4 Gründe, Ihre MailStore SPE immer auf aktuellem Stand zu halten

Auch wenn unser Blogbeitrag zur Wichtigkeit von Software-Updates schon etwas älter ist, ist das Thema so aktuell wie eh und je. In diesem neuen Beitrag möchten wir speziell darauf eingehen, wieso es auch für Managed Service Provider so wichtig ist ihre Installation der MailStore Service Provider Edition (kurz SPE) auf dem aktuellen Stand zu halten.

Der zuverlässige und wartungsarme Betrieb der MailStore Service Provider Edition ist für jeden Managed Service Provider ein Schlüsselargument für den Einsatz dieser E-Mail-Archivierungslösung. Des Öfteren bekommen wir sogar von Partnern das Lob, unsere Software funktioniere so reibungslos, dass regelmäßige Updates gar nicht notwendig seien. Doch Achtung: diese Vorgehensweise ist riskant und nicht empfehlenswert! Wir möchten Ihnen heute vier Gründe dafür nennen, weshalb es wichtig ist, Ihre MailStore SPE aktuell zu halten.

1. Sicherheit hat höchste Priorität

E-Mails enthalten geschäftskritische Daten, wie zum Beispiel interne Absprachen, Verträge, Angebote, Kaufabschlüsse und die gesamte Kundenkommunikation. Als Hersteller von und Experte für E-Mail-Archivierungslösungen sehen wir uns deshalb in der Pflicht, Ihnen und Ihren Kunden höchstmögliche Sicherheit für Ihre E-Mail-Archive zu bieten, um diese Daten zu schützen. Als Service Provider stehen Sie ebenfalls in dieser Verantwortung. Ihre Kunden möchten mit einer sicheren und verlässlichen E-Mail-Archivierungssoftware arbeiten und schenken Ihnen dahingehend ihr Vertrauen.

Wir haben in den vergangenen Jahren unsere Software kontinuierlich weiterentwickelt – auch im Bereich IT-Sicherheit. Unser Weg zu Security by Default verdeutlicht nicht nur den Stellenwert, den wir einer sicheren Software beimessen, sondern auch, dass diese Entwicklung ein fortlaufender Prozess ist. So haben wir zum Beispiel im Zuge der Customer Security Awareness Initiative die Unterstützung des hybriden Verschlüsselungsprotokolls Transport Layer Security (TLS) 1.1 und TLS 1.2 zur sicheren Datenübertragung und die Unterstützung moderner Authentifizierung für Microsoft 365 und Google G Suite (jetzt bekannt als Google Workspace) implementiert.

Dieser sukzessive Ausbau der Sicherheits-Features wird regelmäßig als Bestandteil der Software-Updates veröffentlicht. Denn in der dynamischen Welt der IT treten fast tägliche neue Bedrohungspotentiale auf. Steigende Sicherheitsanforderungen sind die Konsequenz und müssen in der Weiterentwicklung der Software berücksichtigt werden. Nur wenn Sie Ihre SPE-Installation aktuell halten profitieren Sie von diesen Weiterentwicklungen und können Ihren Kunden eine sichere E-Mail-Archivierungslösung bieten.

2. Verbesserte Archivierungsfunktionen, höhere Nutzerfreundlichkeit und Bugfixes

Unsere Software-Updates umfassen nicht nur sicherheitsrelevante Aspekte. Ebenso sind verbesserte Funktionen der E-Mail-Archivierung und eine erhöhte Nutzerfreundlichkeit Bestandteil der stetigen Weiterentwicklung unserer Produkte. Beispielhaft genannt seien hier das vereinfachte Anlegen von Gruppenrichtlinien oder die deutliche Leistungssteigerung beim Verschieben von Nachrichten innerhalb desselben Archivs. Sämtliche Verbesserungen, die wir im Laufe der Zeit für die MailStore Service Provider Edition umgesetzt haben, finden Sie in unserem Changelog.

Ein weiterer wichtiger Baustein für eine gut funktionierende E-Mail-Archivierungslösung ist die regelmäßige Beseitigung von Bugs. Ab und zu bleiben diese unentdeckt und zeigen sich erst im laufenden Betrieb. Sobald ein Fehler dokumentiert wurde, erfolgt dessen Korrektur (Bugfix), die über ein Software-Update veröffentlicht wird.

Auch hier gilt: Nur wenn Sie Ihre SPE-Installation regelmäßig aktualisieren, können Ihre Kunden von der verbesserten User Experience profitieren, was natürlich auch zur Kundenbindung beiträgt.

3. Erfüllung der Datenschutzgrundverordnung

Neben den produktbezogenen Gründen Ihre MailStore Service Provider Edition immer auf aktuellem Stand zu halten, liefert auch die DSGVO einen entscheidenden Grund, Ihre Software regelmäßig zu aktualisieren.

Die DSGVO vereinheitlicht europaweit die rechtlichen Vorgaben bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Einrichtungen. Umfangreiche Pflichten, wie Meldepflichten, Rechenschaftspflichten, Sicherstellung der Datensicherheit und Umsetzung von Betroffenenrechten, sind zu erfüllen und können bei Nichteinhaltung zu empfindlichen Strafen führen (Geldbußen bis zu 20 Millionen Euro oder in Höhe von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes).

Diese Pflichten umfassen auch die „Sicherheit der Verarbeitung“ nach Artikel 32 der DSGVO, d.h. beim Treffen technischer und organisatorischer Maßnahmen (sogenannte TOMs – technical and organisational measures) muss unter anderem der Stand der Technik berücksichtigt werden, was auch die regelmäßige Aktualisierung von Software einschließt. Nur so lässt sich bei der Datenverarbeitung ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleisten. Daher sollten Sie für Ihre MailStore SPE verfügbare Software-Updates immer durchführen, um softwareseitig zur Einhaltung der DSGVO beitragen zu können.

4. Sicherstellung des Supportanspruchs

Auch wenn unsere Software leicht zu bedienen und wartungsarm ist, kann es vorkommen, dass Sie technischen Support benötigen. Als registrierter Partner von uns haben Sie Anspruch auf einen umfassenden Support-Service. Jedoch können wir diesen Softwaresupport nur für die aktuelle Version der MailStore Service Provider Edition leisten, um die Sicherheit unserer Software für Sie und Ihre Kunden dauerhaft zu garantieren. (Für weitere Informationen, schauen Sie bitte in die Vertragsbedingungen für Service Provider, „Terms of Contract“, die Sie über unser Partner Portal einsehen können – siehe § 9 Softwaresupport und §10 Gewährleistung).

Fazit

Als Service Provider sollten Sie Ihre MailStore SPE immer in der aktuellen Version nutzen. Unabhängig von unseren vertraglichen Hinweisen können Sie mit einer aktuellen MailStore Service Provider Edition nicht nur bestimmte rechtliche Anforderungen im Hinblick auf die DSGVO erfüllen, sondern Ihren Kunden stets alle verfügbaren Vorteile unserer Software bieten. Prüfen Sie gleich auf dem Dashboard Ihrer MailStore Management Console, ob Ihre Software der neusten Version entspricht. Sollte Ihre Software nicht aktuell sein, bekommen Sie einen Hinweis angezeigt, dass eine neuere Version verfügbar ist. Außerdem haben Sie die Option sich per E-Mail benachrichtigen zu lassen, wenn eine neue Version verfügbar ist.