E-Mail-Archivierung für Microsoft 365

Wussten Sie, dass Ihre E-Mails in Microsoft 365, Exchange Online und Outlook nicht automatisch gesichert und archiviert werden, obwohl die meisten Unternehmen rechtlich dazu verpflichtet sind?

Erfahren Sie alles, was Sie über rechtssichere und effiziente E-Mail-Archivierung in Microsoft 365 wissen müssen!

Microsoft 365: Die meistgenutzte Productivity-Suite in Unternehmen

Microsoft 365 hat sich weltweit als die populärste Suite für Produktivitäts- und Kollaborations-Lösungen für Unternehmen etabliert. Auch in Deutschland nutzen über 85% der Unternehmen die Tools von Microsoft.¹ Insbesondere Microsoft Outlook hat sich als führender E-Mail-Client bewährt und wird gleichermaßen von kleinen Startups bis hin zu großen Konzernen genutzt.

Microsoft 365 Logo | ©Microsoft

Trotz des Aufkommens von Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams bleibt die E-Mail das bevorzugte Mittel für Kommunikation in Unternehmen. Laut Statista wird der E-Mail-Verkehr in den kommenden Jahren zusätzlich weiter zunehmen auf ca. 392,5 Milliarden E-Mails Im Jahr 2026.²

Für Unternehmen bedeutet die steigende Anzahl an E-Mails neue Herausforderungen für ihr E-Mail-Management. Neben überfüllten Postfächern, langsamen E-Mail-Systemen und Schutz vor Datenverlusten müssen laut den GoBD zahlreiche rechtliche Anforderungen erfüllt werden. Denn: E-Mails gelten wie Geschäftsbriefe, Verträge und Rechnungen als steuer- und handelsrechtlich relevante Kommunikation und müssen somit aufgrund von Aufbewahrungspflichten oft über Jahre hinweg manipulationssicher, originalgetreu und dauerhaft verfügbar gehalten werden (Stichwort: Revisionssicherheit). Darüber hinaus sollten E-Mails natürlich wie jegliche Dateien, die personenbezogene Daten enthalten, datenschutzkonform verarbeitet und gespeichert werden um die Anforderungen der EU-DSGVO zu erfüllen.

Microsoft bietet je nach gebuchtem Plan (Business Standard, Business Premium, Enterprise) unterschiedliche Möglichkeiten, um Ihre E-Mails zu sichern. Einige dieser Optionen gehören zur Grundausstattung von Microsoft 365 bzw. dem darin enthaltenen E-Mail-Dienst Exchange Online, andere Optionen sind nur in den kostenintensiveren Enterprise Plänen enthalten.

Die Archivierungsoptionen von Microsoft 365:

PST-Archivierung bzw. AutoArchivierung
Nutzer können in Microsoft Outlook E-Mails in PST-Dateien verschieben und diese lokal auf dem eigenen Rechner oder in der Cloud ablegen.
„Archivieren“-Button in Microsoft Outlook
Nutzer können E-Mails über den „Archivieren“-Button in einen Archivordner verschieben. Die E-Mails verbleiben dadurch weiterhin im Outlook-Postfach, lediglich der Ablageort der E-Mails hat sich geändert.
Archivpostfach ohne Exchange Online Archivierung
Das Archivpostfach ist ein separates Postfach mit eigenem Speicherplatz, in das E-Mails verschoben werden können. Dieses Archivpostfach muss von einem Administrator eingerichtet werden.
Archivpostfach mit Exchange Online Archivierung
Mittels der Exchange Online Archivierung (EOA) können Nutzer ihre E-Mails in ein separates Archivpostfach verschieben, für das Administratoren Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien definieren können.

Aber reichen diese Archivierungsmethoden aus, um die technischen Herausforderungen moderner E-Mail-Archivierung zu lösen und alle rechtlichen Anforderungen in Deutschland, Österreich oder der Schweiz zu erfüllen? Die kurze Antwort: In den meisten Fällen nein.

Die Schwächen der systemeigenen Archivierungsoptionen in Microsoft 365

Trotz der unterschiedlichen Möglichkeiten zur E-Mail-Archivierung in Microsoft 365, gibt es einige Schwächen und Details, die Sie kennen sollten, um Ihr Unternehmen vor Risiken zu schützen.

Das Modell der geteilten Verantwortung
Microsoft setzt bei der Nutzung der Microsoft 365-Dienste auf das Modell der geteilten Verantwortung (Shared Responsibility). Zusammengefasst bedeutet dies, dass Microsoft für die ständige Verfügbarkeit der Microsoft 365-Dienste verantwortlich ist. Allerdings trägt Microsoft keine Verantwortung für den Schutz und die Aufbewahrung der Daten seiner Kunden. Das gilt auch für sämtliche Daten aus E-Mails. Für die Sicherung Ihrer E-Mails sind Sie also selbst verantwortlich.
Rechtssicherheit ist nicht zu 100% gewährleistet
Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind zur Einhaltung der EU-DSGVO und GoBD (bzw. ähnlicher steuer- und handelsrechtlicher Anforderungen in der Schweiz und Österreich) verpflichtet und müssen daher zahlreiche rechtliche Anforderungen erfüllen. International tätige Unternehmen müssen beispielsweise spezielle Anforderungen an den Datenschutz, den Datentransfer an Auftragsdatenverarbeiter und den Speicherort Ihrer Daten (Data Residency) einhalten. Die systemeigenen Archivierungsoptionen von Microsoft 365 bieten in diesen Fällen nicht immer die gewünschte Sicherheit und Konformität.
Risiko von Datenverlusten trotz Archivierung
Vor allem die Verwendung von PST-Dateien oder die Nutzung des „Archivieren“-Buttons in Microsoft Outlook bieten keinen echten Schutz vor Datenverlusten, wenn es um die sichere Aufbewahrung von E-Mails geht. Auch ein separates Archivpostfach erfüllt ohne die kostenpflichtige Exchange Online Archivierung (EOA) nicht alle Kriterien, die eine E-Mail-Archivierungslösung bieten sollte. Die begrenzte Speicherkapazität kann zum Beispiel dazu führen, dass ältere E-Mails gelöscht werden müssen, um Platz für neue zu schaffen. Bei diesem Prozess können wichtige geschäftliche Informationen verloren gehen.
Komfort versus Sicherheit
Auch wenn es für den Administrator komfortabel ist alle Daten im selben System zu haben, birgt dieses Konzept auch Nachteile. Wenn die archivierten Dateien im selben System verbleiben wie die Original-E-Mail-Daten, kann dies zu Sicherheitsrisiken führen. Geraten zum Beispiel die Zugangsdaten in falsche Hände oder fällt das System einem Hackerangriff zum Opfer, sind nicht nur die Original-Daten im E-Mail-Dienst gefährdet, sondern auch die archivierten Daten.
Eingeschränkte Suchfunktionen
Die Suche nach bestimmten E-Mails oder Informationen kann in Microsoft 365 mühsam und zeitaufwändig sein. Besonders die fehlende Effizienz bei der Durchsuchung großer Datenmengen kann dazu führen, dass wertvolle Arbeitszeit verschwendet wird.
Hohe Gesamtbetriebskosten für KMU
Microsoft Exchange Online Archivierung ist die leistungsfähigste unter den integrierten Archivierungsoptionen für Microsoft 365. Allerdings ist diese Funktion nur in den Premium-Plänen von Microsoft 365 enthalten und auf große Unternehmen ausgelegt. In den Plänen für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist die Exchange Online Archivierung nicht verfügbar und muss kostenpflichtig hinzugebucht werden. Die Kosten für eine Drittanbieterlösung zur E-Mail-Archivierung können für Unternehmen in diesen Fällen deutlich geringer sein. Hier lohnt sich ein genauer Blick auf die Gesamtkosten über die Gesamtbetriebsdauer (Total Cost of Ownership).

Fazit: Die systemeigenen Funktionen zur E-Mail-Archivierung von Microsoft 365 können eine effiziente und rechtssichere Archivierung häufig nicht oder nur lückenhaft gewährleisten. Die begrenzten Optionen können schnell zu unzureichender Datensicherheit, ineffizienter Datenverwaltung und rechtlichen Risiken führen.

Die Lösung: MailStore Server für Microsoft 365

MailStore Server ist eine unabhängige E-Mail-Archivierungssoftware und wurde speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt. Mit seinem einfachen Setup kann es innerhalb von Minuten installiert werden, fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur ein und ist mit fast allen üblichen E-Mail-Systemen einsetzbar. Über 80.000 Unternehmen aus verschiedensten Branchen weltweit vertrauen seit Jahren auf die E-Mail-Archivierung von MailStore.

Ihre Vorteile mit MailStore Server und Microsoft 365:

Unabhängigkeit von Microsoft
Bei einem Ausfall der Microsoft 365-Dienste ist der Zugriff auf die eigenen E-Mails ohne ein externes E-Mail-Archiv nicht mehr möglich. Durch die Nutzung einer unabhängigen E-Mail-Archivierungslösung wie MailStore Server stellen Sie sicher, dass solch ein Vendor Lock-in vermieden wird und auch bei einem Ausfall von Microsoft 365 der Zugriff auf Ihre E-Mails erfolgen kann.
Rechtssicherheit nach DSGVO & GoBD
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. MailStore Server ist DSGVO und IDW PS 880 zertifiziert und ermöglicht eine rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails und Dateianhänge (nach GoBD und DSGVO bzw. DSG in der Schweiz). So können Sie gesetzliche Anforderungen an die Archivierung Ihrer geschäftlichen E-Mails erfüllen und zusätzlich die volle Kontrolle über Ihre archivierten Daten und deren Speicherort behalten.
Zuverlässiger Schutz vor Datenverlusten
Mit MailStore Server sichern Sie sich effektiv vor Datenverlust durch Hardwarefehler oder versehentliches Löschen ab. Durch Journalarchivierung wird beispielsweise die Vollständigkeit Ihres Archivs sichergestellt. Und auch PST-Dateien können zentral archiviert und geschützt werden – und machen damit Postfachbegrenzungen de facto überflüssig.
Effizientes Datenmanagement
Durch De-Duplizierung und Komprimierung belegen Daten im Archiv von MailStore Server bis zu 70% weniger Speicherplatz als auf dem E-Mail-Server. So können Sie den Speicherbedarf in Microsoft 365 deutlich verringern und die Performance optimieren. Außerdem können archivierte E-Mails aus den Postfächern in Microsoft 365 gelöscht werden, so dass erreichte Postfachbegrenzungen der Vergangenheit angehören.
Schnelle Suche & Self Service für Anwender
Dank der leistungsstarken Suchfunktion von MailStore Server finden Sie benötigte E-Mails in Sekundenschnelle. Egal ob Sie nach Absendern, Empfängern, Zeitpunkten oder Stichwörtern suchen, mit dem MailStore Outlook Add-in wird das Auffinden von E-Mails im Archiv leicht gemacht. Anwender haben zusätzlich die Möglichkeit E-Mails aus dem E-Mail-Archiv schnell und einfach wiederherzustellen. Dadurch können Helpdesk-Teams entlastet werden, denn es müssen keine IT-Mitarbeiter mehr für solche Anliegen kontaktiert werden. Die effiziente Suchfunktion erleichtert auch die Aufgaben für Systemadministratoren und Compliance-Verantwortliche, speziell wenn es sich um Discovery-Suchen über viele Archive hinweg handelt.
Geringe Anschaffungs- und Betriebskosten
Das Starterpaket für MailStore Server ist schon ab $ 259,00 zzgl. MwSt. erhältlich. Die Lizenzierungskosten amortisieren sich schnell. Sie profitieren von einer wartungsarmen und stabilen Software, die Ihnen Zeit und Aufwand erspart. So können Sie sich auf andere wichtige IT-Aufgaben konzentrieren und die Produktivität Ihres Unternehmens steigern.
Nahtlose Integration in Microsoft 365
MailStore Server lässt sich problemlos bis 2.000 Nutzer in Ihre bestehende Microsoft 365 Umgebung mittels einer Active Directory-Synchronisation integrieren. Keine komplizierten Installationen oder aufwändigen Konfigurationen – in kürzester Zeit sind Sie startklar! Selbstverständlich können Sie Ihre bestehenden Archivpostfächer aus Microsoft 365 leicht in die neue MailStore-Lösung migrieren.

Mit MailStore Server erhalten Sie nicht nur DSGVO-konforme Datenspeicherung und schnelle Suchfunktionen, sondern auch volle Kontrolle über Ihre archivierten E-Mails. Unser Ziel ist es, Ihre E-Mail-Archivierung sicherer, effizienter und rechtskonform zu gestalten.

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Weitere Informationen zu E-Mail-Archivierung in Microsoft 365

Whitepaper

Die Vorteile von unabhängigen E-Mail-Archivierungslösungen für Nutzer von Microsoft 365

Das Whitepaper richtet sich speziell an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die Microsoft 365 bereits im Einsatz haben oder den Einsatz planen und wurde in Kollaboration mit dem Marktforschungsinstitut Osterman Research erstellt.

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Case Study

MailStore im Einsatz beim Indianapolis International Airport

E-Mail-Migration zu Microsoft 365? MailStore Server macht‘s möglich! Erfahren Sie wie der Indianapolis International Airport MailStore Server für die Migration vom alten Microsoft Exchange Server 2010 zu Microsoft 365 (früher Microsoft Office 365) genutzt hat.

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Blogposts

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Tech Tipps

Best Practice Beispiele für IT-Admins für den Einsatz von MailStore Server mit Microsoft 365

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Was unsere Kunden an MailStore schätzen

Tausende Unternehmen aus verschiedensten Branchen weltweit vertrauen seit Jahren bei der E-Mail-Archivierung auf MailStore. Lesen Sie hier, welche Erfahrungen unsere Kunden dabei gemacht haben und welche Probleme gelöst wurden.

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„MailStore bietet im Vergleich zu der zuvor eingesetzten Lösung eine bessere Outlook-Integration. Die Anwenderzufriedenheit sowie die Performance konnten mit dem Wechsel zu MailStore Server erheblich gesteigert werden.“

Jürgen Krapp, Netzwerkadministrator
Beltz Gruppe

„MailStore bringt nicht nur technische Vorteile mit sich, auch die Administration und der Wartungsaufwand sind sehr gering. Das Feedback unserer Mitarbeiter ist äußerst positiv. Vor allem das Plug-in für Outlook erleichtert die Arbeit mit MailStore sehr.“

Ralph Hübner, Sachgebietsleiter IT
Landkreis Rostock

„Mit Hilfe von MailStore Server konnten wir eine rechtssichere E-Mail-Archivierung in unserem Unternehmen implementieren und die Postfachgrößen unserer E-Mail-Server minimieren. Die einfache Installation und Administration haben uns die Entscheidung für das Produkt sehr leicht gemacht.“

Martin Menzerath, Manager ITC Services
Baker Tilly Roelfs

Häufige Fragen

Wofür braucht man eine E-Mail-Archivierungslösung in Microsoft 365 und reicht ein Backup der E-Mails in Microsoft 365 aus um rechtssicher zu agieren? Hier finden Sie Antworten auf diese und weitere Fragen. Wenn Sie mehr zum Thema E-Mail-Archivierung wissen möchten, empfehlen wir Ihnen unsere kostenlosen Whitepaper und Ratgeber.

Welche Möglichkeiten der Archivierung haben Unternehmen für ihre E-Mails in Microsoft 365?

Microsoft bietet verschiedene Optionen an, E-Mails in M365 zu archivieren. Dazu zählen der Archivieren-Button in Outlook, das Speichern von E-Mails in PST-Dateien oder die Nutzung eines zu konfigurierenden Archivpostfachs (mit oder ohne Exchange Online Archivierung). Alternativ kann auch eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung eines Drittanbieters eingesetzt werden.

Werden E-Mails in Microsoft 365 automatisch archiviert?

Nein. Die Archivierung von E-Mails in Microsoft 365 erfolgt nicht automatisch. Nutzer von M365 müssen sich selbst um die Sicherung ihrer E-Mails kümmern und entscheiden, welche Option für die E-Mail-Archivierung die unternehmerischen und gegebenenfalls rechtlichen Anforderungen bestmöglich erfüllt.

Müssen Unternehmen ihre E-Mails in Microsoft 365 archivieren?

Ja. E-Mails mit geschäftskritischen Informationen sollten immer archiviert werden, um diese wertvolle Informationsressource zu schützen und optimal nutzen zu können. In der Regel stellt der Gesetzgeber zudem rechtliche Anforderungen an die Aufbewahrung geschäftsrelevanter E-Mails, die den Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung unerlässlich machen.

Reicht ein Backup der E-Mails in Microsoft 365 aus?

Nein, ein Backup ermöglicht nur eine kurz- bis mittelfristige, regelmäßige Speicherung von Daten (z.B. E-Mails) und Systemen (z.B. den E-Mail-Server) und dient vorrangig der Disaster Recovery. Daten, die zwischen zwei Speicherzeitpunkten entstehen, sind vor Verlust und Manipulation nicht geschützt. Das Ziel jeder E-Mail-Archivierung ist in erster Linie Kopien aller E-Mails inklusive Dateianhänge über viele Jahre hinweg sicher, originalgetreu, schnell wiederauffindbar und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Nur auf diese Weise kann die Informationsressource E-Mail optimal genutzt werden und rechtliche Anforderungen an die Aufbewahrung von E-Mails und den Datenschutz erfüllt werden.

Was versteht man unter der 3-2-1 Regel?

Die 3-2-1 Regel besagt, dass man für eine zuverlässige Datensicherung drei Kopien seiner Dateien aufbewahren sollte, dafür zwei unterschiedliche Speichermedien nutzt und eine der Kopien an einem anderen Standort unabhängig vom primären System aufbewahrt.

E-Mail-Archivierungslösungen von MailStore für Microsoft 365

Einfach & schnell einsetzbar und auch bei hohen Anforderungen wartungsarm und zuverlässig. Entdecken Sie jetzt die MailStore Softwarelösungen zur E-Mail-Archivierung.

MailStore Server Box