Neues Limit für Microsoft Exchange Online Archive – Was Nutzer von Microsoft 365 wissen müssen

Die Zeit unbegrenzter Speicherkapazität ist passé. Seit dem 01. November 2021 ist das Microsoft Exchange Online Archiv auf maximal 1,5 Terabyte Speicherplatz begrenzt. Welche Auswirkungen das auf Ihre E-Mail-Archivierung bei der Nutzung des Exchange Online Archivpostfachs haben kann, lesen Sie in unserem Blogbeitrag.

Was bisher eine der Stärken des Microsoft Exchange Online Archivs war, kann seit November dieses Jahres ein Risiko darstellen: der verfügbare Speicherplatz für das Archivpostfach. Der ehemals unbegrenzte Speicherplatz für die Archivierung von E-Mails wurde zum 01. November 2021 auf maximal 1,5 TB pro Lizenz reduziert. Dabei liegt das tägliche Archivierungslimit sogar nur bei einem Gigabyte pro Lizenz. Zu Beginn stehen für ein Exchange Online Archivpostfach 100 Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung. Sind die 100 GB Speicherplatz ausgeschöpft, werden weitere 100 GB freigeschaltet. Dieser Prozess wird so lange fortgeführt, bis 1,5 TB erreicht sind. Die Freischaltung zusätzlicher Speicherkapazitäten erfolgt allerdings nur, sofern man die automatische Erweiterung aktiviert hat. Andernfalls ist bereits bei 100 GB die maximale Speicherkapazität erreicht. 

Die Auswirkungen des Archivierungslimits auf die Umsetzung der rechtlichen Anforderungen für die E-Mail-Archivierung

Grundsätzlich könnte man annehmen, dass 1,5 TB ausreichend Speicherplatz für ein E-Mail-Archiv sind. Doch berücksichtigt man bei dieser Überlegung die rechtlichen Anforderungen hinsichtlich der Archivierung von E-Mails, denen Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz unterliegen, kann dieses Speicherlimit langfristig gesehen zum Problem werden.

In Deutschland beispielsweise regeln die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) die Art und Weise der Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen, inklusive E-Mails. Dabei ist auch die Anforderung an die Dauer der Aufbewahrung umzusetzen, die in Deutschland im Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) verankert ist. Die Aufbewahrungsdauer von Daten kann dabei bis zu zehn Jahre betragen.

Ähnliche Anforderungen sind in Österreich in der Bundesabgabenordnung (BAO) und in der Schweiz im Obligationenrecht zu finden. Das betrifft nicht nur Branchen, in denen häufig sensible, personenbezogene Daten per E-Mail versendet und empfangen werden, sondern branchenunabhängig den Großteil aller Unternehmen. Detaillierte Informationen zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung finden Sie hier kostenlos zum Download.

Bei der hohen Anzahl der täglich empfangenen und versendeten E-Mails, die geschäftskritische Daten enthalten und archiviert werden sollten, können über die Jahre große Datenmengen entstehen. Ist das Archivierungslimit einmal erreicht, stellt sich die Frage, wie mit der Situation umzugehen ist. Können E-Mails nicht mehr archiviert werden, drohen unangenehme Konsequenzen, denn eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen Sanktionen und in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Konsequenzen geahndet werden. Dieses Risiko kann durch den Einsatz einer Drittanbieterlösung, wie zum Beispiel MailStore Server®, vermieden werden. Mit MailStore Server verwalten Sie die Speicherkapazität selbst und sind somit von dem neuen Archivlimit in Exchange Online unabhängig. Außerdem profitieren Sie mit MailStore Server von deduplizierten E-Mails und komprimierten Anhängen. Mit dem unkomplizierten Archivzugriff, zum Beispiel über das Outlook Add-in oder den Web Access, können Anwender problemlos auf ihr E-Mail-Archiv zugreifen. Mit Hilfe der Aufbewahrungsrichtlinien lässt sich außerdem genau festlegen, wie lange E-Mails im Archiv aufbewahrt und ob sie danach automatisch gelöscht werden sollen.

Prüfen Sie alle Archivierungsoptionen

Grundsätzlich ist es sinnvoll, alle verfügbaren Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung für Nutzer von Microsoft 365 zu kennen, um den bestmöglichen Ansatz für Ihre E-Mail-Archivierung finden zu können. Das Marktforschungsinstitut Osterman Research hat ein umfassendes Whitepaper erstellt, das die Archivierungsoptionen für E-Mails in Microsoft 365 unter die Lupe nimmt und Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung unterstützt. Das Whitepaper steht hier kostenlos für Sie zum Download bereit.

Weitere Informationen

• Tech Tipp: Archivierung von Microsoft 365-E-Mails für Neukunden von MailStore Server
• Empfangsgrenzen: Vermeiden Sie E-Mail-Journaling-Probleme in Microsoft 365
• Die Vorteile unabhängiger E-Mail-Archivierungslösungen für Nutzer von Microsoft 365
• Warum es sinnvoll ist, auch bei Verwendung von Microsoft 365 weiterhin MailStore Server zu nutzen
• Sinnvolle Kombination: Microsoft 365 und MailStore Server
• Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung