Indianapolis International Airport
MailStore im Einsatz beim Indianapolis International Airport
MailStore Server Case Study
Der Indianapolis International Airport wurde 1931 eröffnet und ist der größte Flughafen im US-Bundesstaat Indiana und die weltweit zweitwichtigste Drehscheibe für die Flugzeuge des Logistikunternehmens FedEx.
Der Indianapolis International Airport war im Jahr 2019 (dem letzten Jahr vor den pandemiebedingt betrieblich eingeschränkten Jahren 2020 und 2021) für die sichere und effiziente Abwicklung von 9.537.377 Passagieren und 1.010.825 Tonnen Luftfracht verantwortlich. Im Jahr 2011 hat man sich für die Einführung von MailStore Server entschieden.
In dieser Fallstudie berichtet Richard Edwards, IT Infrastructure & Security Manager des Indianapolis International Airport, warum die damals genutzte E-Mail-Archivierungslösung vor über zehn Jahren durch MailStore Server ersetzt wurde und welche Erfahrungen in der Praxis im Laufe der Jahre (inklusive Migration von Exchange 2010 zu Microsoft 365) mit MailStore Server gemacht wurden.
MailStore Server löst vor über 10 Jahren bestehende E-Mail-Archivierungslösung ab
Der Indianapolis International Airport nutzte in der Vergangenheit bereits die Archivierungslösung eines anderen Anbieters, die Richard Edwards jedoch als kostenintensiv, kompliziert und unzuverlässig beschreibt.
Aus diesen Gründen wurden in einer intensiven Evaluierungsphase verschiedene Alternativen geprüft, zu denen auch Cloud Services gehörten. Im Jahr 2011 fiel die Entscheidung dann auf MailStore Server. Gründe hierfür waren laut Edwards die geringen Anschaffungskosten, niedrige Systemanforderungen sowie die intuitive Bedienbarkeit und eine nahtlose Integration in die bestehende Infrastruktur. Der qualifizierte und reaktionsschnelle Support und die ausgezeichnete Dokumentation sorgten zudem für eine völlig reibungslose Testphase, erinnert sich Edwards. Erst kürzlich wurde der Update & Support Service für 525 Benutzerlizenzen verlängert.
Einsatz unterschiedlicher strategischer Ansätze bei der E-Mail-Archivierung
Seit nunmehr zehn Jahren nutzt der Indianapolis International Airport durch den Einsatz von MailStore Server nahezu alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung.
Kurz nach Einführung der Archivierungslösung wurden zunächst E-Mails aus den über die Jahre angesammelten PST-Dateien in ein zentrales E-Mail-Archiv überführt, um die Abhängigkeit von PST-Dateien nachhaltig zu reduzieren. Nachfolgend wurde eine Postfacharchivierung konfiguriert, die E-Mails aus den Postfächern nach 60 Tagen archivierte. Definierte Löschregeln entfernten je nach Benutzergruppe die zuvor archivierten E-Mails 60 bis 120 Tage später vom E-Mail-Server. Der Zugriff auf diese E-Mails erfolgte dann bei Bedarf aus dem Archiv. So konnten Postfachbegrenzungen abgeschafft und Backup und Restore-Prozesse optimiert werden.
Mittlerweile wurde dieser strategische Ansatz überdacht und auf Journalarchivierung umgestellt. Um Datenverlust vorzubeugen und rechtliche Anforderungen an die Verfügbarkeit und Sicherung geschäftskritischer Daten (vollständig, dauerhaft, originalgetreu und manipulationssicher) berücksichtigen zu können, werden nun alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt archiviert. Dass durch den Wechsel von der Postfach- zur Journalarchivierung im Archiv die gewohnte Ordnerstruktur nicht mehr abgebildet und zugänglich ist, stellt für die Nutzer kein Problem dar.
Schneller Such-Zugriff für Anwender
Denn beim Indianapolis International Airport verlässt man sich auf die leistungsstarke Suchfunktion von MailStore Server. Dafür werden der MailStore Client, das MailStore Outlook Add-in und der MailStore Web Access genutzt. Alle Optionen bieten den Anwendern eine schnelle Volltextsuche über E-Mails und beliebige Dateianhänge.
So konnten in den letzten Jahren problemlos und mit geringem Aufwand allgemeine und sogar juristisch notwendige Archivrecherchen durchgeführt werden, ohne dass der laufende Betrieb unterbrochen werden musste.
Erfolgreiche Migration von Exchange 2010 zu Microsoft 365 mit MailStore Server
Aktuell ist MailStore Server in einer Microsoft 365-Umgebung im Einsatz. Ursprünglich als Archivierungslösung für Microsoft Exchange Server 2010 auf Basis von Windows Server 2008 im Einsatz, erfolgte vor 5 Jahren, auch mithilfe von MailStore Server, die Migration zu Microsoft 365. Dank MailStore Server können Anwender auch mit dem neuen E-Mail-Dienst aus der Cloud problemlos auf ihre archivierten E-Mails zugreifen.
Interview mit Richard Edwards, IT Infrastructure & Security Manager, über Anschafftungskosten, Ausfallzeiten und Speicherplatzbedarf bei MailStore Server
Wie beurteilen Sie die Anschaffungskosten von MailStore Server?
MailStore Server kann als extrem kosteneffizient bezeichnet werden. Der Hersteller bietet hier ein großartiges Produkt zu einem fairen Preis. Zudem werden die Gesamtkosten durch die minimalen Hardwareanforderungen gering gehalten.
Was war das größte Problem, das Sie durch MailStore Server lösen konnten?
Vor MailStore Server haben wir bereits die Archivierungslösung eines anderen Herstellers eingesetzt. Diese war jedoch neben vielen anderen Nachteilen nicht zuverlässig und stabil. Mit MailStore Server konnten wir unsere E-Mail-Archivierung auf ein System umstellen, das mittlerweile seit zehn Jahren einfach nur funktioniert.
Wie wurde MailStore Server bei der Implementierung vor zehn Jahren von den Endanwendern angenommen?
Schon wenige Minuten nach der Installation waren wir in der Lage, die ersten E-Mails zu archivieren. Unsere alte Archivierungslösung war sehr teuer, kompliziert, ressourcenhungrig und unzuverlässig. MailStore Server funktioniert absolut reibungslos und ohne Unterbrechung und war daher eine willkommene Abwechslung.
MailStore Server ermöglicht uns als IT-Abteilung eine stabile und zuverlässige Plattform bereitzustellen, über die unsere Anwender von exakten Ergebnissen bei der Suche nach E-Mails profitieren können.
Sie haben MailStore mittlerweile zehn Jahre im Betrieb. Wie bewerten Sie die Archivierungslösung in dieser Zeit?
MailStore hat hervorragende Arbeit geleistet, um mit den Veränderungen in der IT im Laufe der Zeit Schritt zu halten. MailStore ist eine schlanke, effiziente, robuste und zuverlässige E-Mail-Archivierungslösung. Abgesehen von Updates arbeitet MailStore seit 10 Jahren mit minimalen Ausfallzeiten oder Unterbrechungen. Seit 2011 haben wir nur einen einzigen Ausfall erlebt, der eine Unterbrechung des MailStore-Zugriffs/-Dienstes verursacht hat. Zudem verfügt MailStore über eine hervorragende Kompressionsrate, die den Speicherplatz effizient nutzt.
Fazit
„MailStore Server hat sich als gutes Archivierungsprodukt bewährt. Es ist ein zuverlässiges, wartungsarmes Produkt, das einfach funktioniert. Es ist ein ideales Produkt für schlanke IT-Teams‘‘, erklärt Richard Edwards.
Projektübersicht
| Branche | Transport |
| Hauptsitz | Indianapolis, Indiana, USA |
| Primäre Anforderung |
|
| Implementierung | September 2011 |
| Lizensierte Benutzer | 525 |
| Verwendete E-Mail-Infrastruktur | Microsoft 365 (davor Microsoft Exchange Server 2010) |
Über MailStore
MailStore® hat sich auf die Entwicklung innovativer E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert. Mit Zehntausenden Unternehmenskunden in mehr als 100 Ländern zählt MailStore zu den weltweit führenden Herstellern für E-Mail-Archivierungslösungen. Die Produkte und Lösungen des Unternehmens werden von kleinen und mittelständischen Unternehmen aus allen Branchen sowie von staatlichen und Bildungseinrichtungen genutzt.
MailStore hat es sich zum Ziel gemacht, seine Kunden mithilfe der besten verfügbaren Technologien dabei zu unterstützen, E-Mails – eine der wertvollsten und umfassendsten Informationsressourcen unserer Zeit – effizient und nachhaltig zu nutzen und durch die langfristige Archivierung rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
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