Weiterhin kostenlos: Aktualisierte Leitfäden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung jetzt erhältlich

Update zur Neufassung der GoBD im Januar 2020

Seit dem 01.Januar gelten in Deutschland die GoBD 2020. Die Neufassung der GoBD soll die Antwort auf die fortschreitende Digitalisierung  im Bereich der kaufmännischen und steuerlich relevanten Daten und ein Versuch der Finanzverwaltung sein, Richtlinien für die digitale Buchhaltung zu formulieren. Wir haben unseren bestehenden Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung für Deutschland hinsichtlich möglicher Änderungen, die sich aus der Novelle ergeben könnten, überprüft und an wenigen Stellen aktualisiert. „Nach einer detaillierten Prüfung der Neufassung der GoBD sind nur stellenweise Änderungen der bisherigen Vorgaben erkennbar. Ein grundsätzlicher Handlungsbedarf für Unternehmen, die MailStore Server zur E-Mail-Archivierung nutzen, ist nicht ersichtlich“, sagt Julian Jansen, Legal Counsel bei MailStore. „Wie immer gilt jedoch, dass wir unseren Kunden eine eingehende Prüfung des Einzelfalls empfehlen, gegebenenfalls mithilfe eines Steuerberaters.“ Bemerkenswert ist, dass die GoBD in ihrer neuen Fassung nun auch Datenverarbeitungssysteme als Cloud-Lösungen einbeziehen.

Regelmäßige Aktualisierung der Leitfäden

Wir bieten die aktualisierten Leitfäden in länderspezifischen Versionen für Deutschland, Österreich und die Schweiz weiterhin auf unserer Webseite zum Download an. Die Leitfäden arbeiten die besonderen rechtlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung in der DACH-Region heraus. Sie bieten Hilfestellung im Hinblick auf das Konzept der Revisionssicherheit und beziehen sich auf nationale gesetzliche Anforderungen an den Umgang mit geschäftlichen E-Mails, wie z.B. die Abgabenordnung (AO) in Deutschland, die Bundesabgabenordnung (BAO) in Österreich und das Obligationenrecht (OR) in der Schweiz.

Speziell in Deutschland haben zudem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eine zentrale Bedeutung. Die Leitfäden richten sich an Geschäftsführung und IT-Verantwortliche von mittelständischen Unternehmen sowie Behörden. Ziel der Leitfäden ist es, der Geschäftsführung im Mittelstand und den in der Regel ebenfalls involvierten IT-Verantwortlichen, eine leicht verständliche Orientierungshilfe für die praktische Umsetzung einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung an die Hand zu geben.

„Unsere Leitfäden sind ein Dauerbrenner,“ sagt Roland Latzel, Director of Marketing bei MailStore. „Wir veröffentlichen die länderspezifischen Leitfäden bereits seit 2014 und aktualisieren diese regelmäßig. Die konstant hohen Download-Raten zeigen, dass nach wie vor ein hohes Informationsbedürfnis zu diesem Thema auf Seiten von KMUs besteht.“

Leitfäden arbeiten rechtliche Situation zielgruppenspezifisch auf

Für viele mittelständische MailStore-Kunden in der DACH-Region stellen die Leitfäden eine wichtige Informationshilfe dar, weil sie die rechtliche Situation rund um die E-Mail-Archivierung fundiert und zielgruppenspezifisch aufarbeiten.

„Wir gleichen unsere Leitfäden regelmäßig mit aktueller Gesetzgebung, Rechtsprechung sowie juristischer Fachliteratur ab und haben sie nun in Zusammenarbeit mit renommierten Kanzleien in Österreich und der Schweiz auf den neuesten Stand gebracht,“ sagt Julian Jansen, Legal Counsel bei MailStore. „Ein Aktualisierungsbedarf ergab sich beispielsweise durch eine Gesetzesänderung in der Schweiz und natürlich durch Teilaspekte der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), die die E-Mail-Archivierung betreffen.“

Konkrete Lösungsvorschläge für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung

Mit dem Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung geben wir Geschäftsführern und IT-Verantwortlichen in KMUs der DACH-Region ein Dokument an die Hand, das wichtige Aspekte der E-Mail-Archivierung juristisch fundiert erklärt.

Die Leitfäden gliedern sich in zwei Teile. Im ersten Teil des Leitfadens wird die rechtliche Situation produktneutral erklärt. Im darauffolgenden zweiten Teil, wird konkret aufgezeigt, wie MailStore Server, die führende Software für die E-Mail-Archivierung, dabei helfen kann, die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

Die Leitfäden können hier heruntergeladen werden.

Sie kennen den Leitfaden und die rechtlichen Aspekte der Lösung bereits und möchten sich im Detail über MailStore Server informieren? Dann melden Sie sich hier gleich zu einem unserer kostenlosen Webinare an.