5 Gründe, warum Unternehmen von MailStore profitieren

E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.

MailStore Server unterstützt Unternehmen dabei, sich dieser Herausforderung erfolgreich zu stellen, minimiert rechtliche Risiken und führt gleichzeitig zu reduzierten IT-Kosten- und Aufwänden.

1. Bestehende und zukünftige E-Mails zuverlässig sichern

Anwender können wichtige E-Mails nach Belieben und unbemerkt löschen. Oft löschen Anwender ihr gesamtes Postfach, wenn diese aus dem Unternehmen ausscheiden. Unternehmen verlieren so täglich wichtige Daten. Mit MailStore Server können alle bereits bestehenden oder zukünftigen E-Mails vollständig und dauerhaft aufbewahrt werden. Die Lösung unterstützt nahezu alle E-Mail-Systeme und Dateiformate.

„Die Lösung ist, z.B. in Bezug auf die angebotenen Archivierungsmethoden, enorm flexibel und bemerkenswert leichtgewichtig.“ Ashley Hunt, Systems Coordinator bei PGA of Australia

Ausführliche Case Study: MailStore im Einsatz bei der PGA of Australia

2. E-Mails nur einen Mausklick entfernt

Jeder Mitarbeiter kann jederzeit über verschiedene Optionen wie zB. die Outlook-Integration, die MailStore Client-Software und den MailStore Web Access, auf die archivierten E-Mails zugreifen. Dank der extrem schnellen und komfortablen Zugriffsoptionen kann die Produktivität der Mitarbeiter im Unternehmen gesteigert werden. Zeitraubende oder erfolglose Suchen nach wichtigen in E-Mails gespeicherten Informationen gehören somit der Vergangenheit an.

Ausführliche Case Study: MailStore im Einsatz beim Landkreis Rostock 

3. Rechtliche Risiken vermeiden

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden.

Neben regelmäßigen Zertifizierungen sorgt ein umfassendes Technologiekonzept dafür, dass Unternehmen mithilfe von MailStore Server die geltenden gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen können.

Darüber hinaus erleichtert die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis und sichert Unternehmen zusätzlich gegen rechtliche Risiken ab.

4. IT-Kosten und Aufwände reduzieren

Überlastete Server, steigende Storage-Kosten sowie aufwändige Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. MailStore Server reduziert diese Kosten nachhaltig.

Die integrierte und hochentwickelte Speichertechnologie verwaltet stark wachsende E-Mail-Volumen über Jahre hinweg effizient. Zusätzlich wird der Gesamt-Speicherbedarf durch Single-Instance-Archivierung minimiert und Dateianhänge komprimiert. Auf diese Weise belegen die Daten im Archiv 30 bis 70 % weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server.

5. Fairer Preis

All diese rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Vorteile kombiniert mit einem niedrigen Einstiegspreis machen MailStore Server für Unternehmen unterschiedlicher Branchen zur idealen Lösung. Unternehmen, die bereits eine E-Mail-Archivierungslösung eines anderen Herstellers einsetzen (Competitive Upgrades), oder gemeinnützige Non-Profit-Organisationen, Bildungseinrichtungen und Öffentliche Institutionen erhalten zudem attraktive Rabatte.

„MailStore Server kann als extrem kosteneffizient bezeichnet werden. Der Hersteller bietet hier ein großartiges Produkt zu einem fairen Preis. Zudem werden die Gesamtkosten durch die minimalen Hardwareanforderungen gering gehalten.“ Richard Edwards, Senior Systems Administrator bei der Indianapolis Airport Authority

Ausführliche Case Study: MailStore im Einsatz bei der Indianapolis Airport Authority

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