Viele Wege führen nach Rom: Zugriff auf das MailStore-Archiv

„Wenn es nicht schon in der Pre-Sales-Phase geschehen ist, fragen uns IT-Admins nach dem Kauf von MailStore Server, wie die Nutzer im Unternehmen auf das E-Mail-Archiv zugreifen können,“ weiß Ronny Janssen, Technical Support Engineer bei MailStore, aus der Praxis zu berichten. „Aus den unterschiedlichen Optionen, die unsere Software bietet, gilt es dann denjenigen Zugriffsweg zu wählen, der den Anforderungen Rechnung trägt.“ Um Unternehmen bestmöglich dabei zu unterstützen, eine problemlose E-Mail-Archivierung bei hoher Akzeptanz durch die Nutzer zu implementieren, kann über folgende Varianten auf das E-Mail-Archiv zugegriffen werden:

Zugriff über die Microsoft Outlook-Integration

Screenshot Zugriff über das MailStore Outlook Add-in

Der wohl häufigste Weg, auf das Archiv zuzugreifen ist die Verwendung des MailStore Outlook Add-ins, welches für alle gängigen Versionen für Outlook verfügbar ist. Der Vorteil liegt bei dieser Option darin, dass Outlook der wohl meist verbreitete E-Mail-Client ist und Benutzer weiterhin in ihrer gewohnten E-Mail-Umgebung arbeiten können. Darüber hinaus spüren sie durch die komplette Integration in die Arbeitsoberfläche kaum eine Veränderung ihrer Arbeitsprozesse. Per Drag & Drop können E-Mails aus dem Archiv zurück in das lokale Outlook „gezogen“ werden. Der IT-Admin kann das Outlook Add-in per Gruppenrichtlinie auf mehreren Rechnern gleichzeitig ausrollen, eine manuelle Installation ist in jedem Fall auch möglich. Das Outlook Add-in sollte so konfiguriert werden, dass stets per sicherer HTTPS-Verbindung auf das Archiv zugegriffen wird.

Browserbasierter Zugang mit dem MailStore Web Access

Screenshot Browserbasierter Zugang mit dem MailStore Web Access

Immer mehr Arbeitnehmer arbeiten mobil. Aus diesem Grund verfügen MailStore Server und die MailStore SPE über einen responsiven Web Access der ausschließlich über eine gesicherte HTTPS-Verbindung genutzt werden kann. Unabhängig von Display-Größe, Betriebssystem und Browser können archivierte E-Mails auf jedem Endgerät aufgerufen werden. Das ist auch dort interessant, wo in einem Unternehmen alternative Betriebssysteme im Einsatz sind, beispielsweise MacOS oder Linux. Mobilen Nutzern ist es im Rahmen ihrer Nutzerrechte möglich, E-Mails innerhalb des Archives zu verschieben oder zu löschen. Darüber hinaus beinhaltet der Web Access eine Wiederherstellungsfunktion: Über den Toolbar-Eintrag Wiederherstellen kann die aktuell angezeigte E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse versendet und so aus dem Archiv wiederhergestellt werden.

Archive über die MailStore Client-Software aufrufen

Screenshot Archive über die MailStore Client-Software aufrufen

Der MailStore Client ist eine Windows-Anwendung, die, unabhängig von der Anzahl erworbener Lizenzen, auf beliebig vielen Anwender-Rechnern einzeln oder per Gruppenrichtlinie installiert werden kann. Der MailStore Client bietet von allen Optionen zum Zugriff auf das Archiv den größten Funktionsumfang. So können mit diesem nicht nur E-Mails durchsucht und betrachtet werden, sondern abhängig von den Rechten des jeweiligen MailStore-Benutzers können auch Archivierungs- und Exportaufgaben eingerichtet und ausgeführt werden. Die Client-Software empfiehlt sich für Mitarbeiter, die ihr Mailprogramm (zum Beispiel Outlook oder Thunderbird) lokal archivieren wollen und natürlich für die Administratoren der E-Mail-Archivierungssoftware.

Auch andere E-Mail-Clients sind kein Problem

Screenshot Zugriff über den integrierten MailStore IMAP-Server

MailStore Server verfügt zusätzlich über einen integrierten IMAP-Server, der es ermöglicht, mit einem beliebigen IMAP-fähigen E-Mail-Client lesend und TLS-verschlüsselt auf das MailStore Archiv zuzugreifen. Dies stellt sowohl für viele alternative E-Mail-Clients, wie beispielsweise Mozilla Thunderbird unter beliebigen Betriebssystemen (z.B. MacOS oder Linux), sowie für mobile Plattformen (Android, iOS) eine komfortable Zugriffsmöglichkeit auf das E-Mail-Archiv dar.

Probieren geht über Studieren

„Ich empfehle jedem an E-Mail-Archivierung interessierten IT-Admin oder Geschäftsführer, MailStore Server einmal selbst auszuprobieren,“ sagt Ronny Janssen. „Erfahrungsgemäß hilft das enorm bei der Entscheidungsfindung. Falls weitere Beratung gewünscht ist: Meine Kollegen und ich aus dem Support Team helfen in der Pre-Sales-Phase gerne bei der Entscheidungsfindung, welche Zugriffswege für die individuellen Anforderungen eines Unternehmens geeignet sind.“

Vor dem Praxiseinsatz von MailStore Server und bevor über Zugriffswege auf das E-Mail-Archiv nachgedacht wird, sollten Unternehmen entscheiden, welche Archivierungsstrategie sie wählen. Unser Video aus der Reihe Tech Tipps vermittelt dazu die wichtigsten Informationen.

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