Die ersten Tage bei MailStore – Gutes „Onboarding“ für den gelungenen Start

MailStore Mitarbeiter in einer Besprechung„Sobald sich ein eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter für MailStore als Arbeitgeber entschieden und den Arbeitsvertrag unterschrieben hat, beginnt bei uns die Onboarding-Phase,“ sagt Charlot Dams, HR Specialist bei MailStore in Viersen. Was sie zusätzlich betont ist, dass dem HR-Team aber bereits im Bewerbungsprozess Transparenz, Kommunikation auf Augenhöhe und eine zeitnahe Rückmeldung wichtig ist. Nicht erst mit der Vertragsunterschrift, sondern bereits im Bewerbungsprozess ist der persönliche Kontakt das „Nonplusultra“: In einer Phase, in der vielleicht noch spontane Fragen zu klären sind oder dann doch die bisweilen auftretende Unsicherheit eines Bewerbers eintritt, ob der Arbeitsplatzwechsel das Richtige ist. „Als mittelständischer Arbeitgeber mit unserer US-Muttergesellschaft Carbonite im Rücken, haben wir das große Glück, unsere Prozesse flexibel zu gestalten und uns auf die Bedürfnisse der neuen Mitarbeiter einzustellen,“ weiß Charlot Dams. Dabei stellt sie besonders heraus, dass sich schon im Bewerbungsprozess das Bild, das der Bewerber vom Unternehmen bekommt, verfestigt. „Wir nehmen die neuen Kollegen schon vor der Vertragsunterzeichnung ‚an die Hand‘ und stehen bereits in persönlichem Kontakt, so dass diese sofort feststellen, welches besondere soziale Klima bei uns herrscht,“ so Charlot Dams. Das ist auch Larissa Wiegand, Product Marketing Specialist bei MailStore, in Erinnerung geblieben: „Ich fand es ungewöhnlich und total super, bereits in der Bewerbungsphase nicht nur Kontakt mit meinem möglichen direkten Vorgesetzten und den Teamkollegen zu haben, sondern auch den Geschäftsführer persönlich in einem Gespräch kennenzulernen. So konnte ich mir frühzeitig ein Bild vom Unternehmen und der Führungskultur machen.“

Der erste Arbeitstag naht: Es gibt viel zu tun

Sind die Arbeitspapiere unterzeichnet und der erste Arbeitstag eines neuen Team-Mitgliedes steht an, beginnt für die HR-Abteilung die heiße Phase des Onboardings: Ein Willkommenspaket mit wichtigen Arbeitsmaterialen (zum Beispiel die MailStore-Kaffeetasse oder der beliebte MailStore-Gymsack😉) wird geschnürt, die IT-Abteilung richtet den Arbeitsplatz ein und Kollegen werden darüber informiert, wer bald zum ersten Mal als neues Mitglied der MailStore-Familie die Büroräume in der Clörather Straße in Viersen betreten wird. Dass das ein wichtiger Wohlfühlfaktor ist, bestätigt Christian Lange, Channel Marketing Manager bei MailStore: „Ich habe mich sofort vom ersten Tag an wohl gefühlt. Das lag zum einen an dem auf meine Bedürfnisse ausgerichteten Bewerbungsprozess aber eben auch daran, dass ich nie das Gefühl hatte, ‚der Neue‘ zu sein und unter besonderer Beobachtung zu stehen. Ich fühlte mich willkommen und ganz schnell als vollwertiges Teammitglied.“

Der erste Arbeitstag beginnt mit einem Kaffee

Der erste Arbeitstag beginnt für die neuen Kollegen meist um 9.30 Uhr mit der Begrüßung durch die Personalabteilung und einem gemeinsamen Getränk. „Ankommen“ ist hier das Motto. Die üblichen organisatorischen und administrativen Dinge, wie Schlüsselübergaben und Austausch von Personaldokumenten, werden erledigt und dann startet auch schon ein ausführlicher Rundgang durch die MailStore-Büroräume, der in der „Übergabe“ des neuen Mitarbeiters an den Leiter der jeweiligen Fachabteilung endet. Das gemeinsame Mittagessen am ersten Arbeitstag, bei der die Pizza „aufs Haus geht“, bietet dann auch ausreichend Gelegenheit die ersten persönlichen Kontakte zu knüpfen. „Ich kannte einige Kollegen bereits vom MailStore-Sommerfest, auf das ich schon vor dem offiziellen Start bei MailStore eingeladen war. Aber zusammen Mittagspause zu machen hat es mir unheimlich leicht gemacht, am ersten Tag gleich Kontakte auch außerhalb meines Teams zu knüpfen,“ berichtet Larissa Wiegand.

Onboarding-Plan fördert Selbständigkeit und Eigeninitiative

Unser NewsboardZusammen mit dem Willkommenspaket finden unsere neuen Kollegen auch einen Onboarding-Plan, der die fachliche Einarbeitung vereinfacht. In diesem Plan finden sich unter anderem alle wichtigen Ansprechpartner im Unternehmen und die freundliche Aufforderung, mit diesen einen persönlichen Termin auszumachen, um sich die verschiedenen Arbeitsfelder und Abteilungen erklären zu lassen. Christian Lange sagt dazu: „Es hat mir unheimlich geholfen, mich im Unternehmen zu orientieren. Zu wissen, an wen ich mich für welche Fragen wenden kann und festzustellen, dass alle Ansprechpartner bereits darüber informiert waren, dass ich mich bei ihnen melden werde, zeigt die tolle Vorbereitung meiner ersten Arbeitswochen.“ Gleichzeitig fördert dieses Vorgehen auch die Selbständigkeit und die Eigeninitiative neuer Mitarbeiter.

Mitarbeiter bleiben MailStore treu

Bei uns wird gerne Pause gemacht um eine Runde FIFA auf der XBox zu zockenDass MailStore mit der Herangehensweise und dem Fokus auf Nahbarkeit, Wertschätzung und persönlichem Kontakt richtig liegt, beweist Charlot Dams anhand von Zahlen: „Wir sind in den letzten Jahren immens gewachsen. Trotzdem sind über 20 Prozent unserer aktuellen Mitarbeiter bereits seit den Gründungsjahren an Board,“ und macht weiter deutlich, dass nicht nur der Mitarbeiter, sondern auch das Unternehmen von dem ausgeklügelten Onboarding-Prozess profitiert: „Der erste Eindruck zählt! Und unser Ziel ist es, unsere hochqualifizierten Mitarbeiter besonders angesichts des Fachkräftemangels, so freundlich und organisiert wie möglich zu begrüßen und eine fundierte Einarbeitungsphase von der ersten Minute an sicherzustellen.“ Auf diese Weise können Mitarbeiter sehr schnell ihre Skills einbringen, selbständig arbeiten und dazu beitragen, dass MailStore weiter wächst und neue Mitarbeiter von dem strukturierten Onboarding-Prozess Marke „MailStore“ profitieren.

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