Empfangsgrenzen: Wie Sie Journaling-Probleme in Microsoft 365 vermeiden

Im vergangenen Februar kündigte Microsoft Änderungen bei der Umsetzung von Empfangsgrenzen (Mailbox Receiving Limits) für E-Mails an. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, was das für Sie als Microsoft 365-Kunde bedeuten könnte und wie Sie potenzielle Probleme bei der Archivierung Ihrer E-Mails vermeiden.

Empfangsgrenzen für Exchange Online in Microsoft 365

Für Kunden von Microsoft 365 und dem dazugehörigen E-Mail-Dienst Exchange Online gelten schon seit langer Zeit Empfangsgrenzen pro E-Mail-Postfach. Diese Grenzen steuern die Anzahl an E-Mails, die ein Benutzer, eine Gruppe oder ein öffentlicher Ordner pro Stunde empfangen kann. Die Empfangsgrenzen wurden bisher jedoch nicht strikt von Microsoft durchgesetzt, sondern als softes Limit betrachtet. Dies ändert sich seit April schrittweise. Um eine optimale Leistung für alle Kunden, die Exchange Online nutzen, zu garantieren, aktualisiert Microsoft die Art und Weise wie Empfangsgrenzen durchgesetzt werden. Dabei beginnt Microsoft zuerst mit einem höheren Grenzwert und senkt diesen schrittweise, bis das in der Dokumentation festgelegte Limit von 3.600 Nachrichten pro Postfach pro Stunde erreicht ist. Dies sei notwendig, um negative Auswirkungen auf andere Kunden und gar Verzögerungen bei der Zustellung von E-Mails zu vermeiden, die auftreten könnten, wenn manche Mailboxen oder Mandanten sehr hohe E-Mail-Volumina verursachen.

Viele E-Mails
Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

Was passiert, wenn Sie die Empfangsgrenze erreichen?

Wenn ein Postfach den Grenzwert pro Stunde erreicht, werden alle weiteren Nachrichten, die an dieses Postfach gesendet werden, gedrosselt und erst dann zugestellt, wenn das Limit den Grenzwert pro Stunde wieder unterschreitet. Microsoft informiert den Empfänger über den gedrosselten Nachrichtenempfang und auch der Absender der Nachricht, erhält einen Unzustellbarkeitsbericht (auch als Unzustellbarkeitsnachricht oder NDR – non-delivery report – bekannt).

Was hat das mit Journaling zu tun?

Journaling, das Aufzeichnen aller eingehenden und ausgehenden E-Mails, ist im Rahmen der Archivierungsstrategie ein wichtiges Thema. Nur mit Hilfe von Journaling lässt sich die E-Mail-Kommunikation eines Unternehmens in der Praxis vollständig und rechtssicher archivieren. Unser umfangreicher Beitrag „Was bedeutet Journaling“ erklärt Ihnen die Details.

Journaling in Exchange Online

Mit Hilfe von Journalregeln können Kunden von Microsoft 365 definieren, welche E-Mails im Journal aufgezeichnet werden sollen und welches Postfach bzw. welche Postfächer die Journalberichte erfasst (das sogenannte Journalpostfach). Microsoft definiert Journalberichte wie folgt: „die Mitteilung, die der Journal-Agent generiert, wenn eine Nachricht einer Journalregel entspricht und an das Journalpostfach übermittelt werden soll. Die Originalnachricht, die der Journalregel entspricht, wird unverändert als Anlage in den Journalbericht aufgenommen.“ Die Journalberichte beinhalten also alle aufzubewahrenden E-Mails.

Journalpostfach in Exchange Online

Wie auch andere Cloud-Anbieter, erlaubt Microsoft keine internen Journalpostfächer. Das heißt, Sie können kein Exchange Online-Postfach als Ziel Ihrer Journalberichte auswählen. Um dieses Problem zu lösen und Sie trotzdem in die Lage zu versetzen Ihre E-Mails langfristig aufzubewahren, empfiehlt Microsoft den Einsatz eines externen Journalpostfachs oder den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung eines Drittanbieters. Wichtig ist dabei, dass ein Journalpostfach geschützt werden muss, da es geschäftskritische Daten enthält und häufig rechtliche Bestimmungen erfüllen muss.

Alternatives Journalpostfach in Exchange Online

Neben dem Journalpostfach bietet Microsoft Kunden von Microsoft 365 außerdem die Möglichkeit an ein alternatives Journalpostfach zu definieren. Sollte das eigentliche Journalpostfach aus technischen Gründen mal nicht verfügbar sein, werden die Journalberichte stattdessen an das alternative Journalpostfach gesendet. Sobald das primäre Journalpostfach wieder verfügbar ist, lassen sich die aufgelaufenen Journalberichte über das alternative Journalpostfach wieder an das Journalpostfach zustellen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass wichtige Unternehmenskommunikation nicht verloren geht und vollständig aufbewahrt wird. Für das alternative Journalpostfach gelten die gleichen Regeln wie für das Journalpostfach: Es darf sich nicht innerhalb von Exchange Online befinden.

Welchen Einfluss haben die Empfangsgrenzen auf das Journaling in Exchange Online?

Bild zeigt eine gezeichnete Glühbirne
Bildquelle: www.istockphoto.com, ugde

Obwohl Microsoft keine internen Journalpostfächer erlaubt, ist im Zuge der strikteren Umsetzung der Empfangsgrenzen aufgefallen, dass dennoch einige Kunden ein Exchange Online Postfach als alternatives Journalpostfach nutzen. Dies ist eine von Microsoft nicht unterstütze Konfiguration. Durch die nun schrittweise Anpassung der Empfangsgrenzen, kann es zum Verlust der Journalberichte kommen, die an das alternative Journalpostfach gesendet werden sollen. Microsoft ruft Kunden dazu auf ihre Journalkonfigurationen zu validieren, um sicherzustellen, dass sie nicht betroffen sind.

Wie Sie Journaling-Probleme in Microsoft 365 vermeiden können

Wie bereits erwähnt empfiehlt Microsoft für den Empfang von Journalberichten den Einsatz einer Archivierungslösung eines Drittanbieters. Wir bieten mit MailStore Gateway ein kostenloses Tool an, das Sie als Journalziel für Ihre Exchange Online-E-Mails nutzen können. Mit Hilfe unserer E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server lassen sich die E-Mails aus MailStore Gateway rechtssicher archivieren und langfristig aufbewahren. Auch als Managed Service Provider können Sie Ihren Kunden mit Hilfe der MailStore Service Provider Edition in Kombination mit MailStore Gateway die einfache und rechtssichere E-Mail-Archivierung von Microsoft 365-E-Mails anbieten.

Eine starke hybride Verschlüsselung schützt alle E-Mails, die an MailStore Gateway übermittelt worden sind. Außerdem werden ausschließlich verschlüsselte Verbindungen unterstützt, um Benutzernamen und Kennwörter zu übertragen.

In diesem Video stellen wir Ihnen die Funktionsweise von MailStore Gateway vor:

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Weitere Informationen finden Sie auf unserer Produktseite des MailStore Gateways.

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