Der Unterschied zwischen Archivierung und Backup des E-Mail-Servers

Trotz des Einsatzes von Instant Messaging oder Social Collaboration Tools in Unternehmen bleibt die E-Mail 44 Jahre nach dem ersten Versand das wichtigste Kommunikationsmittel in Organisationen. Im Jahr 2015 werden täglich allein 112,5 Milliarden Business-E-Mails weltweit versendet, fand The Radicati Group heraus. Das internationale Technologie-Marktforschungsinstitut prognostiziert einen Anstieg auf 128,8 Milliarden im Jahr 2019. Angesichts dieser Zahlen und der rechtlichen Anforderungen an die Archivierung geschäftlicher E-Mails (GoBD) tun Unternehmen gut daran, die E-Mail-Archivierung in ihre strategische IT-Planung einzubeziehen. Denn durch die Zunahme des elektronischen Briefverkehrs ergeben sich hohe Datenmengen, die es rechtssicher zu archivieren gilt.

Der Unterschied zwischen Backup und Archivierung

Besonders in der Praxis von kleinen und mittelständischen Unternehmen hört man immer wieder den Satz: „Wir haben E-Mail-Server-Backups. Deshalb müssen wir nicht gesondert archivieren.“ Verfahren Unternehmen nach diesem Grundsatz, bewegen sie sich auf „dünnem Eis“. Denn ein Backup ersetzt keine gesetzeskonforme Archivierung!

Ein Backup beschreibt eine kurz- bis mittelfristige regelmäßige Speicherung in Form von Kopien von ganzen Datensätzen auf externe Datenträger zur Wiederherstellung (Restore) im Falle von Datenverlusten. Es dient der Disaster Recovery. Im Schadensfall werden die gesicherten Datensätze von dem externen Speichermedium zurückkopiert. Die Backups sind nur temporär verfügbar. So kann beispielsweise täglich über Nacht ein Backup initiiert werden und dieses für einen bestimmten Zeitraum vorgehalten werden. Periodisch werden alte Datensätze unwiederbringlich gelöscht, allein schon wegen des zunehmenden Bedarfes an Speicherplatz. Somit wird immer nur ein jüngerer Stand der Daten gespeichert, bis zum nächsten Backup. Schon dieser regelmäßig zu erbringende Sicherungsaufwand benötigt Zeit. Bei dieser klassischen Art der Datensicherung sind meistens nur ganze Datensätze wiederherstellbar. Je nach Datenmenge ist ein hoher Wiederherstellungsaufwand nötig. Dieser führt nicht selten zu Verzögerungen im Kerngeschäft, wenn ein Restore von Nöten ist.

Grundlegender Sinn jeder Archivierung ist die Wiederauffindbarkeit und Verfügbarkeit von Daten auch über einen langen Zeitraum hinweg. Man denke da an Zeitungs- oder Bucharchive. Tag für Tag werden in Unternehmen Rechnungen, Angebote, Support- oder Terminabfragen mit Hilfe von E-Mails bearbeitet. Diese müssen über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden, so verlangt es die GoBD. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Das leistet die Archivierung von E-Mails und stellt den grundlegenden Unterschied zu einem Backup dar. Dieser Anforderung werden Backups auf externen Datenträgern nicht gerecht, weil sie nicht die vollständige, manipulationssichere Aufbewahrung aller E-Mails sicherstellen, da diese unmittelbar nach dem Eingang und vor dem Backup gelöscht werden können. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung dagegen, legt Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Durch Mechanismen wie Hashwerte und Verschlüsselung wird die Manipulationssicherheit erreicht. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese mit Hilfe einer Volltext-Indexierung extrem schnell durchsuchen, finden und wiederherstellen.

Darüber hinaus unterscheidet sich eine professionelle E-Mail-Archivierungs-Software wie Mailstore Server in weiteren Punkten vom klassischen Backup.

Fazit:

Weder ersetzt ein Backup eine Archivierung noch ist eine E-Mail-Archivierung im Stande, klassische Backup-Aufgaben zu erfüllen. Ein Backup bleibt selbstverständlich wichtig, denn auch gesetzeskonforme Archive sollten gesichert werden. Es bleibt also festzuhalten, dass sowohl Backup als auch die rechtskonforme Archivierung von E-Mails in der IT-Strategie von sicherheitsbewussten Unternehmen und Organisationen nicht fehlen dürfen, um zum einen eine zügige und vollständige Disaster Recovery sicherzustellen und zum anderen, um juristische Risiken durch Nichteinhalten der GoBD zu vermeiden.

Unser Partner, die EBERTLANG Distribution GmbH, macht in seinem Blog den Faktencheck zur E-Mail-Archivierung.

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