Ferienzeit: Die E-Mail-Abwesenheitsnotiz nicht vergessen

Charlot Dams weiß, wie eine Abwesenheitsmeldung formuliert werden sollte.

Hinweis: Dieser Beitrag wurde im Juli 2019 aktualisiert.

Noch ein Arbeitstag, dann ist Urlaub. Die letzten Termine und Meetings, Deadlines müssen eingehalten werden und dann ist es endlich soweit: Feierabend, ab ins Auto, die Bahn oder aufs Fahrrad nach Hause und Koffer packen… und da fällt es einem auf einmal ein: Ich habe was vergessen… Die Sommerferien stehen vor der Tür und damit auch die Zeit der leeren Schreibtische, verwaister Büros und E-Mails, die nicht beantwortet werden, denn nicht immer bekommt der Sender eine Antwort oder eine Benachrichtigung über die Abwesenheit des Empfängers. Bisweilen sind vorhandene Abwesenheitsmeldungen auch skurril, wie hier gezeigt wird. Das SZ Magazin bietet eine Typologie der Abwesenheitsmeldungen. Das ist amüsant, erfüllt aber nicht den Zweck! Charlot Dams, HR-Specialist bei MailStore, kennt diese Thematik und gibt Tipps, wie die Abwesenheitsmeldung dabei hilft, das Business aufrecht zu erhalten:

Auf analogem Weg kümmert man sich in der Regel um eine Lösung für den Fall einer geplanten, längeren Abwesenheit – sei es, dass jemand den Briefkasten leert während man im Urlaub ist oder man einen Nachsendeauftrag bei Umzug stellt. Dasselbe gilt auch für die elektronische Post: Im Abwesenheitsfall ist für eine entsprechende Information oder Lösung zu sorgen.

Abwesenheitsnachricht bei geplanter Abwesenheit

Die meisten E-Mail-Programme bieten inzwischen eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung an, die bei Bedarf aktiviert beziehungsweise deaktiviert werden kann. Sehr praktisch, denn man braucht die „Kernbotschaft“ nur einmal als Vorlage entwerfen, kann bei Bedarf jedes Mal darauf zurückgreifen und aktuelle Informationen ergänzen. Aber was sollte die Botschaft sein?

Mit einem „ich bin nicht da“ kann der Absender meist wenig anfangen. Hilfreicher ist es, Informationen aufzuführen, mit denen der Empfänger der Notiz weiterarbeiten kann. Folgende Kerninformationen sollte die Notiz enthalten:

  • Dauer der Abwesenheit
  • Gibt es eine Vertretung oder werden die E-Mail erst nach der Rückkehr bearbeitet?
  • Gibt es einen Ansprechpartner der zwischenzeitlich weiterhelfen kann? Wenn ja, wie lauten sein Name, seine Telefonnummer, seine E-Mail-Adresse und was ist seine Funktion?
  • Haben Sie internationale Geschäftspartner? Dann schreiben Sie die Notiz mehrsprachig!

Bei geplanten Abwesenheiten empfiehlt es sich unbedingt von dieser Abwesenheitsfunktion gebraucht zu machen. Ihre Kontakte werden es Ihnen danken, die geschäftliche Kommunikation kann fortgeführt werden und wer weiß, vielleicht ist der Stapel der zu erledigenden Aufgaben nach der Rückkehr aus dem Urlaub ja gar nicht so groß, weil ein alternativer Ansprechpartner weiterhelfen konnte?

Ungeplante Abwesenheit im Krankheitsfall

Bei ungeplanten Abwesenheiten, wie zum Beispiel einer Krankheit, ist es schon schwieriger, eine automatische Benachrichtigung zu aktivieren – und dafür extra ins Büro kommen, ist meist nicht zumutbar. Doch auf für diese Fälle gibt es Lösungen. Beispielsweise für Unternehmen, die einen Microsoft Exchange Server betreiben: In diesem Fall kann der Administrator des Exchange Servers eines Unternehmens über den Abwesenheitsassistenten datenschutzkonform eine Abwesenheitsmeldung einstellen, ohne Zugriff auf die E-Mails im Posteingang zu haben.

Denken Sie rechtzeitig daran, nicht nur Ihre direkten Kollegen über Ihre Abwesenheit zu informieren, sondern auch alle Geschäftspartner, die sich auf elektronischem Weg an Sie wenden!

Abschließend ein konkretes Beispiel für eine gelungene Abwesenheitsnotiz:

ABWESENHEITSNOTIZ

Danke, dass Sie mir schreiben. Leider habe ich zurzeit keinen Zugriff auf meine E-Mails – und zwar noch bis zum xx.yy.zz.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Hildegard Mustermann [Titel oder Zuständigkeit], erreichbar per E-Mail unter h.mustermann@firma.de. Sie hilft Ihnen auch unter der Telefonnummer 01234/56789 gerne und kompetent weiter.

Andernfalls werde ich Ihre Nachricht frühestens ab dem xx.yy.zz beantworten können, sie wird nicht automatisch weitergeleitet. Ich danke für Ihr Verständnis.

 

Mit freundlichen Grüßen

VORNAME, NACHNAME

Muss es immer eine E-Mail sein?

Zum Abschluss noch ein Gedanke, auch im Hinblick auf die E-Mail-Flut: Nicht jede Angelegenheit benötigt einen Schriftwechsel. Besonders kleine, kurzfristige Absprachen können auf dem telefonischen Weg viel schneller geklärt werden. Und bei einem Anruf stellt man sehr schnell fest, dass der gewünschte Ansprechpartner abwesend ist und hat die Chance einen Stellvertreter zu sprechen!

Weitere Informationen sowie besonders gelungene als auch misslungene Beispiele für Abwesenheitsmeldungen finden Sie in diesem Artikel auf Impulse.de, dem Unternehmermagazin.

Wussten Sie schon, dass E-Mail-Archivierung verpflichtend sein kann? Wenn nicht, empfehlen wir Ihnen den Blogbeitrag „Was ist E-Mail-Archivierung?“.

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