E-Mail-Archivierung in der Stahlindustrie – Cognor setzt auf MailStore Server

Die professionellen E-Mail-Archivierungslösungen von MailStore werden von vielen Unternehmen weltweit in den verschiedensten Branchen und Industriesektoren eingesetzt, wie zum Beispiel von der Cognor Holding S.A. aus Polen. Cognor ist Teil einer börsennotierten Kapitalgruppe, die in der Stahlindustrie tätig ist und E-Mail-Archivierung einsetzt.

Das Unternehmen wurde 1991 gegründet und handelte zunächst mit Stahlprodukten. Seit 1997 ist es an der Warschauer Börse (GPW) notiert und seit 2006 Teil einer Unternehmensgruppe, die auf die Herstellung von Stahlstäben und den Handel mit Metallschrott spezialisiert ist. Aufgrund der globalen Reichweite und der Menge an Informationen und Daten, die täglich in den Postfächern der Mitarbeiter landen, beschloss das Unternehmen Ende 2022 eine E-Mail-Archivierungslösung zu implementieren.

MailStore Server überzeugt in der Testphase

Cognor zog mehrere E-Mail-Archivierungslösungen in Betracht. Doch aufgrund der Anforderungen, die das Unternehmen an die Software stellte, schafften es lediglich zwei Archivierungslösungen in die Testphase. Letztendlich fiel die Entscheidung nach der kostenlosen Testphase auf MailStore Server. Neben dem günstigen Lizenzpreis waren die Gründe für die Entscheidung vor allem die einfache Implementierung in die bestehende IT-Infrastruktur, die schnelle und problemlose Konfiguration sowie die unkomplizierte Administration. Ebenso konnte das übersichtliche Web-Interface, die intuitive Nutzung durch die Mitarbeiter sowie die umfassende technische Dokumentation zur Software überzeugen. Weitere Pluspunkte sammelte MailStore Server mit der Fähigkeit zur Integration vieler verschiedener E-Mail-Clients und der Möglichkeit einer zukünftigen Migration auf einen leistungsfähigeren E-Mail Server.

Gründe für den Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierungssoftware

Der Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung sollte Sicherheit in Bezug auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten für geschäftsrelevante Daten schaffen, die sich in E-Mails befinden. Daher entschied man bei Cognor Journaling als Archivierungsmethode einzusetzen, um Datenverlust und Datenmanipulation vorzubeugen.

Des Weiteren wurde eine Entlastung des E-Mail-Servers angestrebt, in dem man bereits archivierte E-Mails aus den Postfächern löscht. Dadurch konnte auch ein weiteres Problem gelöst werden: Mitarbeiter nutzten aufgrund voller Postfächer zunehmend PST-Dateien, um E-Mail-Daten auszulagern. Die Reduzierung der E-Mail-Last in den Postfächern machte den Gebrauch des fehleranfälligen E-Mail-Datei-Formats überflüssig. Bereits existierende PST-Dateien wurden ins Archiv überführt.

Fazit

Das Beispiel Cognor zeigt, dass eine E-Mail-Archivierungslösung nicht nur in stark regulierten Branchen, wie zum Beispiel dem Gesundheitswesen oder der Finanzbranche, Sinn ergibt, sondern auch Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe, in diesem Fall aus der Stahlindustrie, von einer solchen Lösung profitieren. Stellt der Gesetzgeber darüber hinaus noch Anforderungen an die Aufbewahrung geschäftsrelevanter E-Mail-Daten, ist eine E-Mail-Archivierungslösung unumgänglich.

In unserer Case Study erfahren Sie weitere Details zum Einsatz von MailStore Server bei Cognor, zum Beispiel, welche IT-Infrastruktur Cognor nutzt und welche Meinung Cognors Chief IT Administrator Dariusz Nawrocki über MailStore Server hat.

Weitere nützliche Informationen:

• Webinar E-Mail-Archivierung: MailStore Server Live Demo
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• Tech Tipps: Die Installationsgrundlagen von MailStore Server
• Tech Tipps: Die richtige Archivierungsstrategie
• E-Mail-Archivierung – Die Übersicht für IT-Entscheider