zum Beispiel einfach Ihr gewohntes Anmeldeverfahren Ihres Microsoft 365-Mandanten um sich in MailStore Server anzumelden, einschließlich beispielsweise der Multi-Faktor-Authentifizierung.

In diesem Tech Tipp möchten wir Ihnen erläutern, wie Sie als Neukunde von MailStore Server Ihre E-Mails aus Microsoft 365 archivieren und damit langfristig gegen Datenverluste schützen, verfügbar halten und jederzeit abrufen können. Dafür zeigen wir Ihnen in zwei Videos wie Sie MailStore Server mithilfe moderner Authentifizierung mit Ihrem Microsoft 365-Mandanten verknüpfen, Benutzer synchronisieren (Teil 1) und Archivierungsprofile anpassen (Teil 2) können.

Teil 1: Vorbereitung des Microsoft 365 Mandanten und Benutzersynchronisation

In diesem Video beschreiben wir Ihnen die initiale Konfiguration und Anbindung von MailStore Server an Microsoft 365. Dabei zeigen wir Ihnen wie Sie MailStore Server mit Ihrem Microsoft 365-Mandanten verbinden, um Benutzerinformationen aus Microsoft 365 zu synchronisieren. Hierfür gehen wir unter anderem darauf ein, wie Sie MailStore Server als App im Azure AD registrieren und die notwendigen Berechtigungen zuweisen. Abschließend demonstrieren wir Ihnen wie Sie die Benutzersynchronisation durchführen können.

Sie finden alle Schritte detailliert in unserer MailStore Server Hilfe und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung in unserem Tech Tipp-Video:

Teil 2: Anpassen der Archivierungsprofile in MailStore Server

Im zweiten Video möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Microsoft 365-Postfächer vollständig und rechtssicher archivieren. Bitte stellen Sie vorab sicher, dass Sie die Schritte aus dem vorherigen Tech Tipp-Video bereits durchgeführt haben. Anschließend können Sie mit der Auswahl des Archivierungsprofils fortfahren. Wir erklären Ihnen, wie Sie sowohl bereits existierende als auch zukünftige E-Mails per „Journalarchivierung“ mit MailStore Server archivieren können. Als externes Journal-Postfach empfehlen wir Ihnen unser kostenfreies Zusatzprogramm MailStore Gateway. Außerdem gehen wir darauf ein, wie Sie zum Beispiel Löschregeln definieren können.

Hier finden Sie alle Schritte detailliert in unserer MailStore Server Hilfe. In folgendem Video erhalten Sie eine praktische Schritt-für Schritt-Anleitung zum Anpassen der Archivierungsprofile:

MailStore Server schon im Einsatz?

Wenn Sie bereits MailStore Server mit einem on-premises Exchange-Server nutzen, können Sie bei der Umstellung auf Microsoft 365 Ihr bestehendes Archiv ganz einfach mitnehmen. Mit dem Einsatz von MailStore Server archivieren Sie Ihre E-Mails auch nach dem Umstieg auf Microsoft 365 weiterhin wie gewohnt und rechtssicher. In unserem Tech Tipp Migration von Microsoft Exchange Server auf Microsoft 365 für Bestandskunden von MailStore Server erhalten Sie eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung. Außerdem können Sie in der MailStore Server Hilfe nachlesen wie Sie Ihre Archivierung von Microsoft Exchange Server auf Microsoft 365 umstellen.