Was ist E-Mail-Archivierung?

Die E-Mail ist ein bedeutendes, globales Kommunikationsmittel. Grundsätzlich sind Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz rechtlich dazu verpflichtet, E-Mails zu archivieren. Viele Geschäftsführer kleiner und mittlerer Unternehmen fragen sich, warum und was überhaupt archiviert werden muss.

Laut des Beschlusses vom 01.01.2017 der GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Unternehmen grundsätzlich dazu verpflichtet, E-Mails rechtskonform zu archivieren. Eine E-Mail auszudrucken und abzuheften reicht alleine nicht mehr aus. Doch was steckt überhaupt hinter dem Begriff der E-Mail-Archivierung und welche Vorteile ergeben sich für Sie?

Die Herausforderung des E-Mail-Managements

Allein vorletztes Jahr wurden in Deutschland 626 Milliarden E-Mails versendet. Würden Sie sich diese Anzahl an E-Mails in Briefen vorstellen, benötigte die Deutsche Post die gesamte Bevölkerung Lateinamerikas als Mitarbeiter, um die Anzahl an einem Tag auszutragen. Kein Wunder, dass die E-Mail-Kommunikation gegenüber Kommunikationsarten wie Brief oder Fax heutzutage bevorzugt wird. Für viele Unternehmen ist das reibungslose Funktionieren des E-Mail-Datenaustausches unabdingbar geworden. Es wird eine Fülle an Informationen tagtäglich rund um den Globus versendet. Darunter befinden sich unter anderem Rechnungen, Verträge und andere unternehmensrelevante Inhalte. Jeder E-Mail-Nutzer, zum Beispiel ein Mitarbeiter eines Unternehmens, trägt die Verantwortung für die Inhalte und Verwertung der Daten. Geht es also um die systematische Verwertung und Speicherung von E-Mails, kann die E-Mail-Archivierung helfen. Mit der E-Mail-Archivierung lassen sich elektronische Nachrichten langfristig aufbewahren. In erster Linie dient die E-Mail-Archivierung der Dokumentation. Hierbei werden E-Mails unverändert und sicher aufbewahrt. Zusätzlich lassen sich Daten im Bedarfsfall wiederherstellen, sodass wichtige Inhalte nicht verloren gehen können. Als wichtiger Grundsatz lässt sich festhalten, dass der grundlegende Sinn einer jeden Archivierung die Wiederauffindbarkeit und die Verfügbarkeit von Daten über einen längeren Zeitraum hinweg darstellt. E-Mail-Archivierung sollte zudem ein wesentlicher Bestandteil einer IT-Sicherheitsstrategie sein.

Die Evolution der E-Mail-Archivierung

Während Sie diesen Artikel lesen, erhalten Sie wahrscheinlich die ein oder andere E-Mail. Denn das E-Mail-Volumen in deutschen Postfächern steigt rasant. E-Mail-Archivierung ist eine wichtige Grundlage, um die Flut an E-Mails zu beherrschen – ein E-Mail-Server ist nicht dafür gedacht, dass E-Mails dauerhaft auf diesem gespeichert werden. Performanceeinbußen, sowie etwaige Schwierigkeiten, bedingt durch rechtliche Auflagen, können die Folge sein. Dies war nicht immer der Fall, denn noch vor 14 Jahren steigerte sich das E-Mail-Aufkommen und die E-Mail-Archivierung befand sich noch in der Entwicklung. Anfangs war das wichtigste Stichwort „Vertrauen“. Denn Unternehmen mussten ihren Mitarbeitern Vertrauen entgegenbringen, da diese dafür zuständig waren, ihre E-Mails in ihren E-Mail-Clients selbst zu verwalten. Mit der Einführung des Backups begannen die ersten IT-Abteilungen, E-Mails zu sichern. Es war jedoch nicht üblich, die gesicherten E-Mails dann auch durchsuchen zu können, insbesondere nicht für Endanwender. Im Falle, dass eine bestimmte E-Mail benötigt wird, z.B. als Beweismittel vor Gericht, dauerte es teilweise Wochen, um diese im jeweiligen Backup zu finden – vorausgesetzt, die spezifische E-Mail wurde nicht vor dem Backup bereits gelöscht oder in einem inkrementellen Backup bereits wieder überschrieben. IT-Mitarbeiter mussten häufig in manueller Arbeit das gesamte Backup durchsuchen.

Heutzutage können Endanwender einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung eine bestimmte E-Mail innerhalb weniger Sekunden finden und wiederherstellen.

Verschiedene Arten der E-Mail-Archivierung

Sie haben sich dafür entschieden, Ihre E-Mails zu archivieren? Dann sollten Sie sich im nächsten Schritt über die richtige Strategie informieren. IT-Administratoren eines Unternehmens stellen hier die eigene E-Mail-Infrastruktur in den Fokus. Somit gilt es, zwischen einer serverseitigen oder clientseitigen Archivierung zu entscheiden.

Serverseitige E-Mail-Archivierung

Die serverseitige Archivierung ist eine zentrale, automatisierte Archivierung, die unabhängig vom Endanwender selbst arbeitet. Diese Art der E-Mail-Archivierung ist im geschäftlichen Umfeld die gängigste und archiviert beispielsweise Microsoft Exchange Postfächer sowie Office 365 Microsoft 365, IMAP oder Google G Suite Workspace.

Clientseitige E-Mail-Archivierung

Die clientseitige Archivierung muss beim Anwender lokal auf dem Rechner eingerichtet werden. Folglich ist der Vorgang der E-Mail-Archivierung vom Anwender abhängig. Häufig wird die clientseitige Archivierung im Zusammenhang mit einem POP3-Postfach genutzt, da die E-Mails auf dem E-Mail-Server nach dem Abruf durch den E-Mail-Client nicht mehr vorhanden sind. Hier wird der lokale Mailclient (z.B. Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird) verwendet und die entsprechende Ordnerstruktur übernommen.

Empfehlenswert ist die serverseitige Archivierung, da Unternehmen so die Kontrolle über alle relevanten Inhalte behalten. Zudem ist diese Art der Archivierung die beste Strategie, um den Workload der IT-Abteilung zu reduzieren.

E-Mail-Archivierung als On-Premises-Lösung oder in der Cloud

Nachdem Sie die richtige Art der E-Mail-Archivierung basierend auf Ihrer E-Mail-Infrastruktur gewählt haben, können Sie sich zwischen einer On-Premises- und einer Cloud-Lösung entscheiden. Bei On-Premises wird die Software erworben und eigenverantwortlich in der eigenen Serverumgebung betrieben. Gibt es eine eigene IT im Unternehmen mit eigenen On-Premises-Mail-Servern, bietet sich diese Variante an. Gleiches gilt, wenn Unternehmen ihren E-Mail-Server in der Cloud (beispielsweise Microsoft Office 365) haben und das Archiv lokal erreichbar haben wollen. Wenn Cloud-Dienste genutzt werden, liegen Wartungs- und Betriebsverantwortung beim Cloudbetreiber. Zudem befinden sich die gesamten Daten auf dem System des Anbieters. Wenn Sie sich für eine E-Mail-Archivierung ausschließlich in der Cloud entscheiden, sollten Sie auf eine höchstmögliche Verfügbarkeit und größtmögliche Sicherheit achten. Zudem empfiehlt es sich, die E-Mail-Archive auf eigenen Servern physisch verfügbar zu halten.

Aufgrund der Masse der täglich versendeten und empfangenen E-Mails ist die Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails kaum möglich. Daher werden häufig alle E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang bzw. beim Journaling archiviert. Dies ist zudem hilfreich, um möglichen Manipulationen vorzubeugen und die Vollständigkeit der Archivierung zu gewährleisten. Hierbei sollten jedoch die Datenschutzrichtlinien berücksichtigt werden. Beispielsweise unterliegen Arbeitgeber als Telekommunikationsanbieter unter Umständen dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Gesetz zur Regelung des Datenschutzes und des Schutzes der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei Telemedien, kurz Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG), wenn den Arbeitnehmern die private Nutzung der E-Mails gestattet ist. Dies ändert sich auch durch das Inkrafttreten der DSGVO und den darauffolgenden Änderungen am BDSG nach jetzigem Stand nicht. Ein Lösungsvorschlag wäre in diesem Fall das Untersagen der privaten E-Mail-Nutzung (z.B. in einer Betriebsvereinbarung) oder die ausschließliche Nutzung externer E-Mail-Dienste für privaten E-Mail-Verkehr. Behalten Sie daher stets die Richtlinien des Datenschutzes im Auge. Weitere Zusammenhänge zwischen E-Mail-Archivierung und Datenschutz können Sie in unserem Blog-Beitrag „Eine Frage: Was hat E-Mail-Archivierung mit Datenschutz zu tun?“ nachlesen.

6 Vorteile der E-Mail-Archivierung, von denen Sie profitieren

1) Rechtliche Sicherheit

Mit Hilfe einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung können E-Mails über viele Jahre hinweg originalgetreu, vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Somit können Unternehmen ganz einfach die rechtlichen Anforderungen in der Praxis realisieren. Zudem sichert eine vollständige und revisionssicheren Archivierung gegen rechtliche Risiken ab und kann sogar im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis genutzt werden.

2) Schutz vor Datenverlust

Wenn Anwender wichtige E-Mails nach Belieben löschen oder gar aus einem Unternehmen ausscheiden und das gesamte Postfach gelöscht wird, gehen wichtige Daten für ein Unternehmen verloren. Mit einer E-Mail-Archivierung bleiben die E-Mails mitsamt den Anhängen in einem Archiv verfügbar und durchsuchbar. Somit wird der Schutz vor Datenverlust sichergestellt.

3) Abschaffung von Postfachbegrenzungen

Wer kennt es nicht aus dem Arbeitsalltag: Postfach voll lässt Microsoft Outlook verlauten und der Empfang neuer Nachrichten ist zunächst nicht möglich. Der ein oder andere Geschäftspartner macht Sie auch schon darauf aufmerksam, da beim Versuch, Ihnen eine E-Mail zu senden, die E-Mail aufgrund der Postfachbegrenzung vom Mailserver des Empfängers abgelehnt wurde. Dies kann nicht nur unangenehm sein, sondern ist auch zeitintensiv, denn nach und nach beginnen Sie, E-Mails und Anhänge zu löschen. Mit einer E-Mail-Archivierung werden Postfachbegrenzungen bzw. Mailbox Quotas überflüssig und Szenarien wie dieses gehören der Vergangenheit an.

4) Unabhängigkeit

Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder bei Datenverlusten können alle Anwender im Unternehmen über das Archiv auf die E-Mails zugreifen. Unternehmen bleiben so vom E-Mail-Server unabhängig, was Ihnen dabei hilft Ihre Geschäftsaktivitäten ohne Unterbrechung fortführen zu können.

5) Gesteigerte Effizienz und Produktivität

Durch eine serverseitige E-Mail-Archivierung wird das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server (z.B. Microsoft Exchange Server, Office 365 oder G Suite) konstant niedrig gehalten. Damit einhergehend verkürzen sich auch die Backup- und Restore-Zeiten. Die Folgen sind eine verbesserte Performance und schlankere Backups. Jeder Anwender ist in der Lage, eigenständig, mit nur einem Mausklick, die E-Mails wiederherzustellen. Dadurch entfällt das aufwändige Wiederherstellen verlorener E-Mails aus Backups durch die IT.

6) Dauerhafte Problemlösung von PST-Dateien

Ähnlich gefürchtet im Arbeitsalltag, wie ein volles Postfach, sind korrupte PST-Dateien. Hier kann nur noch ein IT-Mitarbeiter bei der Wiederherstellung helfen, solange die PST-Dateien denn gesichert wurden. Dadurch belasten die Dateiformate aufgrund ihrer Fehleranfälligkeit zudem die IT-Abteilung. Mit Hilfe einer E-Mail-Archivierung können PST-Dateien zentral im Unternehmen archiviert werden, ohne umständliche Zugriffsänderungen.

Backup ist nicht gleich Archivierung

Fälschlicherweise werden die Begriffe Archivierung und Backup häufig synonym verwendet. Daher wird in den meisten Fällen davon ausgegangen, dass ein Backup alleine zur Sicherung der geschäftlichen E-Mails ausreicht. Jedoch ersetzt ein Backup keinesfalls die rechtssichere Archivierung. Ein Backup kann lediglich über einen limitierten Zeitraum Daten sichern und diese im Bedarfsfall wiederherstellen. Jedoch werden weder die rechtlichen Anforderungen berücksichtigt, noch ist eine ständige Verfügbarkeit und Wiederauffindbarkeit von geschäftskritischen E-Mails gewährleistet. Beim Backup können die E-Mails unmittelbar nach dem Eingang gelöscht werden und umgehen somit die Sicherung. Entsprechend wird ein Backup den rechtlichen Anforderungen nicht gerecht. Die Nutzung eines Backups ist absolut wichtig und richtig, jedoch kann ein Backup nicht die Funktionen einer Archivierung ersetzten. Nicht zu vergessen: auch das E-Mail-Archiv sollte Teil des Backup-Plans sein!

Der Standard für rechtssichere E-Mail-Archivierung: MailStore Server

Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner, revisionssicherer E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Zudem bietet MailStore Server eine besonders schnelle Volltextsuche über E-Mails und beliebige Typen von Dateianhängen, die es dem Anwender ermöglicht, seine E-Mails im Archiv über beispielsweise das Outlook-Add-In oder den Web Access aufzurufen. Anwender können weiterhin ihre gewohnte Ordnerstruktur beibehalten und ihr Archiv völlig intuitiv bedienen.

Administratoren stehen außerdem granulare Aufbewahrungsrichtlinien als Feature zur Verfügung. Die individuell festlegbaren Aufbewahrungsrichtlinien können Nutzern von MailStore Server und MailStore SPE helfen, die Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), bezogen auf die E-Mail-Kommunikation, insbesondere das Recht auf Löschung persönlicher Daten, zu erfüllen.

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Falls Sie noch weiterführende Informationen zum Thema E-Mail-Archivierung wünschen, dann laden Sie sich doch unseren Leitfaden „E-Mail-Archivierung für Einsteiger“ herunter.

Wir wünschen viel Spaß beim Archivieren!