E-Mail: Ferienzeit ist Abwesenheitsnotiz-Zeit

Auch wenn das aktuelle Wetter wenig sommerlich ist, beginnen in einigen Bundesländern bereits in dieser Woche die Sommerferien. Viele Schreibtische bleiben leer und die E-Mail-Postfächer füllen sich. Doch nicht immer bekommt der Sender eine Antwort oder eine Benachrichtigung über die Abwesenheit des Empfängers. Bisweilen sind vorhandene Abwesenheitsmeldungen auch skurril, wie hier gezeigt wird. Das ist lustig, erfüllt aber nicht den Zweck! Mareike Heutmann, verantwortlich für das Office Management bei MailStore, nimmt sich dieser Thematik an und gibt Tipps, wie die Abwesenheitsmeldung dabei hilft, das Business aufrecht zu erhalten:

In Zeiten elektronischer Post gilt es auch im Abwesenheitsfall für eine entsprechende Information oder Lösung zu sorgen. Auf analogem Weg kümmert man sich in der Regel auch um eine Lösung – sei es, dass jemand den Briefkasten leert während man im Urlaub ist oder man einen Nachsendeauftrag bei Umzug stellt. Warum also nicht auch für die elektronische Post?

Inhalt der Abwesenheitsnotiz

Die meisten E-Mail-Programme bieten inzwischen eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung an, die bei Bedarf aktiviert bzw. deaktiviert werden kann. Sehr praktisch, denn man braucht die „Kernbotschaft“ nur einmal als Vorlage entwerfen und kann jedes Mal per Knopfdruck darauf zurückgreifen. Aber was sollte die Botschaft sein?

Mit einem „ich bin nicht da“ kann der Absender meist wenig anfangen. Hilfreicher ist es, Informationen aufzuführen, mit denen der Empfänger der Notiz weiterarbeiten kann. Denn schließlich ist er ja nicht abwesend und hat ein Anliegen. Folgende Kerninformationen sollte die Notiz enthalten:

  • Dauer der Abwesenheit
  • Gibt es eine Vertretung oder werden die E-Mails erst nach der Rückkehr bearbeitet?
  • Gibt es einen Ansprechpartner, der zwischenzeitlich weiterhelfen kann? Wenn ja, wie lauten sein Name, seine Telefonnummer, seine E-Mail-Adresse und was ist seine Funktion?
  • Haben Sie internationale Geschäftspartner? Dann schreiben Sie die Notiz mehrsprachig!

 

Bei geplanten Abwesenheiten empfiehlt es sich unbedingt von dieser Abwesenheitsfunktion gebraucht zu machen. Ihre Kontakte werden es Ihnen danken, die geschäftliche Kommunikation kann fortgeführt werden und wer weiß, vielleicht ist der Stapel der zu erledigenden Aufgaben nach der Rückkehr aus dem Urlaub ja gar nicht so groß, weil ein alternativer Ansprechpartner weiterhelfen konnte?

Bei ungeplanten Abwesenheiten wie Krankheit ist es schon schwieriger eine automatische Benachrichtigung zu aktivieren – und dafür extra ins Büro kommen meist nicht zumutbar. Man kann auch für diese Fälle eine Lösung finden, indem man rechtzeitig einem Vertreter beispielsweise Zugriff auf seine E-Mails gewährt. Dies sichert nicht nur die Verfügbarkeit von möglicherweise wichtigen Unternehmensdaten, sondern auch die Möglichkeit die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren (die ja bereits als Vorlage schon fertig ist).

Denken Sie rechtzeitig daran, nicht nur Ihre direkten Kollegen über Ihre Abwesenheit zu informieren, sondern auch alle Geschäftspartner, die sich auf elektronischem Weg an Sie wenden!

Abschließend ein konkretes Beispiel für eine gelungene Abwesenheitsnotiz:

ABWESENHEITSNOTIZ

Danke, dass Sie mir schreiben. Leider habe ich zurzeit keinen Zugriff auf meine E-Mails – und zwar noch bis zum xx.yy.zz.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Hildegard Mustermann [Titel oder Zuständigkeit], erreichbar per E-Mail unter h.mustermann@firma.de. Sie hilft Ihnen auch unter der Telefonnummer 01234/56789 gerne und kompetent weiter.

Andernfalls werde ich Ihre Nachricht frühestens ab dem xx.yy.zz beantworten können, sie wird nicht automatisch weitergeleitet. Ich danke für Ihr Verständnis.

 

Mit freundlichen Grüßen

VORNAME, NACHNAME

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