E-Mail-Flut: Voller Posteingang nach dem Urlaub

Ostern naht und damit in vielen deutschen Bundesländern die Osterferien. Diese sehen in Zeiten der Pandemie zwar leider anders aus als noch vor zwei Jahren, aber dennoch gönnen sich viele Arbeitnehmer eine Auszeit, um den inneren Akku wieder aufzuladen. Auch wenn der nächste Familienurlaub auf den Kanaren oder die Fernreise nach Asien noch etwas auf sich warten lassen, kann man die kommende Urlaubszeit genießen und zum Beispiel mit der Familie die nähere Umgebung erkunden, sich am Garten erfreuen oder aber – falls das Wetter mal schlecht sein sollte, was wir nicht hoffen wollen – den Keller aufräumen.

Neigt sich der Urlaub dann dem Ende zu, ist der Kopf hoffentlich wieder frei und es geht voller Elan zurück an den Schreibtisch. Der Rechner wird hochgefahren, der erste Kaffee wird vor dem Bildschirm getrunken und der E-Mail-Posteingang geöffnet…

…und dann war es das für viele Arbeitnehmer auch schon mit der Erholung, denn der Posteingang beinhaltet meist eine ungeheuer hohe Anzahl ungelesener E-Mails. An manchen Dingen ändert selbst die Pandemie nichts. Die Erholung ist weg! Wer das kennt, sollte unbedingt weiterlesen, denn wir möchten einige Tipps geben, wie Sie einen übervollen Posteingang nach dem Urlaub vermeiden:

Was Sie vor dem Urlaub tun können

Jeder Urlaub beginnt mit dem Aufsetzen einer sinnvollen Abwesenheitsmeldung. Diesem Thema haben wir uns bereits ausführlich gewidmet. Eine vor dem Antritt des wohlverdienten Urlaubs vereinbarte Vertretungsregelung kann einen übervollen Posteingang deutlich reduzieren. Sie ermöglicht, dass E-Mails nicht erst nach dem Urlaub bearbeitet, sondern bereits während des Urlaubs durch eine Urlaubsvertretung beantwortet werden. Hier gilt es auch seitens Personalabteilung und Vorgesetzten adäquate Regelungen zu finden, damit auch eine Vertretung nicht über Gebühr belastet wird.

Aber auch jenseits solcher organisatorischen Dinge, kann jeder Arbeitnehmer schon vor Antritt seines Urlaubes Schritte einleiten, die das Postfach klein halten. So hat es schon einen positiven Effekt auf die schiere Quantität an E-Mails, wenn Sie vorab jegliche Newsletter, die Sie abonniert haben, auf den Prüfstand stellen und gegebenenfalls abbestellen. Weitere Informationen, wie Sie Ihren Posteingang „urlaubsfest“ machen, beispielsweise durch automatische Regeln, gibt Ihnen dieser (wenn auch schon etwas ältere) Artikel.

Was Sie während des Urlaubs tun können

Sich erholen, an die frische Luft gehen, den Kopf frei bekommen und vor allem keine E-Mails checken.

Roland Latzel, Director of Marketing, hat dazu eine klare Meinung: „Im Urlaub sollen dienstliche Endgeräte wie Notebook oder Smartphone ausgeschaltet bleiben. Ich möchte, dass sich meine Teamkollegen im Urlaub erholen. Mentale Pausen sind mindestens genauso wichtig, wie aktive, körperliche Erholung.  Deshalb empfehlen wir bei MailStore, dienstliche Endgeräte, die dazu verlocken, mal eben die E-Mails zu checken und zu beantworten, im Urlaub aus zu lassen.“

Was Sie nach dem Urlaub tun können

Nachdem Sie bereits vor der Ferienzeit die oben genannten Tipps beherzigt haben, geht es jetzt darum, die E-Mail-Flut in die richtigen Bahnen zu lenken und zu bändigen. Dazu räumen Sie Ihr Postfach konsequent auf:

1. Neueste E-Mail zuerst lesen

Nach zwei, drei Wochen Urlaub und dank einer guten Vertretungsregelung (s.o.) haben sich einige E-Mails bereits erledigt.

2. Kategorisieren Sie Ihre E-Mails

Welche Angelegenheit hat absolute Priorität, welches Thema gehört „auf Wiedervorlage“ und welche E-Mail kann ohne weiteres einfach gelöscht werden? Diese Entscheidungen sollten Sie bei jeder E-Mail treffen.

3. Auf einen (digitalen) Kaffee mit Ihrer Urlaubsvertretung

Sie haben sich einen ersten Überblick verschafft. Halten Sie nun, bevor Sie anfangen E-Mails zu beantworten, Rücksprache mit der Person, die Sie im Urlaub als Ansprechpartner vertreten hat. Finden Sie heraus, wo es noch Handlungsbedarf gibt und welche Angelegenheit sich bereits erledigt haben. Tipp: Ein kleines Dankeschön und der Kollege/die Kollegin hält Ihnen auch im nächsten Urlaub gerne den Rücken frei.

Diese und weitere Tipps finden Sie in diesem Artikel auf Impulse.de, dem Unternehmermagazin.

Tabula rasa: E-Mails automatisch nach Eingang löschen

Eine sehr spezielle und rigide Lösung hat die Daimler AG bereits vor einiger Zeit gefunden: Im Jahr 2014 rief der Konzern das Programm „Mail on Holiday“ ins Leben. Im Rahmen dieses Programms konnten bei 100.000 Mitarbeitern mittels eines automatischen Abwesenheitsassistenten die Absender einer E-Mail über die Urlaubsvertretung des Adressaten informiert werden. Das klingt nicht besonders ausgefallen. Der eigentliche Clou ist aber, dass die E-Mail gleichzeitig automatisch aus dem Posteingang des Empfängers gelöscht wird, so dass dieser nach Rückkehr aus dem Urlaub nicht mit einem überquellenden Posteingang konfrontiert wird. Das klingt verlockend, oder? Jedoch sollte bei solch einer Lösung das Thema Rechtssicherheit nicht aus den Augen gelassen werden. Was passiert zum Beispiel, wenn eine Willenserklärung per E-Mail im Urlaubszeitraum eingeht, jedoch automatisch aus dem Postfach gelöscht wird – beispielsweise die fristgerechte Kündigung eines Vertrages? Wenn die E-Mail nach der Zustellung gelöscht wird, wäre die Willenserklärung dennoch wirksam, nur weiß niemand im Unternehmen etwas davon. Dieses Risiko gilt es sorgsam abzuwägen.

Datenverlust durch gelöschte E-Mails kann für das Unternehmen kritisch sein

„Man sollte bedenken, dass eingehende E-Mails archivierungspflichtig sein können. Das ist etwa bei per E-Mail empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen der Fall. Diese sollte man also nicht unwiederbringlich löschen. Beispielsweise müssen Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen über Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. So wird es in Deutschland von der Abgabenordnung (AO), vom Handelsgesetzbuch (HGB) und von den GoBD gefordert,“ sagt Julian Jansen, Legal Counsel bei MailStore.“

Zu diesem Zweck können Unternehmen eine E-Mail-Archivierungslösung wie MailStore Server einsetzen. Eine korrekt aufgesetzte Journalarchivierung stellt sicher, dass E-Mails langfristig verfügbar bleiben und sogar durchsuchbar sind, selbst wenn diese aus dem E-Mail-Postfach gelöscht wurden. So könnte ein Mitarbeiter, dessen neue E-Mails während seines Urlaubs automatisch aus dem Postfach gelöscht wurden, trotzdem eine wichtige E-Mail über die in Outlook integrierte Suchfunktion von MailStore Server wiederfinden, falls dies notwendig werden sollte.

Egal, auf welche Weise Sie und Ihr Unternehmen der E-Mail-Flut Herr werden wollen, wir als die Experten für E-Mail-Archivierung wünschen Ihnen jetzt erst einmal eine schöne Ferienzeit – wie Sie dem vollen Posteingang nach dem Urlaub begegnen können, wissen Sie jetzt. Vielleicht teilen Sie uns in den Kommentaren mit, wie Sie die E-Mail-Flut nach dem Urlaub bewältigen und welche Methoden Sie bereits ausprobiert haben?

Weitere nützliche Informationen

• E-Mail-Management: Compliance und E-Mails – Was ist zu beachten?
• Was ist E-Mail-Archivierung?
• E-Mail-Archivierung vs. Backup: Die kritischen Unterschiede
• Darf ich private E-Mails vom dienstlichen Account versenden?
• E-Mail-Management: Braucht es eine Ordnerstruktur im MailStore-Archiv?