Die Herausforderung „PST-Dateien“ erfolgreich bewältigen

PST-Dateien werden nach wie vor aktiv in Unternehmen verwendet. Beispielsweise werden sie häufig von Anwendern genutzt, um E-Mails aus Postfächern auszulagern und auf diese Weise Speicherbegrenzungen zu umgehen. Dabei stellt die Verwendung von PST-Dateien Administratoren vor zahlreiche Herausforderungen:

Aufwändiges Backup

PST-Dateien werden in der Regel nicht zentral, sondern auf den Anwender-Rechnern verteilt gespeichert. Dies erschwert das Backup der Dateien und führt häufig zum Verlust wichtiger Daten.

Fehleranfälliges Dateiformat

Während ältere PST-Formate oft durch das Überschreiten einer Dateigröße von 2 GB beschädigt wurden, sind auch neuere Formate nicht vollständig vor Datenkorruption geschützt. Insbesondere die Nutzung von PST-Dateien, die nicht lokal auf der jeweiligen Workstation gespeichert sind, ist risikobehaftet.

Compliance- und e-Discovery-Anforderungen nicht erfüllbar

Die meisten Unternehmen unterliegen verschiedenen rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und zum Handling von E-Mails. PST-Dateien entziehen sich jedoch in der Regel vollständig der Kontrolle der IT-Abteilung und sind somit nicht geeignet, die geltenden Anforderungen umzusetzen. Beispiel: Anwender können E-Mails aus PST-Dateien nach Belieben löschen, was die Durchsetzung von Aufbewahrungsrichtlinien für E-Mails im Unternehmen verhindert.

Belastung der IT-Abteilung

PST-Dateien erzeugen kontinuierlich Arbeitsaufwände für IT-Administratoren. Beispiele sind die Wiederherstellung verlorener Daten aus Backups oder die Reparatur defekter Dateien im Anwenderauftrag. Zudem führen PST-Dateien, sofern diese zentral gespeichert werden, zu hohen Storage- und Backup-Anforderungen.

Die Lösung: Zentrale Archivierung aller PST-Dateien

Mit Hilfe von MailStore Server können alle PST-Dateien im Unternehmen zentral archiviert werden. Anwender können dabei weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese über eine extrem schnelle Volltextsuche durchsuchen. Bei Bedarf können Anwender E-Mails zudem selbstständig und mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das aufwändige Wiederherstellen verlorener E-Mails durch die IT entfällt vollständig.

Darüber hinaus macht der Einsatz einer Archivierungslösung PST-Dateien als Notlösung zur Umgehung von Postfachbegrenzungen dauerhaft überflüssig. MailStore Server kann E-Mails nach der Archivierung regelbasiert aus den Postfächern löschen und das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server auf diese Weise gleichbleibend niedrig halten. Postfachbegrenzungen sind nicht mehr erforderlich.

Erfahren Sie mehr über die weiteren Vorteile der E-Mail-Archivierung oder starten Sie noch heute mit der kostenlosen 30-Tage-Testversion von MailStore Server.