Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung: Hilfestellung für Geschäftsführung und IT-Verantwortliche

Wir haben aktualisierte Versionen unseres Leitfadens „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“ veröffentlicht. Die Leitfäden, die die besonderen rechtlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung in Deutschland, Österreich und der Schweiz herausarbeiten, stehen kostenlos auf unserer Webseite zum Download bereit.

Rechtliche Anforderungen in deutschsprachigen Ländern sind ähnlich

Für Deutschland gelten seit dem 01.01.2015 die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) und verpflichten Unternehmen mehr denn je dazu, jene E-Mail-Kommunikation zu archivieren, die geschäftsrelevante Informationen enthält. Diese müssen grundsätzliche vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein.

Auch in Österreich liegt die Verantwortung für die rechtsichere E-Mail-Archivierung bei der Geschäftsführung von Unternehmen. Die rechtlichen Anforderungen werden in der Bundesabgabenverordnung (BAO), dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) sowie in dem Aktien- und GmbH-Gesetz geregelt. Bei umsatzsteuerrelevanten Belegen kommen darüber hinaus die Regeln des Umsatzsteuergesetzes (UStG) zum Tragen. Auch in Österreich sind Unternehmen verpflichtet E-Mails zu archivieren. Die BAO verlangt die „inhaltsgleiche, vollständige und geordnete“ Aufbewahrung.

Die Gesetzgebung in der Schweiz betrachtet E-Mails im Unternehmen als Teil der Geschäftskorrespondenz für die grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht gilt. Im Besonderen gilt dies für alle elektronischen Schreiben, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Die Buchführungspflicht im Obligationenrecht bildet hier die gesetzliche Grundlage. Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) verlangt die Integrität und meint damit Echtheit und Unverfälschbarkeit.

Strategie zur E-Mail-Archivierung muss Datenschutz berücksichtigen

Eine der Herausforderung für Geschäftsführungen und IT-Verantwortliche von Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz in Zusammenhang mit der Archivierung von E-Mails ist die Berücksichtigung lokaler Datenschutzbestimmungen. Dieses betrifft vor allem private E-Mails von Mitarbeitern, die über die geschäftliche E-Mailadresse verschickt werden, sowie beispielsweise elektronisch übermittelte Bewerbungsunterlagen. Zu dieser Herausforderung bietet der Leitfaden „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“ praktische Hilfestellungen.

„Wir stellen in unserer täglichen Arbeit fest, dass die Sensibilität in kleinen und mittleren Unternehmen in Bezug auf die rechtssichere E-Mail-Archivierung in den letzten Jahren gestiegen ist. Dennoch herrscht nach wie vor eine große Unsicherheit dahingehend, wie die Geschäftsführung konkret auf die gesetzlichen Anforderungen zu reagieren hat und wie diese in der IT-Strategie Widerhall finden können“, sagt Tim Berger, Geschäftsführer bei MailStore. „Ziel unserer aktualisierten kostenlosen Leitfäden ist es, der Geschäftsführung und den in der Regel ebenfalls involvierten IT-Verantwortlichen eine leichtverständliche Orientierungshilfe für die praktische Umsetzung zu bieten.“