Die E-Rechnung wird Pflicht: Welche Rolle spielt E-Mail-Archivierung?

Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, wird Pflicht. Wir erklären Ihnen, was eine E-Rechnung ist, für wen diese verpflichtend wird, warum und wann der Gesetzgeber die E-Rechnung einführt, und welchen Stellenwert eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung dabei einnimmt.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung gemäß Norm EN 16931 ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt, automatisch empfangen und elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Eine elektronische Rechnung muss originär auf elektronische Weise erstellt und elektronisch versendet werden. Eingescannte Papierrechnungen sind keine E-Rechnungen, sondern werden als Rechnungen in Papierform behandelt. Das gilt auch für gewöhnliche, per E-Mail verschickte Rechnungen im PDF Format, da hier die Daten nur in unstrukturierter Form enthalten sind und nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden können.

Zu den bekanntesten Formaten eine E-Rechnung zählen die XRechnung und die ZUGFeRD Rechnung.

XRechnung

Bei der XRechnung handelt es sich um eine Anwendungsspezifikation einer Kernrechnung (Core Invoice Usage Specification, CIUS) der Norm EN 16931. Die XRechnung ist XML-basiert und unterstützt die Formate UBL (Universal Business Language) und CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice).

ZUGFeRD Rechnung

Die ZUGFeRD Rechnung („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) ist ebenfalls an die Norm EN 16931 angelehnt. Die ZUGFeRD Rechnung wird vor allem für die hybride Rechnungsstellung verwendet, bei der neben dem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format zusätzlich ein für den Menschen leichter lesbares Format (PDF/A) erstellt und versendet wird.

Neben der XRechnung und der ZUGFeRD Rechnung können aber auch andere Formate die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. Als Beispiele seien hier genannt: Factur-X, EDIFACT oder ebInterface.

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht und für wen ist sie verpflichtend?

Grundsätzlich muss die Umstellung auf die E-Rechnung zum 01.01.2025 erfolgen. Betroffen sind geschäftliche Aktivitäten zwischen Unternehmen (B2B). Der B2C-Markt bleibt davon unberührt, ebenso wie steuerfreie Leistungen & Lieferungen und Rechnungen unter 250 Euro sowie Fahrkarten. Rund ein Jahr später müssen auch alle Lieferanten des öffentlichen Sektors E-Rechnungen versenden können. Zentrale öffentliche Stellen in Deutschland sind bereits seit dem 18. April 2019 dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Um die Umstellung auf die E-Rechnung im B2B-Bereich zu erleichtern, gelten einige Übergangsfristen:

01.01.2025: Unternehmen, die steuerpflichtige Umsätze im Inland generieren, müssen E-Rechnungen empfangen können. Allerdings sind diese Unternehmen nicht dazu verpflichtet, ausschließlich E-Rechnungen zu versenden. Soweit der Rechnungsempfänger zustimmt, darf die Rechnung auch in einem anderen gängigen Format (z.B. als Papierrechnung oder PDF) versendet werden. Diese Übergangsregelung gilt bis Ende 2026, sofern es Umsätze aus den Jahren 2025 oder 2026 betrifft und diese 800.000 Euro überschreiten.

01.01.2027: Ab dem Jahr 2027 sind alle Unternehmen aus dem B2B-Bereich, die einen Jahresumsatz von mehr aus 800.000 Euro erwirtschaften, zum Versand von E-Rechnungen verpflichtet. Umsatzschwächere Unternehmen können ihre Rechnungen auch weiterhin unter Zustimmung des Rechnungsempfängers bis zum 31.12.2027 in einem anderen gängigen Format versenden.

01.01.2028: Ab 2028 gilt für alle B2B-Unternehmen die Versandpflicht für E-Rechnungen.

Doch nicht nur in Deutschland wird die E-Rechnung im B2B-Bereich zur Pflicht. In Italien, Polen und Rumänien existieren bereits vergleichbare Regelungen. Frankreich und Ungarn haben angekündigt, nachziehen zu wollen. Ein treibender Faktor ist dabei der als ViDA (VAT in the Digital Age) bekannte Vorschlag der Europäischen Kommission zur Optimierung und Verbesserung der Steuerverfahren.

Welchen rechtlichen Hintergrund gibt es zur E-Rechnung?

Der E-Rechnung liegen unterschiedliche Gesetze und Richtlinien zugrunde. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt die Standards für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen fest. In Deutschland werden diese Standards durch die E-Rechnungsverordnung E-RechV (13.10.2017) umgesetzt.

Den Weg zur E-Rechnungspflicht für Unternehmen hat die deutsche Legislative mit dem Wachstumschancen-Gesetz vom 23.02.2024 (am 22.03.2024 vom Bundesrat gebilligt) geebnet. Das Gesetz zielt darauf ab, durch den Abbau bürokratischer Hürden das Wirtschaftswachstum anzukurbeln. Die Verpflichtung zur E-Rechnung soll dazu beitragen, Steuerangelegenheiten fiskalisch zu vereinfachen und für alle Unternehmen fairer zu gestalten.

Hinzu kommen die schon seit langem gültigen grundlegenden steuerlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen in Deutschland, die das Umsatzsteuergesetz (UstG) liefert. Diese Normen aus dem Umsatzsteuergesetz (und der Abgabenordnung AO) werden durch die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) konkretisiert. Die GoBD enthalten Vorgaben zur Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung steuerrelevanter Daten in elektronischer Form für alle steuerpflichtige Unternehmen, Selbständige und Freiberufler.

Warum wird die E-Rechnung eingeführt?

Durch die E-Rechnung erhoffen sich Finanzbehörden im Rahmen der ViDA Initiative (VAT in the Digital Age) eine Optimierung der Mehrwertsteuererhebung auf EU-Ebene. Ziel ist die Schaffung eines effizienten, transparenten Mehrwertsteuermeldesystem für alle Beteiligten. Durch die elektronisch verarbeitbaren Rechnungen wird jede Rechnungstransaktion direkt an die zuständigen Finanzbehörden übermittelt. Der Automatismus spart Zeit bei der Übermittlung der Daten, minimiert Fehler bei der Steuerberechnung, und beugt versuchtem Steuerbetrug vor.
Darüber hinaus bringt die E-Rechnung weitere Vorteile mit sich, wie z.B. die schnellere Zahlung der Rechnungen durch die automatisierten Prozesse sowie mögliche Kosteneinsparung von Porto und Papier.

Welche Rolle spielt die E-Mail-Archivierung bei der E-Rechnung?

E-Rechnungen können entweder automatisiert über ERP-Systeme oder als Anhang einer E-Mail versendet werden (ZUGFeRD Rechnung). In jedem Fall muss aufgrund der Wichtigkeit der Rechnungsdaten für angemessenen Schutz gesorgt werden, um Verlust oder Manipulation zu vermeiden und dafür zu sorgen, dass die Rechnungsdaten jederzeit zur Verfügung stehen. Werden E-Rechnungen per E-Mail versendet, ist ein professionelles E-Mail-Archiv die beste Lösung zum Schutz der Daten. Denn eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung ist in der Lage, E-Mails mitsamt Anhängen in ein vom E-Mail-Client oder E-Mail-Server unabhängiges Archiv zu kopieren, noch bevor die E-Mails in den Postfächern der Benutzer sichtbar werden. So führt absichtliches oder versehentliches Löschen von Rechnungsdokumenten in Postfächern nicht zu Datenverlust. Zudem werden die E-Mails im Archiv verschlüsselt, sodass eine Manipulation der Daten im Archiv nicht möglich ist. Die Plattformunabhängigkeit des Archivs ermöglicht darüber hinaus den Zugriff auf Rechnungsdaten auch dann, wenn die E-Mail-Postfächer der Mitarbeiter oder gesamte E-Mail-Server aufgrund von technischen Problemen oder Cyberangriffen nicht verfügbar sind. D.h. eine professionelle E-Mail-Archivierung, wie MailStore Server, ist in der Lage, sämtliche per E-Mail versendeten E-Rechnungen GOBD konform zu archivieren.

Fazit: Beschäftigen Sie sich jetzt mit dem Thema E-Rechnungen

Unternehmen sollten sich schon jetzt mit dem Thema E-Rechnungen auseinandersetzen, um bei der Umstellung nicht unter Zeitdruck zu geraten. Dazu sollte genau geprüft werden, welche Anforderungen bei der E-Rechnung erfüllt werden müssen und welche Lösungen dafür am besten für das eigene Unternehmen sind. Neben einer professionellen E-Mail-Archivierung spielen dabei vor allem spezielle E-Rechnungsplattformen, wie sie die DATEV anbietet, eine bedeutende Rolle.