MailStore V13: Bessere Cloud-Dienst-Unterstützung und moderne Authentifizierung

Wie viele andere Unternehmen hat auch das MailStore-Team in der ersten Jahreshälfte einige Wochen von zu Hause gearbeitet und von dort fleißig unsere Archivierungslösungen weiterentwickelt. Wie gut das funktioniert hat, zeigt die heutige Veröffentlichung unserer neuen Hauptversion MailStore 13, die wir Ihnen hiermit gerne vorstellen möchten.

Die neue Version wartet mit einigen neuen Features und zahlreichen Verbesserungen auf, die nicht nur Admins, sondern auch Endanwender und Geschäftsführer erfreuen werden. „Dabei haben wir vier übergeordnete Themenschwerpunkte gesetzt, auf die diese Features einzahlen,“ erklärt Björn Meyn, Product Manager bei MailStore. „Zum einen haben wir das Zusammenspiel unserer Software mit den wichtigsten Cloud-Diensten Microsoft 365 und Google G Suite verbessert und für eine noch einfachere Integration mit diesen Diensten gesorgt. Zweiter großer Fokus von MailStore 13 ist die Unterstützung moderner Authentifizierung durch OAuth2 und OpenID Connect. Als dritten und vierten großen Themenschwerpunkt haben wir eine erhöhte Sicherheit und ein verbessertes Nutzererlebnis gewählt. Langjährige MailStore-Kunden wissen, dass diese beiden Themen Herzensangelegenheiten von uns sind und in wirklich jedem Release eine Hauptrolle spielen.“

Was Admins von V13 erwarten können

MailStore 13 bietet einige Neuerungen und Verbesserungen, die die Arbeit für Administratoren erleichtern können. Hier eine Auswahl der Features, die für den Admin besonders relevant sind:

Cloud-Dienst-Unterstützung und moderne Authentifizierung

MailStore Server und die MailStore Service Provider Edition (SPE) unterstützen nun OAuth2 und OpenID Connect, was zu einer deutlich verbesserten Integration von MailStore in die Cloud-Umgebungen von Microsoft 365 und Google G Suite führt. Die Admins können sich freuen, denn dies verbessert nicht nur die Benutzerfreundlichkeit von MailStore in Kombination mit diesen Cloud-Diensten, sondern erhöht außerdem die Sicherheit. Der Administrator profitiert von einheitlichen Anmelderichtlinien, indem er die Einstellungen seines Microsoft 365- oder Google G Suite-Mandanten auch für MailStore Server verwenden kann, einschließlich beispielsweise der Multi-Faktor-Authentifizierung, ohne die Legacy-Authentifizierung oder den weniger sicheren Anwendungszugriff aktivieren zu müssen. Der neue zweistufige Anmeldevorgang folgt dem Anmeldeverfahren moderner Webanwendungen und MailStore muss zur Authentifizierung keine Kennwörter von Remotebenutzern mehr verarbeiten.

Zusätzlich erleichtern die neuen dedizierten Microsoft 365 Archivierungs- und Exportprofile dem Admin die Profilkonfiguration. Auch hier wird durch die Unterstützung moderner OAuth2 Authentifizierung nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Integration mit Microsoft 365 verbessert.

Netzwerkfreigaben

Admins von MailStore Server profitieren nun von einer besseren Verwaltung der Netzwerkfreigaben: Statt über das Startup-Script, lassen sich die Netzwerkfreigaben jetzt komfortabler und sicherer über die MailStore Server Dienst-Konfiguration verwalten – zum Beispiel bei der Verwendung einer NAS.

Gruppenrichtlinien

Das Anlegen von Gruppenrichtlinien für den MailStore Client und das MailStore Outlook Add-in ist ab sofort einfacher als je zuvor, denn für MailStore Server sind die Vorlagen nun in der Installation enthalten, während sie bei der SPE von der Standardseite des Client Access Servers heruntergeladen werden können. Die Vorlagen sind mit Version 13 außerdem in allen von MailStore unterstützen Sprachen verfügbar.

Zertifikatsvalidierung

Eine weitere Verbesserung für die Administratoren von MailStore Server und der SPE ist die neue Zertifikatsvalidierung. Diese wurde an die Validierung der wichtigsten Webbrowser angeglichen, sodass Administratoren vereinheitlichte Sicherheits- und Zertifikatrichtlinien entwerfen und implementieren können, die alle MailStore-Clients betreffen (MailStore Client, MailStore Outlook-Add-in und MailStore Web Access).

Ausschließlich verschlüsselte Verbindungen

Mit Version 13 wird die Unterstützung für unverschlüsselte Verbindungen zu MailStore Server vollständig entfernt. So können sich Administratoren sicher sein, dass alle MailStore Server-Installationen nur verschlüsselte Verbindungen zum Archiv zulassen, was besonders für Administratoren nützlich sein kann, die mehrere Installationen verwalten.

Let’s Encrypt™-Zertifikate

Administratoren können jetzt einen Port angeben, auf den MailStore Server auf Validierungsanforderungen von Let’s Encrypt-TLS-Zertifikaten lauscht, um Portkollisionen zu vermeiden, zum Beispiel wenn MailStore Server zusammen mit anderen Diensten auf einem Computer ausgeführt wird oder wenn nur eine begrenzte Anzahl externer IP-Adressen vorhanden ist. Dies erleichtert die Verwendung von Let’s Encrypt-Zertifikaten.

MailStore Gateway

Mit Version 13 können Administratoren sofort sehen, wie viele Nachrichten in einem MailStore Gateway-Postfach vorhanden sind. Darüber hinaus kann mit der neuen Version das Löschen von Postfächern, die noch Nachrichten enthalten, erzwungen werden. Zusätzlich kann der Port des Management Web Interface geändert werden, wenn der Standard-Port von anderen Anwendungen verwendet wird oder der Administrator ihn in den Standard-HTTPS-Port 443 ändern möchte.

Wie Endanwender von der neuen Version profitieren

Auch für Endanwender bietet MailStore 13 einige neue und verbesserte Features, die ihnen den Umgang mit ihrem Archiv erleichtern. Darunter fallen zum Beispiel die folgenden Punkte:

Moderne Authentifizierung

Benutzer von MailStore Server und der SPE können sich jetzt mithilfe ihres vertrauten Anmeldeprozesses für Microsoft 365 oder Google G Suite bei MailStore anmelden. Das heißt, sie brauchen sich keine gesonderten Passwörter für MailStore merken, sondern können sich einfach auf ihre Anmeldeinformationen für Microsoft 365 oder Google G Suite verlassen. Auf diese Weise können sie beim Zugriff auf ihre Archive auch von den zusätzlichen Sicherheitsfunktionen dieser Cloud-Dienste profitieren, beispielsweise von der Multi-Faktor-Authentifizierung.

Mobiler Web Access entfernt

Benutzer, die zuvor noch den mobilen Web Access für MailStore Server oder die SPE verwendet haben, profitieren jetzt von unserem moderneren und sichereren responsiven Web Access. Der alte mobile Web Access ist mit Version 13 nicht mehr verfügbar.

Client-seitige Verbesserungen

Benutzer von MailStore Server und der SPE profitieren von mehreren Verbesserungen beim Zugriff auf die Archive und bei der Arbeit mit diesen. So wurde vor allem die Ladezeit des responsiven Web Access erheblich reduziert. Verschiedene kleine Verbesserungen sowie ein umfangreiches Update aller Webkomponenten wurden durchgeführt, um eine noch reibungslosere Suche zu erzielen, insbesondere auf Mobilgeräten. Darüber hinaus ist die responsive Ansicht auf Mobilgeräten deutlich verbessert worden und bietet nun unter anderem einen größeren Lesebereich. Außerdem macht es die neue „Jump-to-Folder“-Funktion, mit der man beim Klick auf den Ordnerpfad in der Nachrichtenansicht direkt zum jeweiligen Ordner gelangt, noch einfacher, E-Mails zu finden, die zum selben Projekt oder öffentlichen Ordner gehören. Zusätzlich werden jetzt in der Nachrichtenliste im MailStore-Client neben dem Datum auch Zeitinformationen angezeigt.

Ausschließlich verschlüsselte Verbindungen

Mit Version 13 wurde die Unterstützung für unverschlüsselte Verbindungen zu MailStore Server vollständig entfernt. So bekommen Endanwender weniger Warnmeldungen, wenn sie einen modernen Webbrowser verwenden, um auf das Archiv zuzugreifen und können auf die sichere Verbindung mit MailStore Server vertrauen. Außerdem können sie leichter mittels ihres Browsers überprüfen, ob ihre Verbindung sicher ist (z. B. mit dem Schlosssymbol in der Adressleiste von Chrome). Letzteres ist besonders nützlich, wenn nicht vertrauenswürdige Netzwerke wie öffentliche WLANs, z.B. am Flughafen, verwendet werden.

Zertifikatsvalidierung

Die Zertifikatsvalidierung wurde sowohl in MailStore Server als auch in der SPE an die der wichtigsten Webbrowser angepasst, sodass Endanwender Verstöße gegen Sicherheitsrichtlinien in allen Clients, also im MailStore Client, Outlook-Add-in und Web Access, leichter erkennen können.

Wieso Geschäftsführer sich über V13 freuen können

Natürlich profitiert auch die Geschäftsführung davon, wenn Administratoren und Endanwendern die Arbeit mit den E-Mails erleichtert wird. Es gibt jedoch drei weitere Argumente für MailStore 13, die für die Geschäftsführung relevant sind:

Cloud-Dienst-Unterstützung und moderne Authentifizierung

Geschäftsführer können auch langfristig auf ihre Investition in MailStore vertrauen, da es fest zu unserer Philosophie gehört, die aktuellen Industriestandards und -technologien auch in Verbindung mit wichtigen Cloud-Diensten wie Microsoft 365 und Google G Suite dauerhaft zu unterstützen.

Verschlüsselte Verbindungen und vereinheitlichte Zertifikatsvalidierung

Geschäftsinhaber können sich außerdem darauf verlassen, dass MailStore das Sicherheitskonzept der Software kontinuierlich verbessert, um den aktuellen Industriestandards und Sicherheitsempfehlungen zu entsprechen. Bei der Umsetzung behalten wir jedoch immer die Bedürfnisse und IT-Infrastruktur des Mittelstandes im Blick. Dabei ist unser Motto „Security by Default“. Dies macht MailStore auch auf lange Sicht zu einer sicheren Wahl für die E-Mail-Archivierung.

Zertifizierungen: rechtssichere E-Mail-Archivierung

Wie jede neue Hauptversion haben wir auch MailStore Server 13 von einem unabhängigen IT-Revisor und Datenschutzexperten auf Herz und Nieren prüfen lassen – und das zweifach. Die erste Prüfung fand auf Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt.  Diese Zertifizierung berücksichtigt alle Aspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, die die Archivierung betreffen, und gilt auch für die Anforderungen in Österreich und der Schweiz. Damit wird die Grundlage für die häufig so bezeichnete „GoBD-Konformität“ hergestellt. Die Bescheinigung über die IDW PS 880-Prüfung von MailStore Server 13 können Sie unter dem Punkt „Softwarebescheinigungen nach IDW PS 880“ hier im PDF-Format herunterladen.

Die zweite Prüfung fand auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) statt. Diese Zertifizierung belegt: MailStore Server ermöglicht eine den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügende Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO – die sachgerechte Anwendung vorausgesetzt. Dank dieser regelmäßig und unabhängig durchgeführten Prüfungen unserer Software, können sich Geschäftsführer darauf verlassen, dass sie mit MailStore Server eine rechtskonforme Software zur E-Mail-Archivierung einsetzen. Das offizielle Zertifikat über die Prüfungsergebnisse kann von unseren interessierten Kunden und Partnern über [email protected] angefordert werden.

Für Managed Service Provider, die Ihren Kunden E-Mail-Archivierung-as-a-Service auf Basis der MailStore Service Provider Edition anbieten, gilt folgendes: Auch die MailStore SPE in Version 13 wurde ebenso wie MailStore Server nach den gleichen Kriterien gemäß IDW PS 880 und EU-DSGVO geprüft und zertifiziert. Die Prüfbescheinigungen können registrierte MailStore Partner über das Partner Portal unseres Distributionspartners EBERTLANG herunterladen oder per E-Mail über [email protected] anfordern.

Und was ist mit Privatanwendern von MailStore Home?

Auch wenn der Fokus von Version 13 unbestreitbar auf unseren kommerziellen Produkten MailStore Server und der MailStore SPE liegt, gehen auch die Privatanwender unser kostenfreien Archivierungslösung MailStore Home nicht ganz leer aus. In MailStore Home gibt es mit Version 13 nun auch die praktische „Jump-to-Folder“-Funktion, mit der sich E-Mails aus dem gleichen Ordner ganz einfach per Klick auf den Ordnerpfad finden lassen. Außerdem können Endanwender Passwörter flexibler gestalten indem sie mit einem Leerzeichen beginnen oder abschließen dürfen. Zusätzlich gibt es weitere kleine Verbesserungen und Fixes, die dem Endanwender ein besseres Nutzererlebnis bei der Verwendung von MailStore Home bieten.

Eine hilfreiche Schritt-für-Schritt-Anleitung wie man das Upgrade von MailStore Home auf Version 13 durchführt, findet sich in unserer MailStore Home User Community.

Verfügbarkeit

Version 13 von MailStore Server und der MailStore SPE steht auf der Unternehmenswebseite ab sofort für alle Bestandskunden mit gültigem Update & Support Service zum kostenlosen Download bereit. Kunden, deren Update & Support Service ausgelaufen ist, sollten diesen über ein kostenpflichtiges Upgrade erneuern und ebenfalls auf die neue Version aktualisieren.

Darüber hinaus können interessierte Unternehmen die Version als kostenlose 30-Tage-Testversion herunterladen.

An der MailStore SPE interessierte Service Provider können sich hier kostenlos registrieren und erhalten dann alle relevanten Informationen inklusive Zugang zu einer kostenlosen Testversion.

MailStore Home ist auf der Produktseite unserer Webseite downloadbar.

Die jeweiligen Changelogs können Sie hier einsehen

• MailStore Server: https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-server/changelog/
• MailStore SPE: https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-spe/changelog/
• MailStore Home: https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-home/changelog/
• MailStore Gateway: https://www.mailstore.com/de/produkte/mailstore-gateway/changelog

Weitere Informationen

Nützliche Informationen zu den folgenden Themen finden Sie in unserer MailStore Server Hilfe:

• Synchronisieren von Benutzerkonten mit Microsoft 365 (Modern Authentication)
• Verwendung von Network Attached Storage (NAS)
• MailStore Client Deployment
• MailStore Outlook Add-in Deployment