LA SIA S.p.A.

E-Mail-Archivierung mit MailStore Server bei LA SIA S.p.A.

LA SIA ist ein Ingenieurbüro mit acht Standorten in ganz Italien und beschäftigt vor allem Architekten und Ingenieure in den Bereichen Hochbau, Maschinenbau, Elektrotechnik und Telekommunikation. Zu den Kunden gehören international tätige Industriekonzerne, sodass LA SIA bei der Planung neuer oder Erweiterung alter Industriestandorte einen ständigen Bedarf an spezialisiertem technischen Support in den Bereichen Architektur, Engineering und Anlagenbau hat.

Datensilos und unflexible Zugriffsrechte bremsen die Geschäftstätigkeit

Als expandierendes Unternehmen mit stetig steigendem E-Mail-Aufkommen trat bei LA SIA immer häufiger das Problem auf, dass bestimmte Informationen aus E-Mails nicht genutzt werden konnten, sobald der zuständige Mitarbeiter aufgrund von Krankheit, Urlaub oder Kündigung nicht verfügbar war. Dadurch kam es immer wieder zu Verzögerungen und die Geschäftstätigkeit wurde ausgebremst. Der Grund dafür waren zum einen fehlende Zugriffsrechte für Vorgesetzte oder andere Mitarbeiter auf die entsprechenden E-Mail-Konten, zum anderen die gängige Praxis unter den Mitarbeitern, wichtige E-Mails mittels E-Mail-Kopien über IMAP lokal zu sichern. So entstanden mit der Zeit viele ineffiziente Datensilos. Vor allem bei Mitarbeiterfluktuation standen die Verantwortlichen bei LA SIA immer wieder vor der Herausforderung, wie sie Informationen aus E-Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitern schnell weiternutzen können.

Mit MailStore Server und E-Mail-Archivierung zum effizienten E-Mail-Management

Der IT-Dienstleister Sensible Data wurde damit beauftragt, das Problem der Datensilos und Zugriffsrechte zu lösen. Deshalb implementierte Sensible Data MailStore Server für die E-Mail-Archivierung, um wichtige Informationen aus E-Mails, wie zum Beispiel Absprachen, technische Dokumente oder Vertragsunterlagen langfristig zu sichern, und eine zentrale Informationsressource zu schaffen, die jederzeit verfügbar und abrufbar ist. Zunächst wurden sämtliche E-Mail-Bestände inklusive lokal verteilter E-Mail-Daten über eine Postfacharchivierung in das MailStore Server-Archiv kopiert und somit die Informationssilos aufgelöst. Danach wurde die Journalarchivierung konfiguriert, um auch die täglich empfangenen und versendeten E-Mails direkt in das Archiv zu übertragen. Durch flexible Zugriffsrechte und Self-Service stehen nun sämtliche Daten aus E-Mails immer zur Verfügung, selbst wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Das Ziel eines effizienten E-Mail-Managements ist erreicht.

Entlastung der E-Mail-Infrastruktur

Das zentrale Archiv sichert die E-Mail-Daten über einen beliebig langen Zeitraum. Zudem sind durch die Journalarchivierung Manipulation oder Verlust von E-Mails ausgeschlossen. Darüber hinaus wird der Speicherplatzbedarf für E-Mails reduziert, da bereits archivierte E-Mails aus den Postfächern der Mitarbeiter gelöscht werden. Der Zugriff auf archivierte E-Mails wird schnell und intuitiv von den Mitarbeitern selbst durchgeführt, durch die Nutzung des Outlook Add-ins, des MailStore Server Clients oder des Web Access. Die E-Mail-Infrastruktur konnte spürbar entlastet werden. Als positiver Nebeneffekt beanspruchen Backup- und Restore-Prozesse bei LA SIA nun weniger Zeit und können schneller durchgeführt werden, selbst wenn dafür mehrere Server einbezogen werden müssen.

„Die E-Mail ist der Ort, an dem die Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden und Lieferanten stattfindet. Mit der zentralen E-Mail-Archivierung durch MailStore Server verlieren wir keine Informationen mehr von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, sondern ‚retten‘ ihre Beiträge.“

Simone Scarinci, General Services Purchasing Manager bei La SIA

„MailStore Server löst die Anforderungen an die Speicherung und den Abruf von E-Mails in hervorragender Weise und erweist sich selbst gegenüber nativ integrierten Lösungen wie den Online-Archiven von Microsoft 365 als ein Gewinner.“

Roberto Groppi, Tech Support Specialist bei Sensible Data

Evaluierungsphase

Projektverantwortlicher

Simone Scarinci, General Services Purchasing Manager

Zielsetzung

Effiziente Nutzung von Informationen aus E-Mails durch die Beseitigung von Datensilos und unflexiblen Zugriffsrechten auf E-Mail-Konten.

Entscheidung

Die wichtigsten Argumente für die Einführung von MailStore Server als E-Mail-Archivierungslösung waren:

Sicherung des E-Mail-Bestandes von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen haben
Einfaches Abrufen historischer E-Mails im Archiv
Flexible konfigurierbare Zugriffsrechte für das Archiv

Produktiveinsatz

Zeitpunkt	Seit Januar 2019
Anzahl lizenzierter Benutzer	175
Anlage der Benutzer	Durch Synchronisierung mit dem Active Directory
Archivierungsmethode	Zuerst Postfacharchivierung, um alte E-Mail Bestände zu sichern. Danach Journalarchivierung, um Datenverlust vorzubeugen und lückenlos zu archivieren.
Zugriff durch Anwender	MailStore Outlook Add-in MailStore Web Access MailStore Client

Über LA SIA S.p.A.

LA SIA ist ein Ingenieurbüro für große italienische Industriekonzerne, die auf in- und ausländischen Märkten tätig sind und einen ständigen Bedarf an spezialisierter technischer Unterstützung in den Bereichen Architektur, Engineering und Anlagenbau haben.

Hier geht es zur Unternehmenswebseite von LA SIA S.p.A.

Über Sensible Data S.p.A.

Sensible Data wurde Anfang 1996 in Rom mit dem Ziel gegründet, Dienstleistungen und Beratung im Bereich der Informationstechnologie und Telekommunikation anzubieten.

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