Viele Wege führen nach Rom: Zugriff auf das MailStore-Archiv

„Wenn es nicht schon in der Pre-Sales-Phase geschehen ist, fragen uns IT-Admins nach dem Kauf von MailStore Server, wie die Nutzer im Unternehmen auf das E-Mail-Archiv zugreifen können,“ weiß Ronny Janssen, Technical Support Engineer bei MailStore, aus der Praxis zu berichten. „Aus den unterschiedlichen Optionen, die unsere Software bietet, gilt es dann denjenigen Zugriffsweg zu wählen, der den Anforderungen Rechnung trägt.“ Um Unternehmen bestmöglich dabei zu unterstützen, eine problemlose E-Mail-Archivierung bei hoher Akzeptanz durch die Nutzer zu implementieren, kann über folgende Varianten auf das E-Mail-Archiv zugegriffen werden:

Zugriff über die Microsoft Outlook-Integration

Screenshot Zugriff über das MailStore Outlook Add-in

Der wohl häufigste Weg, auf das Archiv zuzugreifen ist die Verwendung des MailStore Outlook Add-ins, welches für alle gängigen Versionen für Outlook verfügbar ist. Der Vorteil liegt bei dieser Option darin, dass Outlook der wohl meist verbreitete E-Mail-Client ist und Benutzer weiterhin in ihrer gewohnten E-Mail-Umgebung arbeiten können. Darüber hinaus spüren sie durch die komplette Integration in die Arbeitsoberfläche kaum eine Veränderung ihrer Arbeitsprozesse. Per Drag & Drop können E-Mails aus dem Archiv zurück in das lokale Outlook „gezogen“ werden. Der IT-Admin kann das Outlook Add-in per Gruppenrichtlinie auf mehreren Rechnern gleichzeitig ausrollen, eine manuelle Installation ist in jedem Fall auch möglich. Das Outlook Add-in sollte so konfiguriert werden, dass stets per sicherer HTTPS-Verbindung auf das Archiv zugegriffen wird.

Browserbasierter Zugang mit dem MailStore Web Access

Screenshot Browserbasierter Zugang mit dem MailStore Web Access

Immer mehr Arbeitnehmer arbeiten mobil. Aus diesem Grund verfügen MailStore Server und die MailStore SPE über einen responsiven Web Access der ausschließlich über eine gesicherte HTTPS-Verbindung genutzt werden kann. Unabhängig von Display-Größe, Betriebssystem und Browser können archivierte E-Mails auf jedem Endgerät aufgerufen werden. Das ist auch dort interessant, wo in einem Unternehmen alternative Betriebssysteme im Einsatz sind, beispielsweise MacOS oder Linux. Mobilen Nutzern ist es im Rahmen ihrer Nutzerrechte möglich, E-Mails innerhalb des Archives zu verschieben oder zu löschen. Darüber hinaus beinhaltet der Web Access eine Wiederherstellungsfunktion: Über den Toolbar-Eintrag Wiederherstellen kann die aktuell angezeigte E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse versendet und so aus dem Archiv wiederhergestellt werden.

Archive über die MailStore Client-Software aufrufen

Screenshot Archive über die MailStore Client-Software aufrufen

Der MailStore Client ist eine Windows-Anwendung, die, unabhängig von der Anzahl erworbener Lizenzen, auf beliebig vielen Anwender-Rechnern einzeln oder per Gruppenrichtlinie installiert werden kann. Der MailStore Client bietet von allen Optionen zum Zugriff auf das Archiv den größten Funktionsumfang. So können mit diesem nicht nur E-Mails durchsucht und betrachtet werden, sondern abhängig von den Rechten des jeweiligen MailStore-Benutzers können auch Archivierungs- und Exportaufgaben eingerichtet und ausgeführt werden. Die Client-Software empfiehlt sich für Mitarbeiter, die ihr Mailprogramm (zum Beispiel Outlook oder Thunderbird) lokal archivieren wollen und natürlich für die Administratoren der E-Mail-Archivierungssoftware.

Auch andere E-Mail-Clients sind kein Problem

Screenshot Zugriff über den integrierten MailStore IMAP-Server

MailStore Server verfügt zusätzlich über einen integrierten IMAP-Server, der es ermöglicht, mit einem beliebigen IMAP-fähigen E-Mail-Client lesend und TLS-verschlüsselt auf das MailStore Archiv zuzugreifen. Dies stellt sowohl für viele alternative E-Mail-Clients, wie beispielsweise Mozilla Thunderbird unter beliebigen Betriebssystemen (z.B. MacOS oder Linux), sowie für mobile Plattformen (Android, iOS) eine komfortable Zugriffsmöglichkeit auf das E-Mail-Archiv dar.

Probieren geht über Studieren

„Ich empfehle jedem an E-Mail-Archivierung interessierten IT-Admin oder Geschäftsführer, MailStore Server einmal selbst auszuprobieren,“ sagt Ronny Janssen. „Erfahrungsgemäß hilft das enorm bei der Entscheidungsfindung. Falls weitere Beratung gewünscht ist: Meine Kollegen und ich aus dem Support Team helfen in der Pre-Sales-Phase gerne bei der Entscheidungsfindung, welche Zugriffswege für die individuellen Anforderungen eines Unternehmens geeignet sind.“

Vor dem Praxiseinsatz von MailStore Server und bevor über Zugriffswege auf das E-Mail-Archiv nachgedacht wird, sollten Unternehmen entscheiden, welche Archivierungsstrategie sie wählen. Unser Video aus der Reihe Tech Tipps vermittelt dazu die wichtigsten Informationen.

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Danielle Voosen
19.09.2019, 14:44

Hallo,
Sie geben an, dass beliebige Clients möglich sind, aber geben als Beispiel immer nur Outlook und Thunderbird an. Bitte schicken Sie uns eine Liste der unterstützten Clients. Wir sind 2 Selbstständige, die nach einer Lösung wie MailStore Server suchen. Nur arbeiten wir zu 70% mit Macs und Apple Mail. Deshalb macht es keinen Sinn, das Produkt zu testen, bevor wir sicher sein können, dass es optimal mit Macs funktioniert.
Danke im Voraus
Danielle Voosen, Luxemburg

Roland Latzel
19.09.2019, 17:48

Hallo Frau Voosen,
das ist richtig. Jeder E-Mail-Client, der eine TLS-verschlüsselte Verbindung zu einem IMAP-Server herstellen kann, ist geeignet um lesend über den in MailStore Server integrierten IMAP-Server auf das Archiv zuzugreifen. Mehr Informationen dazu können Sie auch in diesem Blogartikel nachlesen.
Eine direkte Integration in die Benutzeroberfläche bieten wir aktuell nur für Microsoft Outlook an.
Die Systemanforderungen von MailStore Server können Sie hier einsehen.
Viele Grüße vom Niederrhein!

Mario Kammerer
25.01.2022, 17:17

Hallo Herr Latzel!
Wie wäre es Mac-Usern möglich Ihre EMails (Outlook an Office365) zu archivieren.
Impersonation und Eingriffe am Online Exchange Server werden von der Firmenleitung nicht gewünscht.
Also benötigt man direkt am MAC einen Client zum Archivieren aus dem OUTLOOK!
Ist dieser verfügbar?
Danke und beste Grüsse
Mario

Roland Latzel
26.01.2022, 11:26

Hallo Herr Kammerer,
der Zugriff auf das Archiv für Mac OS-User ist u.a. über den browserbasierten Web Access oder über den in MailStore Server integrierten IMAP-Server möglich. Siehe auch hier. Des Weiteren schauen Sie sich gerne diesen Grundlagenbeitrag an. Kontaktieren Sie bei weiteren Fragen gerne unseren technischen Support, die Kollegen helfen Ihnen dann weiter mit Ihrem individuellen Szenario.

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