Case Study: Die Stadtwerke Kulmbach archivieren E-Mails mit MailStore Server

„Ganz nah und für Sie da“, ist das Motto der Stadtwerke Kulmbach, einem Eigenbetrieb der am Main gelegenen oberfränkischen Kreisstadt Kulmbach. Die Stadtwerke Kulmbach sind ein kommunales Dienstleistungsunternehmen mit circa 100 Beschäftigten und verfügen auch aufgrund ihrer Bürgernähe über ein hohes E-Mail-Aufkommen, das im Rahmen eines professionellen E-Mail-Managements mit MailStore Server archiviert wird.

Rechtskonforme E-Mail-Archivierung einfach gemacht

„Seit 2018 setzen wir MailStore Server ein und profitieren von dem gesamten Leistungsspektrum, das uns die E-Mail-Archivierungssoftware bietet“, sagt Thomas Müller, Abteilungsleiter IT, bei den Stadtwerken Kulmbach. „Neben der Entlastung des E-Mail-Servers und dem Schutz vor Datenverlust, hat uns vor allem die einfache und schnelle Möglichkeit, rechtskonforme E-Mail-Archivierung zu betreiben, überzeugt.“ Im Gespräch mit dem IT-Verantwortlichen wird deutlich, dass auch die durchweg gute Akzeptanz der Nutzer, die von einer schnellen E-Mail-Suche profitieren, neben dem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis ein wichtiges Kaufargument für die in Viersen am Niederrhein entwickelte Software ist.

Kombination von Journal- und Postfacharchivierung

MailStore Server erlaubt zwei Arten von Archivierung: Mit Hilfe von Journal- und Postfacharchivierung können Unternehmen unterschiedliche Ziele verfolgen. Zum einen ermöglicht die Journalarchivierung durch Archivierung ALLER ein- und ausgehenden E-Mails eine rechtssichere Archivierung, zum anderen bleibt durch Postfacharchivierung die Ordnerstruktur, die Mitarbeiter in Ihrem lokalen E-Mail-Client angelegt haben, auch im Archiv vorhanden. Zusätzlich wird so gleichzeitig der E-Mail-Server entlastet. Die Stadtwerke Kulmbach wenden beide Archivierungsstrategien an.

Automatische Löschung von Bewerbungsunterlagen

„Unternehmen sollten so wenig personenbezogene Daten wie möglich nutzen beziehungsweise speichern. Es gilt der Grundsatz der Datenminimierung.“, sagt Julian Jansen, Legal Counsel bei MailStore. „Gemäß EU-DSGVO dürfen personenbezogene Daten auch nur so lange gespeichert werden, wie es notwendig ist, um den jeweiligen Zweck zu erreichen. Beispielsweise ist eine langfristige Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens nicht gestattet,“ führt der Jurist weiter aus.

In Kulmbach nutzen die Stadtwerke die Aufbewahrungsrichtlinien in MailStore Server dazu, den Regelungen der DSGVO zu entsprechen und Bewerbungsunterlagen automatisch nach einer gesetzten Frist aus den Archiven zu löschen.

Die dazugehörige Case Study und weitere Anwenderberichte inklusive Projektablauf finden Sie hier: https://www.mailstore.com/de/referenzen/case-studies/

Wenn Sie mehr über das Thema E-Mail-Archivierung im Kontext der EU-DSGVO erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen diesen Blogbeitrag und unser kostenfreies DSGVO-Advisory.

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