Tech Tipps: Automatisierte Archivierung

In unserer Blogreihe Tech Tipps möchten wir allen Interessenten, Kunden und Partnern verschiedene Themen rund um MailStore Server nahebringen. In diesem Tech Tipp zeigen wir Ihnen, welche Optionen für eine automatisierte Archivierung genutzt werden können und wie Sie diese einstellen.

Archivieren leicht gemacht

MailStore Server kann – mit nur wenigen Einstellungen – automatisiert und ohne Interaktion des Benutzers oder des Administrators im Hintergrund E-Mails archivieren. Die Art der automatisierten Archivierung, ist von der gewählten Archivierungsstrategie abhängig. Mehr zu den möglichen Archivierungsstrategien erfahren Sie in diesem Tech Tipp.

Einrichten einer automatisierten Archivierung

In MailStore Server können bereits erstellte Archivierungsprofile mit Hilfe von einem Rechtsklick auf automatisch gestellt werden. Die Archivierungsprofile fragen dann permanent – z.B. nach jeweils 300 Sekunden – neue E-Mails ab. Sie können auch Zeiträume definieren, in denen keine Archivierungsprofile ausgeführt werden sollen. Diese Archivierungsmethode empfehlen wir, wenn Sie Sammelpostfächer direkt bei Ein- und Ausgang archivieren möchten.

Möchten Sie zusätzlich zu Sammelpostfächern auch die gesamten Postfächer der Benutzer inklusive Ordnerstruktur (Postfacharchivierung) automatisch archivieren? Dann beachten Sie, dass die Automatisierung der Postfacharchivierung mit der oben erwähnten Methode hohe CPU-Ressourcen der MailStore Server Maschine beanspruchen kann, vor allem wenn mehrere Benutzer gleichzeitig auf das Archiv zugreifen möchten.

Daher empfehlen wir Ihnen die Postfacharchivierung stattdessen mit Hilfe von Jobs zu automatisieren.

Postfacharchivierung über Jobs ausführen

In der Verwaltung von MailStore Server kann der Admin-Benutzer zeitgesteuerte Jobs einstellen. Mit Hilfe dieser Jobs kann die Archivierung auch zum Beispiel nachts ausgeführt werden, wodurch die MailStore Server Maschine ressourcenschonender arbeiten kann. So können also auch mehrere Archivierungsprofile automatisch – und bei Bedarf zu verschiedenen Zeiten – ausgeführt werden, ohne Leistungseinbußen oder hohe Ressourcen zu beanspruchen.

Über den Ordner Management API und dann über den Bereich Jobs können Sie über die oberen drei Auswahlfelder Profile und anschließend E-Mails archivieren auswählen. Hier haben Sie die Möglichkeit einen Namen für den neu erstellten Job zu definieren und das Archivierungsprofil auszuwählen. Unter Zeitplan können Sie definieren in welchen Intervallen und wann die Archivierung durchgeführt werden soll.

Wichtig: Bei vielen einzelnen Jobs empfehlen wir eine zeitversetzte Ausführung, um die Systemlast zu verteilen. Stellen Sie bitte sicher, dass die Archivierungsprofile unter E-Mails archivieren vorher auf manuell gestellt wurden.

Abschließend sehen Sie die Zusammenfassung der eingestellten Jobs auf der rechten Seite. Die Ausführung läuft dann zum gegebenen Zeitpunkt automatisch im Hintergrund an oder Sie starten ihn händisch. Hierbei wird nicht – wie sonst üblich – eine Fortschrittsanzeige im unteren rechten Bereich angezeigt, dennoch läuft die Archivierung komplett im Hintergrund durch. Dies können Sie auch unter Letzte Ausführung oder im Statusbericht zusätzlich überprüfen.