Projektmanagement: ein Faktor für den Unternehmenserfolg

Neue Elemente in eine bestehende Organisation einfügen geht nicht? „Und wie das geht!“ sagt Andreas Popescu, Program Manager bei MailStore. Der promovierte Historiker ist es gewohnt wissenschaftlich und methodisch zu arbeiten. Er leistet mit dem Projektmanagement bei MailStore seinen Beitrag um das Unternehmen weiter auf Wachstumskurs zu halten.

Fangen wir zunächst klein an: Was ist überhaupt ein Projekt? Wenn im Unternehmenskontext von Projekten die Rede ist, wird meist von einem neuen, einmaligen, komplexen und zeitlich begrenzten Unterfangen gesprochen, welches intensiver Planung und gründlicher Ausführung bedarf. Wenn die sogenannten Projektkriterien für ein Vorhaben erfüllt sind, kommt das Projektmanagement ins Spiel. Es umfasst die Planung, die Durchführung und den Abschluss eines Projektes. Somit wird von Beginn an ein strukturiertes Vorgehen gewährleistet. Bei optimalem Einsatz von Projektmanagement werden die Risiken, die ein Projekt stören können, minimiert, Chancen genutzt und Projektziele qualitativ erreicht. Somit kann das Projektmanagement den Erfolg von Projekten positiv beeinflussen und damit letztlich einen bedeutsamen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.

Doch wie funktioniert der Einsatz des Projektmanagements in einem KMU?

Häufig werden die Einsatzmöglichkeiten von Projektmanagement in kleinen- und mittelständischen Unternehmen (KMU) unterschätzt. Dabei sind die Auswirkungen, ob ein Projekt erfolgreich ist oder scheitert meist genauso ausschlaggebend, wenn nicht sogar bedeutsamer, als bei größeren Unternehmen. Die Funktionen des Projektmanagements in einem KMU lassen sich anhand der Aufgaben unseres Program Managers, Andreas Popescu, veranschaulichen. Ein Unternehmen wie MailStore das stetig an Kunden gewinnt, wächst gleichzeitig auch an Projekten. Hierbei ist es wichtig, den Blick für das große Ganze nicht zu verlieren. Andreas‘ Kernaufgabe besteht darin, den Überblick zu behalten: er plant, koordiniert und steuert die Projekte. Zu Beginn eines Projektes werden in der Regel abteilungsübergreifende Teams gebildet und Projektrollen mit entsprechenden Aufgaben verteilt. Im weiteren Verlauf verhilft er den Mitarbeitern dazu, sich auf ihre Rolle im Team zu konzentrieren und legt somit den Fokus auf die Bewältigung der jeweiligen Aufgabe. Während das Team inhaltlich arbeitet, begleitet Andreas das Projekt methodisch und organisatorisch. Die Rahmenbedingungen werden von ihm sichergestellt. Dazu zählen zum Beispiel die Entscheidungen über den Workflow oder die Kommunikation mit den Stakeholdern, aber auch Administratives, wie die Wissensdokumentation oder das Organisieren von Terminen. Besonders wichtig ist ihm hierbei so vorausschauend wie möglich zu denken und mögliche Risiken frühzeitig zu identifizieren. Dadurch minimiert Andreas Störfaktoren, die während der Projektarbeit auf das Team einwirken könnten und fördert so den erfolgreichen Abschluss eines Projektes.

Welche Methodik passt zu einem mittelständischen Unternehmen?

Da es im Projektmanagement keine auf jedes Unternehmen sinnvoll anwendbare „Methoden-Schablone“ gibt, muss es in einem permanenten Weiterentwicklungsprozess auf die Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden. Das optimale Konzept für ein jedes Unternehmen ist also individuell zu entwickeln. Einer dieser individuellen Aspekte ist die Art, wie Projekte bei MailStore durchgeführt werden. Dazu wendet Andreas die Philosophie der dienenden Führung („Servant Leadership“) an, welche kurz gesagt die Bedürfnisse des Teams in den Mittelpunkt stellt. Ein solcher empathischer Führungsstil passt, laut Andreas, viel besser zur gelebten Unternehmenskultur von MailStore, als ein hierarchischer.

Welche Vorhaben Andreas noch verfolgt und welche weiteren Aspekte des Projektmanagements er für wichtig hält, verrät er im nächsten Blog-Beitrag. Freut Euch auf einen Gastbeitrag von Andreas.