Augen auf beim Lizenzen-Kauf: Lizenzmanagement in KMUs

IT ist Business Enabler. Das ist mittlerweile bis in kleine und mittlere Unternehmen (KMU) vorgedrungen. Dabei geht es dort nicht unbedingt um Virtualisierung oder große Cloud-Projekte mit direkten Auswirkungen auf die wertschöpfenden Unternehmensbereiche aber in Buchhaltung, Management und Verwaltung wird Software oder auch Miet-Hardware verwendet, ohne die ein effizienter Ablauf der Geschäftsprozesse nicht mehr möglich wäre.

Doch immer wieder fällt auf, dass Unternehmen ihre Lizenzen nicht richtig im Blick haben. Es wird Über- oder sogar Unterlizenziert. Das Erstgenannte ist teuer und das Zweitgenannte noch gefährlich dazu: Kommt es zu einem Software-Audit, drohen Konsequenzen.

Kundenfreundliche Lizenzierung bei MailStore

Wir bei MailStore machen es unseren Kunden einfach. Unsere Lizenzbedingungen für die kommerzielle Nutzung in Unternehmen sind transparent und recht leicht zu verstehen. Laufen Lizenzen aus und droht damit ein Wegfall des technischen Support Service, wird unser Kunde von Mitarbeitern im Sales mehrfach darauf hingewiesen. Vorsicht Spoiler! In Sachen Kundenfreundlichkeit wird unsere kommende Version 10 ein neues Feature mitbringen: Der IT-Admin kann bei der Konfiguration wählen, ob er über Updates und neue Versionen aus der Software heraus informiert werden möchten. Mehr dazu in Kürze….

Lizenzmanagement: So behalten Sie den Überblick

Bei Unterlizenzierung droht dem Kunden von unserer Seite kein Ungemach – außer, dass er nicht mehr E-Mail-Konten archivieren kann, als er bezahlt. Klares Motto: „You get, what you pay for!“ Da viele Unternehmen in ihrem „Lizenzen-Zoo“ aber nicht nur unsere Standard-Software zur E-Mail-Archivierung einsetzen, sollten sie dem Lizenzmanagement mehr Aufmerksamkeit schenken. Dazu hier ein paar Tipps, kurz und knapp:

1. Haben Sie Ihre Lizenzen im Blick: Je nach Unternehmensgröße sollten ein oder mehrere Mitarbeiter offiziell für das Lizenzmanagement verantwortlich sein. Eine Klausel in entsprechenden Arbeitsverträgen sowie Schulungen sind empfohlen.
2. Analysieren: Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wie viele Lizenzen Sie gekauft haben und wie viele Sie nutzen. In dem Zusammenhang prüfen Sie, ob Sie den Lizenzbedingungen entsprechen.
3. Ergebnisse festhalten: Sammeln Sie die aus der Analyse hervorgehenden Daten und legen diese gesichert und zentral ab. „Dazu gehören beispielsweise Verträge, die verschiedenen Varianten der eingesetzten Software, Unterlagen über Updates, Nutzungsverträge, die eingesetzten Betriebssysteme und die CPU-Konfiguration“ (Quelle: marktundmittelstand.de)
4. Historie und Planung: Vollziehen Sie nach, wann welche Lizenzen erworben oder erweitert wurden und planen Sie, wann Sie Lizenzen kündigen oder kaufen möchten.
5. Tools: Es gibt im Markt Tools, die beim Lizenzmanagement helfen. Prüfen Sie, ob der Erwerb und Einsatz eines solchen Tools sinnhaft ist.
6. Aktualität: Pflegen Sie Ihre Unterlagen und halten Sie sie auf dem aktuellen Stand.

Vor einiger Zeit haben wir eine Blog-Reihe zur Lizenzierung von MailStore Server veröffentlicht, in der wir Antworten auf häufig gestellte Kunden-Fragen geliefert haben:

Was Sie schon immer wissen wollten…Thema: Lizenzierung von MailStore Server – Teil 1

Was Sie schon immer wissen wollten…Thema: Lizenzierung von MailStore Server – Teil 2

Was Sie schon immer wissen wollten… Thema: Lizenzierung von MailStore Server – Teil 3

Sie möchten MailStore Server testen? Laden Sie sich gerne die kostenlose 30-tägige Testversion herunter.