Evolutionäres Change-Management im Mittelstand – mit Kanban

Im November letzten Jahres haben wir an dieser Stelle über das Thema Projektmanagement im Mittelstand berichtet: warum es für das Unternehmen wichtiger wird und warum es sich, unter dem Eindruck immer neuer Herausforderungen, permanent verändern muss.

Weshalb Kanban?

Projektmanagement-Methoden weiterzuentwickeln ist aber nur ein Teil dessen, was der Umgang mit Projekten mit sich bringt. Genauso wichtig sind weitere Grundlagen, beispielsweise eine fundierte Entscheidung darüber treffen zu können, welchem Projekt sich das Unternehmen als nächstes zuwenden soll. An vielversprechenden Ideen und interessanten Initiativen mangelt es selten. Aber welches Projekt nützt aktuell, mittel- oder langfristig am meisten? Worauf werden die, natürlicherweise, begrenzten Ressourcen gelenkt? Harmonisieren diese Projekte mit der Unternehmensstrategie und den Jahreszielen? Projekte, die Ressourcen binden, sollten in jedem Fall auf diese Ziele „einzahlen“. Letztlich gelangt man zu dem Punkt, dass man eine Art Projektportfoliomanagement aufbauen muss, das hilft, die Entscheidung für oder wider ein Projekt treffen zu können.

Voraussetzung für das Treffen dieser Entscheidung ist wiederum Transparenz über alle geplanten und laufenden Projekte. Transparenz herzustellen wiederum funktioniert besonders gut, wenn alle Entscheider SEHEN können, was auf dem Tisch liegt und worum es geht. Der Mensch ist stark visuell ausgerichtet. Daher schien für das angestrebte Projektportfoliomanagement ein System vorteilhaft zu sein, das stark auf Visualisierung setzt, das Zusammenhänge, Abhängigkeiten, Engpässe und Synergien aufzeigt.

Grundlagen von Kanban

Durch die bereits erfolgte Beschäftigung mit Projektmanagement-Methoden stößt man über die anhaltende Debatte agiler vs. klassischer Methoden auch auf den Begriff „Kanban“. Wie sich herausstellte, handelt es sich dabei aber um keine Projektmanagement-Methode, sondern um etwas, was viel grundlegender helfen kann. Kanban ist eine Change-Management Methode zur Prozessverbesserung, kein Framework für die agile Software-Entwicklung, wie Scrum. Es basiert auf wenigen Prinzipien und Praktiken, die auf David Anderson zurückgehen:

Praktiken von Kanban

  1. Visualisiere Arbeit
  2. Begrenze die Arbeit im System
  3. Miss und steuere den Arbeitsfluss
  4. Stelle Regeln auf
  5. Implementiere Feedback-Schleifen

Prinzipien von Kanban

  1. Beginne dort, wo die Organisation steht
  2. Strebe nach Verbesserungen durch evolutionären Wandel
  3. Fördere Leadership auf allen Ebenen der Organisation

Wieso hilft Kanban aber bei der Aufstellung eines Projektportfoliomanagements? Der Schlüssel liegt darin, dass es, im Gegensatz zu Scrum, nicht (nur) auf die Teamarbeit ausgerichtet ist, sondern sich für die Portfolio-Ebene skalieren lässt. Prominentestes Beispiel für ein skaliertes Kanban-Modell ist das von Klaus Leopold und Siegfried Kaltenecker entwickelte Flight Levels-Modell. Diese „Flight Levels“ meinen im übertragenen Sinne die Höhe der Vogelperspektive, die ich als Betrachter auf die Arbeit eines Unternehmens werfe. Fliege ich hoch, habe ich Überblick, sehe aber keine Details. Fliege ich tief sehe ich die Details, habe aber keinen Überblick. Wir brauchten eine hohe Flughöhe.

Flightlevels Kanban deutsch
Flightlevels

Durch den Aufbau eines Portfolio-Kanban-Systems (Flight Level 3) steht seit kurzem ein wirksames und anpassbares System bereit, das für die Entscheidung pro/contra ein Projekt den Überblick durch Visualisierung liefert. Auch wenn die Entwicklung des Systems noch weiterläuft (bei Kanban gilt: das Board ist immer der letzte Stand des Irrtums), wurde so bereits viel gewonnen. Wir arbeiten nun aktiv daran, unser Projektportfolio fortwährend an den Unternehmenszielen auszurichten. Dazu dienen eine Reihe regelmäßiger Meetings (Stand-Ups, Refill/Replenishment-Meetings, Retrospektiven), durch die man permanent im Gespräch darüber bleibt, was das Unternehmen als nächstes braucht. Kanban hilft uns auch dabei die Anzahl der Projekte sinnvoll zu begrenzen, um die Organisation nicht zu überfordern. Eine Gefahr, in die man als wachsendes Unternehmen schnell hineingeraten kann.

kanban board example
Arbeit wird bei Kanban mittels eines Boards visualisiert.

In den Fachabteilungen von MailStore wird inzwischen schrittweise Team-Kanban (Flight Level 1) eingeführt. Wichtig war es uns dabei, Kanban flankiert durch intensive Reflektion der bisherigen Arbeitsweisen in Workshops gemeinsam mit den Kollegen einzuführen, anstatt ein System „überzustülpen“. Die Weiterentwicklung der Boards und der zugehörigen Meeting-Kultur schreitet ständig voran. Kanban fördert die Haltung, Aufgaben und Projekt abzuschließen und Werte zu erzeugen, anstatt ständig Neues zu beginnen. Das hilft uns sehr. Wir konnten so schon viele positive Effekte verbuchen. Der Wichtigste ist vielleicht die Erkenntnis, dass die Art, wie wir zusammenarbeiten, kein Naturgesetz ist. Sie ist hinterfrag- und gestaltbar. Die Visualisierung der Arbeit, die mit der Nutzung von Kanban einkehrt, legt die Grundlage dafür, Workflows zu verbessern und eingefahrene Muster zu durchbrechen. Trotz aller Erfolge stehen wir erst am Anfang unserer Kanban-Reise. Wohin wohl der nächste Abschnitt führt?

Der Beitrag stammt von Dr. Andreas Popescu, Program Manager bei MailStore

Erfahren Sie mehr über Kanban bei MailStore und warum Projektmanagement ein Faktor für den Unternehmenserfolg ist.

Teilen

Ihr Kommentar