Mobiles Arbeiten in Zeiten von Corona bei MailStore

Wie das gesamte MailStore Team befinde ich mich gerade in meinem Homeoffice. Bedingt durch eine Reihe abgesagter (Präsenz-)Termine, habe ich etwas mehr Zeit als gewöhnlich. Deshalb schreibe ich ein paar persönliche Zeilen darüber, wie wir als überzeugte Verfechter der Präsenzkultur jetzt mit dem „zwangsverordneten“ mobilen Arbeiten während der Corona-Krise umgehen und welche Erfahrungen beziehungsweise Lerneffekte ich als Geschäftsführer daraus ziehen kann. Im weiteren Verlauf beantworte ich einige Fragen, die mir unser Corporate Communications Manager Wilm Tennagel dazu gestellt hat.

Präsenzkultur ist nicht Stechuhr-Prinzip

Es stimmt: Wir bei MailStore setzen auf eine „Präsenzkultur“ in unserer täglichen Zusammenarbeit. Wichtig ist uns dabei aber, dass wir bei unserer individuellen Präsenzkultur ausdrücklich nicht auf das klassische Stechuhr-Prinzip und „du musst immer von 8.30 Uhr bis 17.30 Uhr im Office sein“ setzen. Im Gegenteil, wir haben vor über 10 Jahren eine automatische Zeiterfassung eingeführt – nicht, weil wir kontrollieren wollten, sondern weil wir unseren Mitarbeitern durch ein eigenständiges Zeit-Management flexible Arbeitszeiten und damit eine bessere Koordination von Beruf und Familie ermöglichen können. Kinder in den Kindergarten oder zur Schule bringen, mal einen Vormittag lang auf den Handwerker warten, einen Arzttermin, Friseurtermin oder ähnliches in den Tagesablauf einschieben, das war und ist bei uns dank der flexiblen Arbeitszeiten nie ein Problem.

Präsenzkultur schließt mobiles Arbeiten nicht aus!

Zusätzlich haben wir vor drei Jahren angefangen, in Abteilungen, in denen es technisch und organisatorisch abbildbar und auch für das Unternehmen und die Arbeitsergebnisse sinnvoll ist, mobiles Arbeiten anzubieten. Unter anderem in unserer Marketingabteilung aber auch im Produkt- und Programmanagement und im Engineering wird dies von vielen Kollegen auch regelmäßig in Anspruch genommen.

ABER: Wir arbeiten als internationales und agiles Softwareunternehmen täglich in unterschiedlichen Projekten und interdisziplinären Teams zusammen.

Wir arbeiten mit der Kanban Methode und haben analoge Kanban Boards vor denen wir uns täglich zu Stand-Up Meetings treffen. Wir tauschen uns vor der Kaffeemaschine, vor dem Getränkekühlschrank, im Gang, in den Aufenthaltsräumen und den Büros untereinander aus. Viele von uns essen – mal mehr mal weniger regelmäßig – gemeinsam in unserer großen Küche zu Mittag. Wir zocken Fifa miteinander, gehen gemeinsam ins Fitnessstudio, oder machen einen Spaziergang an der Niers. Kurzum: Wir sind zum Arbeiten hier, aber leben auch ein bisschen zusammen!

…und dann kam Corona. Wir waren vorbereitet.

Analoge Kommunikation und soziales Miteinander, die täglich gelebte Präsenz in unserem Office, waren und sind ein fester Bestandteil unserer Firmenkultur – und dann kam Corona.

Die Wahrheit ist, dass wir tatsächlich schon sehr gut gerüstet waren als klar wurde, dass auf Grund der aktuellen Situation tatsächlich mal alle über eine längere Zeit mobil arbeiten müssen.

Wir hatten in den letzten Jahren die Workstations auf Laptops umgestellt und unsere IT hatte ohnehin gerade unsere Telefonanlage (inkl. Endpoints) komplett digitalisiert. Kurzfristig mussten dann (nur) noch die letzten 2-3 Laptops bereitgestellt und es musste sichergestellt werden, dass bei allen Kollegen der VPN-Zugang läuft. Da wir unsere gesamten Projekte und die Projektdokumentation, neben den oben erwähnten analogen Boards, auch in bewährten Systemen, wie zum Beispiel Jira und Confluence digital führen, waren auch hier keine größeren Anpassungen nötig.

Die größten Sorgen bereitete uns zu dem Zeitpunkt unsere Microsoft Office365-Instanz, da unsere IT an einer internen Migration arbeitete und nicht klar war, ob beispielsweise Microsoft Teams danach noch so laufen würde, wie gewohnt. Teams ist übrigens auch schon seit längerem fester Bestandteil unseres täglichen Arbeitens.

Über Nacht Umzug ins Homeoffice

Somit sind wir alle quasi über Nacht von unseren MailStore Office-Arbeitsplätzen zu unseren neuen mobilen Arbeitsplätzen gewechselt. An den heimischen Esstisch, den Küchentisch, den Kaffeetisch oder klassisch eben an den Schreibtisch. Ich spreche hier übrigens ganz bewusst immer von „mobilem Arbeiten“ und nicht von „Homeoffice“ – sind das doch auch rein rechtlich zwei grundsätzlich verschiedene Themen, wie unsere Kollegin in dem bereits oben verlinkten Blogbeitrag erklärt. Und wie läuft das „situative mobile Arbeiten“ jetzt bei MailStore?

Grundsätzlich „business as usual“: Wir nehmen Anrufe entgegen, bearbeiten Bestellungen, sind im Kontakt mit unseren Fachhandelspartnern, sind im Support erreichbar (die aktuellen Kundenzufriedenheitswerte sind übrigens weiterhin klasse) und somit „ nah am Kunden“. Marketing veröffentlicht fleißig Whitepaper, Partner Newsletter, Blog Posts, alle Projekte laufen nahtlos weiter, Stand-up Meetings und Projektmeetings wurden alle digitalisiert und ermöglichen eine produktive Zusammenarbeit, unsere Software wird weiterentwickelt, ebenso wie unsere Kundendatenbank, Accounting bucht fleißig Rechnungen und so weiter, und so weiter…

Jetzt zu den Fragen von Wilm, unserem Corporate Communications Manager:

Wie haben wir es organisatorisch geschafft, von dem Credo der Präsenzkultur abzuweichen und kurzfristig mobiles Arbeiten in ALLEN Unternehmensbereichen zu ermöglichen?

„Wie bereits erwähnt, waren wir tatsächlich ganz gut vorbereitet – wenn auch, zugegebenermaßen, eher zufällig. Besonders kritisch wären primär die Abteilungen „nah am Kunden“ (also Customer Service, Technical Support & Sales) und unser Projektmanagement gewesen. Dadurch, dass wir aber mit der neuen VoIP-Anlage und der Umstellung auf die VoIP Clients auf den PCs die mobile Erreichbarkeit des Unternehmens gewährleisten konnten, und mit Jira & Confluence unsere Projekte und Prozesse auch digitalisiert abbilden, war der Schritt, als gesamtes Unternehmen mobil zu arbeiten ein verhältnismäßig einfacher.

Hilfreich für das tägliche Miteinander ist auch, dass wir bereits seit fünf Jahren eine firmeninterne Chat Software nutzen, über die sich die Kollegen zusätzlich zu den stattfindenden analogen Gesprächen auch digital austauschen. Heute nutzen wir Microsoft Teams. Das bildet jetzt tatsächlich die Basis unserer aktuellen Kommunikation untereinander – ob Meetings, Chats oder Posts, alles wird über Teams gemanagt und geteilt.“

Welche „Learnings“ für Dich als Geschäftsführer gibt es und was kannst Du anderen Mittelständlern mit auf den Weg geben?

„Wir sind ein Technologieunternehmen, da liegt die Nutzung der neusten Technologien (auch die der Kommunikation) nahe. Ich würde jedoch jedem Unternehmen, vor allem auch den kleineren, empfehlen sich fortlaufend zu digitalisieren. Und damit meine ich nicht die vielbeschworene „Digitalisierung“ á la Großkonzern, sondern einfach den Versuch mit der Technik auf dem halbwegs neuesten Stand zu bleiben. Investitionen in Laptops anstatt Desktop-PCs, in eine VoIP Telefonanlage, oder in die Digitalisierung von Prozessen mithilfe einer Software kosten kurzfristig erst einmal Zeit und Geld, aber machen das Arbeiten langfristig (auch ohne Corona) effektiver und unabhängiger.

Ich habe dem selbst in der Vergangenheit auch nicht so viel Bedeutung zukommen lassen, bin aber in der glücklichen Situation, ein Team von Kollegen um mich herum zu haben, die es eben auch mal besser wissen als ich – man sollte Fachleuten und ‚Techies‘ gelegentlich auch glauben!“

Wenn das Unternehmen mit 100% Remote-Arbeit weiterhin gut funktioniert, wie möchtest Du die Mitarbeiter nach der Krise wieder dazu bringen, sich ins Auto zu setzen und zur Arbeit zu fahren?

„Ich glaube, dass ich unsere Mitarbeiter gar nicht dazu bringen oder zwingen muss – sie werden es freiwillig und sehr gerne tun! Im Gegenteil, ich glaube, dass jetzt generell vielen Menschen umso klarer werden wird, dass ‚unser Zuhause‘ Zeit und Leben mit Familie und Partnern bedeutet und ‚unser Office‘, Zeit und Arbeit mit Kollegen und Freunden. Beides ist für unser soziales Leben wichtig und auf keines sollten wir gänzlich verzichten wollen. Wir bei MailStore werden auch nach Corona weiterhin unsere Firmenkultur mit Schwerpunkt Präsenz im Büro weiterleben.“

Gibt es Feedback aus dem Kreis der Arbeitnehmer – freuen sich vielleicht schon welche darauf ENDLICH wieder vom Büro aus arbeiten zu können?

„Viele Kollegen sind dankbar, dass wir als Arbeitgeber auf die Corona-Krise verantwortungsbewusst reagiert und allen Mitarbeitern mobiles Arbeiten ermöglicht haben. In der momentanen Situation mit der Schließung der Schulen und Kindergärten, haben viele ja auch, unabhängig von einer potenziellen Ansteckungsgefahr mit dem Virus, ein akutes Betreuungsproblem. Mittlerweile habe ich aber auch schon mehrere Stimmen gehört, die es tatsächlich kaum erwarten können, die Kinder wieder in die Schule zu schicken und „normal“ Arbeiten gehen zu dürfen. Auch scheinen viele unseren X-Box Raum und das tägliche Fifa-Zocken sehr zu vermissen?.“

Was bedeutet Corona für MailStore?

„Corona bedeutet für MailStore das, was es aus ökonomischer Sicht für abertausende Unternehmen weltweit bedeutet: den Anfang einer der größten Wirtschaftskrisen seit dem 2. Weltkrieg! Wir werden alle zusammen kräftig in die Hände spucken müssen, um da wieder heraus zu kommen – unabhängig davon, ob man im Homeoffice arbeitet oder vor Ort im Büro!“